anonym.legal

By · Last updated 2026-03-10

Takaisin BlogiinOikeusteknologia

Monialustainen PII-suojaus: Office ja LibreOffice

Miten organisaatiot, joilla on sekä Microsoft Office että LibreOffice käytössä, ylläpitävät yhtenäistä PII-anonymisointia anonym.legalin avulla.

March 10, 20267 min lukuaika
LibreOffice extensioncross-platform anonymizationmixed office environmentdocument redaction consistencyenterprise PII

Sekaympäristön ongelma

Suurimmalla osalla yrityksistä on käytössä useampi kuin yksi toimisto-ohjelmistopaketti. Juristit käyttävät Wordia. Linux-ympäristöissä työskentelevät insinöörit käyttävät LibreOfficea. Fuusiot tuovat mukanaan tiimejä, joilla on eri ohjelmistot. Viranomaistyö lisää ODF- ja OOXML-tiedostoformaatit.

Tämä sekaympäristö luo PII-riskin. Yksi työkalu löytää nimen Word-tiedostosta. Toinen työkalu ei löydä sitä Writer-tiedostosta. Kynnysarvot vaihtelevat. Tulostusformaatit eroavat toisistaan.

Tämä aukko on vaatimustenmukaisuusriski. GDPR:n 32 artikla edellyttää "asianmukaisia teknisiä toimenpiteitä" tietosuojaa varten. Jos kaksi ohjelmistopakettia tuottaa samasta tiedostosta kaksi erilaista tulosta, se ei ole johdonmukaisesti asianmukaista. Vaatimustaso ei täyty.

Yksi moottori, kaksi ohjelmistopakettia

anonym.legalilla on laajennukset molemmille paketeille:

  • Office-lisäosa — Wordille, Excelille ja PowerPointille
  • LibreOffice-laajennus — Writerille, Calcille ja Impressille

Molemmat yhdistyvät samaan taustajärjestelmään. Ne jakavat:

  • 285+ entiteettityyppiä
  • Hybridihavaitsemisen (regex + spaCy NLP)
  • 48 kieltä
  • 5 anonymisointimenetelmää
  • Luottamuspisteytyksen (regex: 1,0, NLP: 0,85+)

Aja sama teksti Wordissa tai Writerissä. Tulos on identtinen.

Jaetut esiasetetut profiilit estävät konfiguraatiohajonnan

Konfiguraatiohajonta on hiljainen riski. Se tapahtuu ilman, että kukaan huomaa. Tiimi A asettaa Wordin havaitsemaan 12 entiteettityyppiä korvausmenetelmällä. Tiimi B asettaa LibreOfficen havaitsemaan 8 tyyppiä poistomenetelmällä. Sama tiedosto. Erilainen lopputulos.

Profiilien synkronointi anonym.legalissa korjaa tämän:

  1. Luo profiili millä tahansa alustalla — verkkosovelluksessa, Desktop App -sovelluksessa, Office-lisäosassa tai LibreOffice-laajennuksessa
  2. Profiili synkronoituu kaikille alustoille viiden minuutin kuluessa
  3. Jokainen käyttäjä soveltaa samoja asetuksia

Profiili tallentaa, mitkä entiteettityypit havaitaan, menetelmän kullekin tyypille, luottamuskynnykset ja mukautetut määritelmät.

Salausavaimen siirrettävyys

Tiimit, jotka käyttävät Salaa-menetelmää (AES-256-GCM), voivat kääntää anonymisoinnin ja palauttaa alkuperäisen tekstin. Jotta tämä toimisi, avainten on oltava käytettävissä kaikilla alustoilla. Wordissa salattu tiedosto on oltava purettavissa verkkosovelluksessa tai LibreOffice-laajennuksessa.

anonym.legal käyttää ZK-käärittyä avainsynkronointia:

  • Avaimet kääritään XChaCha20-Poly1305-algoritmilla käyttäen salasanastasi johdettua avainta
  • Käärityt avaimet synkronoituvat palvelimelle
  • Salasanasi ei koskaan poistu laitteeltasi
  • Palvelinrikkomus ei voi paljastaa avaimiasi

Asianajotoimiston työnkulku: Sekaympäristö, yksi tulos

Keskisuuri asianajotoimisto vastaanottaa tiedostoja monista lähteistä:

Tiedostotyypit:

  • Asiakassopimukset Wordissa (.docx)
  • Tuomioistuinasiakirjat PDF-muodossa, tekstiksi muunnettuina
  • Sisäiset muistiot LibreOffice Writerissä (.odt) Linux-työasemilta
  • Taulukkolaskentataulukot Excelissä (.xlsx) ja Calcissa (.ods)

Miten se toimii:

  1. Vanhempi osakas luo "Asiakasasia"-profiilin — korvaa nimet, peittää päivämäärät, poistaa SSN:t, salaa sähköpostiosoitteet
  2. Profiili synkronoituu kaikille alustoille
  3. Associaatti A avaa Word-tiedoston. Soveltaa profiilia Office-lisäosan kautta.
  4. Associaatti B avaa Writer-tiedoston. Soveltaa samaa profiilia LibreOffice-laajennuksen kautta.
  5. Paralegal ajaa profiilin Calc-tiedostoon.
  6. Kaikki kolme käyttävät samoja havaitsemis- ja tulostusasetuksia.

GDPR-auditointia varten toimisto voi osoittaa:

  • Yhden profiilin soveltaminen kaikille tiedostotyypeille
  • Sama entiteettihavaitseminen formaatista riippumatta
  • Samat tulostusmentelmät kauttaaltaan
  • Avainten hallinta nollatietämyssuojauksella

Yritystason käyttöönotto

TekijäOffice-lisäosaLibreOffice-laajennus
KäyttöönottoMicrosoft 365 -hallintakeskus.oxt-tiedoston jakelu
PäivityksetAutomaattinen päivitys manifestin kauttaManuaalinen .oxt-korvaus
KäyttäjähallintaAzure AD -integraatioanonym.legal-tilit
AlustaWindows, Mac, Web, iPadWindows, macOS, Linux
LisensointiMicrosoft 365 vaaditaanIlmainen (LibreOffice)

Sekaympäristöissä ota molemmat käyttöön. Office-lisäosa asennetaan Microsoft 365 -työasemille. LibreOffice-laajennus asennetaan Linux- ja avoimen lähdekoodin työasemille. Jaetut profiilit ja avaimet pitävät toiminnan johdonmukaisena.

Sääntelymääräysten johdonmukaisuus

Viranomaiset eivät hyväksy "käytimme eri työkaluja" perusteluksi anonymisoinnin aukoille. Jos tietopyyntövastaus peittää nimen Word-tiedostossa mutta jättää sen LibreOffice-tiedostoon, se on aukko. Se on vaatimustenmukaisuuden pettäminen.

Yksi havaitsintamoottori kaikille tiedostotyypeille poistaa tämän riskin. Algoritmi ei muutu asiakassovelluksen mukaan. Se toimii palvelinpuolella samalla tavalla jokaiseen pyyntöön. Katso lisätietoja tietoturva- ja vaatimustenmukaisuussivulta ja oikeudellisesta vaatimustenmukaisuusdokumentaatiosta.

Aloita

  1. Lataa LibreOffice-laajennus — Writerille, Calcille, Impressille
  2. Asenna Office-lisäosa — Wordille, Excelille, PowerPointille
  3. Luo profiili verkkosovelluksessa — se synkronoituu molemmille alustoille

Yksi tili. Yksi profiili. Yksi tulos.

Lähteet

  • GDPR:n 32 artikla — asianmukaiset tekniset toimenpiteet johdonmukaista tietosuojaa varten
  • anonym.legal-laitesynkronointidokumentaatio — profiilin ja avaimen siirrettävyys (/docs/libreoffice)
  • anonym.legal PII-havaitsemistestaus — 95,5 % tarkkuus, identtinen kaikilla alustoilla

Liittyvät Artikkelit

Oikeusteknologia

Mixed Format E-Discovery: Compliance Gap

E-discovery productions and GDPR DSARs span PDFs, Word docs, Excel, and JSON exports. Using different tools for each format creates consistency gaps that.

Oikeusteknologia

The PDF Redaction Trap: Data Exposed

The DOJ Epstein files, the Manafort case, and NSA leaks all share the same failure: cosmetic redaction that leaves underlying text extractable.

Oikeusteknologia

Legal PII: Privilege Detection

Case reference numbers, bar admission numbers, court docket numbers, and client matter IDs are legally sensitive identifiers that standard PII tools miss.

Valmiina suojaamaan tietojasi?

Aloita PII-anonymisointi yli 285 entiteettityypillä 48 kielellä.

Aloita Ilmainen KokeiluKatso Ominaisuudet

About this page

We update this page when our platform or the law changes.

Read our founder note for how we work.

Each change shows up in the timestamp at the top.

Related reading

We follow these rules

  • GDPR (EU 2016/679).
  • ISO/IEC 27001:2022.
  • NIS2 (EU 2022/2555).
  • HIPAA safe harbor under 45 CFR § 164.514(b)(2).

Our promise

We do not sell your data.

We do not train models on your text.

We store your files in Germany.

You can delete your account at any time.

You own your work.

Where we run

Our servers live in Falkenstein, Germany.

We use Hetzner. They hold ISO 27001 certification.

All data stays in the EU.

Backups run every day.

Need help?

Email support@anonym.legal.

We reply within one business day.

How we test

We run a full check suite on every release.

Each surface gets its own sweep script and report.

Human reviewers spot-check the output each week.

We track recall and precision on a labelled set.

Bad runs block the deploy.

What we never do

  • We never sell your information to third parties.
  • We never train models on what you upload.
  • We never keep your work after you delete it.
  • We never share keys with any outside firm.
  • We never run ads inside the product.

Plans in plain words

We sell credits, not seats.

One credit covers one short job.

Long jobs use a few credits each.

You can top up at any time.

Unused credits roll over each month.

Read the plans page for current rates.

Who built this

A small team of engineers and lawyers built this.

We ship from Europe and work in the open.

Our founder note spells out why we started.

Where to start

How the parts fit

A browser add-on cleans text inside Chrome.

A Word plug-in handles drafts in Office.

A small desktop tool works on whole folders.

An agent protocol link feeds large models safely.

All four share one core engine and one rule set.

Words from our team

We started this work after a lunch about cookies.

One friend kept getting odd ads on her phone.

We asked why a court file leaked through a draft.

We sketched the first build on a napkin that week.

By month three we had a tiny demo for a friend.

She used it on her first case the next day.

Common questions we hear

Can the tool read scanned PDFs? Yes, with OCR.

Does it work on long files? Yes, in small chunks.

Can I roll my own rule set? Yes, save it as a preset.

Does it run offline? The desktop build runs offline.

Do you keep my files? No, the cloud build wipes after each run.

Will it learn from my work? No, we never train on inputs.

A short tour of the workflow

Upload a file or paste a snippet of prose.

Pick the entities you want gone from the draft.

Choose a method: replace, mask, hash, encrypt, or redact.

Press run and watch the side panel show each hit.

Skim the result and tweak any rule that misfired.

Save the cleaned file or send it to a teammate.