Das Problem gemischter Office-Umgebungen
Die meisten Unternehmen nutzen mehr als eine Office-Suite. Rechtsteams arbeiten mit Word. Entwickler auf Linux bevorzugen LibreOffice. Fusionen bringen Teams mit unterschiedlicher Software zusammen. Behördenarbeit erfordert ODF- und OOXML-Formate.
Diese Mischung schafft ein PII-Risiko. Ein Tool findet einen Namen in Word. Ein anderes Tool übersieht ihn in Writer. Schwellenwerte weichen ab. Ausgabeformate unterscheiden sich.
Diese Lücke ist ein Compliance-Risiko. DSGVO-Artikel 32 fordert „angemessene technische Maßnahmen" zum Datenschutz. Wenn zwei Suites unterschiedliche Ergebnisse für dieselbe Datei liefern, ist die Maßnahme nicht einheitlich geeignet. Der Standard wird nicht erfüllt.
Eine Engine, zwei Suites
anonym.legal bietet Erweiterungen für beide Ökosysteme:
- Office Add-in — für Word, Excel und PowerPoint
- LibreOffice-Erweiterung — für Writer, Calc und Impress
Beide verbinden sich mit demselben Backend. Sie teilen:
- 273 Entitätstypen
- Hybride Erkennung (Regex + spaCy NLP)
- 48 Sprachen
- 5 Anonymisierungsmethoden
- Einheitliches Confidence-Scoring (Regex: 1,0, NLP: 0,85+)
Führen Sie denselben Text in Word oder Writer aus. Das Ergebnis ist identisch.
Gemeinsame Presets stoppen Konfigurationsdrift
Konfigurationsdrift ist ein stilles Risiko. Es entsteht, ohne dass es jemand bemerkt. Team A stellt Word auf 12 Entitätstypen mit Ersetzen ein. Team B stellt LibreOffice auf 8 Typen mit Schwärzen ein. Gleiche Datei. Unterschiedliches Ergebnis.
Die Preset-Synchronisierung in anonym.legal löst dieses Problem:
- Erstellen Sie ein Preset auf einer beliebigen Plattform — Web-App, Desktop-App, Office Add-in oder LibreOffice-Erweiterung
- Das Preset synchronisiert sich innerhalb von 5 Minuten auf alle Plattformen
- Jeder Nutzer wendet dieselben Einstellungen an
Ein Preset speichert die zu erkennenden Entitätstypen, die Methode pro Typ, Confidence-Schwellenwerte und benutzerdefinierte Definitionen.
Portabilität von Verschlüsselungsschlüsseln
Teams, die die Encrypt-Methode (AES) nutzen, können Anonymisierungen rückgängig machen und den Originaltext wiederherstellen. Damit dies funktioniert, müssen Schlüssel auf allen Plattformen verfügbar sein. Eine in Word verschlüsselte Datei muss in der Web-App oder der LibreOffice-Erweiterung entschlüsselbar sein.
anonym.legal synchronisiert gespeicherte Schlüssel über Ihr Konto:
- Gespeicherte Schlüssel werden verschlüsselt (AES-256-GCM) auf Servern in Deutschland abgelegt
- Schlüssel synchronisieren sich über den Server mit all Ihren Apps
- Ihr Passwort verlässt niemals Ihr Gerät
- Gespeicherte Schlüssel sind nicht Zero-Knowledge: Der Server kann sie entschlüsseln, um sie an Ihre Apps zurückzugeben
Kanzlei-Workflow: Gemischte Suite, ein Ergebnis
Eine mittelgroße Kanzlei verarbeitet Dateien aus vielen Quellen:
Dateitypen:
- Mandantenverträge in Word (.docx)
- Gerichtsdokumente als PDF, in Text umgewandelt
- Interne Notizen in LibreOffice Writer (.odt) von Linux-Arbeitsplätzen
- Tabellen als Excel (.xlsx) und Calc (.ods)
Ablauf:
- Seniorpartner erstellt ein „Mandantensache"-Preset — Namen ersetzen, Daten maskieren, Steuernummern schwärzen, E-Mails verschlüsseln
- Preset synchronisiert sich auf alle Plattformen
- Mitarbeiter A öffnet eine Word-Datei. Wendet das Preset über das Office Add-in an.
- Mitarbeiter B öffnet eine Writer-Datei. Wendet dasselbe Preset über die LibreOffice-Erweiterung an.
- Sachbearbeiter führt das Preset auf einer Calc-Datei aus.
- Alle drei verwenden dieselben Erkennungs- und Ausgabeeinstellungen.
Für ein DSGVO-Audit kann die Kanzlei nachweisen:
- Ein Preset für alle Dateitypen
- Einheitliche Entitätserkennung unabhängig vom Format
- Gleiche Ausgabemethoden durchgehend
- Gespeicherte Schlüssel werden verschlüsselt (AES-256-GCM) auf Servern in Deutschland abgelegt
Enterprise-Bereitstellung
| Faktor | Office Add-in | LibreOffice-Erweiterung |
|---|---|---|
| Bereitstellung | Microsoft 365 Admin Center | .oxt-Dateiverteilung |
| Updates | Automatisches Update via Manifest | Manuelle .oxt-Aktualisierung |
| Nutzerverwaltung | Azure AD-Integration | anonym.legal-Konten |
| Plattform | Windows, Mac, Web, iPad | Windows, macOS, Linux |
| Lizenz | Microsoft 365 erforderlich | Kostenlos (LibreOffice) |
Setzen Sie in gemischten Umgebungen beide ein. Office Add-in auf Microsoft 365-Arbeitsplätzen. LibreOffice-Erweiterung auf Linux- und Open-Source-Arbeitsplätzen. Geteilte Presets und Schlüssel gewährleisten konsistentes Verhalten.
Regulatorische Konsistenz
Regulatoren akzeptieren „wir haben verschiedene Tools genutzt" nicht als Begründung für Lücken bei der Anonymisierung. Wenn eine DSAR-Antwort einen Namen in der Word-Datei schwärzt, ihn aber in der LibreOffice-Datei übersieht, ist das eine Lücke. Das ist ein Compliance-Versagen.
Eine Erkennungsengine für alle Dateitypen beseitigt dieses Risiko. Der Algorithmus ändert sich nicht je nach Client-Anwendung. Er läuft serverseitig auf dieselbe Weise für jede Anfrage. Details finden Sie auf der Sicherheits- und Compliance-Seite und in den rechtlichen Konformitätsdokumenten.
Erste Schritte
- LibreOffice-Erweiterung herunterladen — für Writer, Calc, Impress
- Office Add-in installieren — für Word, Excel, PowerPoint
- Preset in der Web-App erstellen — synchronisiert sich auf beide Plattformen
Ein Konto. Ein Preset. Ein Ergebnis.
Quellen
- DSGVO Artikel 32 — angemessene technische Maßnahmen für einheitlichen Datenschutz
- anonym.legal geräteübergreifende Sync-Dokumentation — Preset- und Schlüsselportabilität (/docs/libreoffice)
- anonym.legal PII-Erkennungstests — 95,5% Genauigkeit, identisch auf allen Plattformen