E-Discovery-kustannusten leikkaaminen: Automaattinen PII-tunnistus vähentää oikeudellisia tarkastuslaskuja 70 %
Asianajajan tarkastus on kallein osa e-discoveryä. PII:n tunnistamisen ja poistamisen hinta on 1-2 dollaria sivulta, ja 50 000 asiakirjan oikeusjuttu, jossa on keskimäärin 5 sivua asiakirjaa kohden, tuottaa 250 000 sivua hintaan 1,50 dollaria/sivu — 375 000 dollaria pelkästään PII:n seulonnasta.
Asiakkaat tietävät tämän. Suuret yritykset kyseenalaistavat säännöllisesti e-discovery-kustannuslaskut. Asianajotoimistot kokevat painetta vähentää asiakirjan tarkastuskustannuksia samalla kun säilyttävät laadun ja puolustettavuuden. Perinteinen vastaus — nuorempien avustajien käyttäminen alhaisemmilla laskutushinnoilla — ei poista lineaarisen skaalausongelman. Asiakirja, jonka tarkastamiseen kuluu 15 minuuttia, vie 15 minuuttia riippumatta siitä, laskuttaako tarkastaja 150 dollaria/tunti vai 300 dollaria/tunti.
Automaattinen PII-esikarsinta muuttaa taloudelliset perusteet perustavanlaatuisesti.
Kuinka asianajajan aika käytetään tällä hetkellä e-discovery PII -tarkastuksessa
Tavallisessa e-discovery-työprosessissa asiakirjan tarkastaja:
- Avaa asiakirjan
- Lukee läpi tunnistaakseen PII:n, joka on suojattu yksityisyyspoikkeuksilla tai suojamääräyksillä
- Poistaa manuaalisesti jokaisen tunnistetun elementin
- Kirjaa jokaisen poistamisen oikeudellisen perustan poistopäiväkirjaan
- Siirtyy seuraavaan asiakirjaan
Vaiheet 2 ja 3 — läpikäynti ja mekaaninen poistaminen — edustavat noin 70 % asiakirjakohtaisesta ajasta. Vaihe 4 (oikeudellisen perustan dokumentointi) vaatii asianajajan arvion. Vaihe 5 on vain työprosessi.
Asiakirjoille, joissa ei ole PII:tä (tai helposti tunnistettavaa PII:tä), automaattinen tunnistus voi suorittaa vaiheet 2-3 sekunneissa. Asianajajan rooli siirtyy vaiheeseen 4: tarkastamaan automaattista tuotosta, vahvistamaan oikeudellisen perustan ja huomaamaan äärimmäiset tapaukset, joissa konteksti muuttaa vastausta.
Esikarsintatyöprosessi
Tehokas automaattinen esikarsintatyöprosessi:
Vaihe 1: Eräsiirto ja käsittely Lataa kaikki asiakirjat asiassa — tai tietyn säilyttäjän asiakirjasarja — eräkäsittelyyn. 5 000 asiakirjan erälle:
- Lataus: 15-30 minuuttia
- Käsittely: 2-4 tuntia (voi tapahtua yön yli)
- Tuotos: 5 000 asiakirjaa, joissa tunnistettu PII on korostettu, sekä käsittelyraportti, joka näyttää, mitkä asiakirjat sisältävät PII:tä ja mitkä entiteettityypit
Vaihe 2: Triage Tarkista käsittelyraportti:
- Asiakirjat, joissa ei ole tunnistettua PII:tä: siirretään suoraan tuotantoon (ohitetaan asianajajan tarkastus kokonaan näiltä)
- Asiakirjat, joissa on normaalia, yksiselitteistä PII:tä (sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ilman kontekstiambiguitettia): tarkista käsittelytulos, tee poistot, kirjaa
- Asiakirjat, jotka on merkitty poikkeustarkastukseen: asianajaja tarkastaa tietyt tunnistetut entiteetit kontekstissa
Tyypillisessä yrityksen e-discovery -asiassa noin:
- 20-30 % asiakirjoista ei sisällä PII:tä, joka vaatii poistamista
- 50-60 % asiakirjoista sisältää normaalia PII:tä, jossa automaattinen tunnistus on tarkka ja konteksti on yksiselitteinen
- 10-20 % asiakirjoista vaatii asianajajan arvion (henkilöiden nimet, jotka voisivat olla julkisia viranomaisia, yritysnimet verrattuna yksittäisiin nimiin, lääketieteelliset tiedot, jotka vaativat etuoikeustarkastusta)
Vaihe 3: Poikkeustarkastus Asianajajat tarkastavat vain 10-20 % poikkeusasiakirjoista. Kokonaisaika asianajajan tarkastukseen: 10-20 % alkuperäisestä asiakirjasarjasta. 5 000 asiakirjan kohdalla se on 500-1 000 asiakirjaa sen sijaan, että olisi 5 000 — 70-80 %:n vähennys asianajajan ajassa.
Puolustettavuuden näkökohdat
E-discovery-tuotanto on kyseenalaistettavissa. Mikä tahansa poistomenetelmä on oltava puolustettavissa:
Johdonmukaisuus: Automaattinen saman tunnistuskokoonpanon soveltaminen kaikissa asiakirjoissa osoittaa johdonmukaisen menetelmän. Manuaalinen tarkastus on luonteeltaan johdonmukaisuudetonta — tarkastaja käsittelee asiakirjaa 500 eri tavalla kuin asiakirjaa 1 neljän tunnin tarkastuksen jälkeen.
Dokumentointi: Käsittelymetatiedot (mitä entiteettejä tunnistettiin, mitä menetelmää sovellettiin, milloin käsittely tapahtui) luo audit trailin. Tuomioistuimet ja vastapuolen asianajajat voivat kyseenalaistaa erityiset poistopäätökset; loki, joka näyttää tunnistusmenetelmän ja entiteettityypin, tarjoaa perustan puolustukselle.
Vahvistus: Otos tarkastuksesta automaattisesta tuotoksesta osoittaa laadunvalvontaa. Tunnistuskokoonpanon testaaminen otoksella ennen täysmittaista käsittelyä, otos tulosten dokumentointi osoittaa kohtuullista huolellisuutta menetelmässä.
"Kohtuullisen huolellisuuden" standardi: Tuomioistuimet, jotka soveltavat liittovaltion siviiliprosessilain sääntöä 26, arvioivat, ovatko osapuolet ottaneet "kohtuullista huolellisuutta" tuotannossaan. Automaattinen tunnistus dokumentoidulla menetelmällä ja otosvahvistuksella täyttää tämän standardin; ad-hoc manuaalinen tarkastus ilman dokumentointia usein ei täytä.
Kustannusten vertailu: Asiakohtainen analyysi
Hypoteettinen: 50 000 asiakirjan työsyrjintäasia
Manuaalinen tarkastus:
- 50 000 asiakirjaa × 5 sivua/asiakirja = 250 000 sivua
- 250 000 sivua × 1,50 dollaria/sivu = 375 000 dollaria PII:n poistotarkastuksessa
- Aikajana: 8-12 viikkoa 5 hengen tarkastusryhmällä
Automaattinen esikarsinta + poikkeustarkastus:
- Eräkäsittely (useita eriä 5 000): työkalukustannus + käsittelymaksut
- 30 % ei PII:tä (15 000 asiakirjaa): siirretään suoraan tuotantoon
- 60 % normaalia PII:tä (30 000 asiakirjaa): tarkista automaattinen tuotos (3-5 min/asiakirja verrattuna 15-30 min): 90 000-150 000 dollaria
- 10 % poikkeus (5 000 asiakirjaa): täydellinen asianajajan tarkastus 1,50 dollaria/sivu: 37 500 dollaria
- Yhteensä: noin 130 000-190 000 dollaria
Säästöt: 185 000-245 000 dollaria (49-65 % kustannusten vähennys) pelkästään tässä asiassa.
Toteutus asianajotoimistoille
Asianajotoimistojen, jotka toteuttavat automaattista PII-esikarsintaa, on tarpeen:
Asiakirjamuotojen tuki: E-discovery-asiat sisältävät PDF-tiedostoja (sekä tekstin että kuvan perusteella), Word-asiakirjoja, sähköpostimuotoja (MSG, EML), taulukkolaskentatiedostoja ja joskus kuvamuotoisia tiedostoja. Tekstipohjaiset asiakirjat käsitellään korkealla tarkkuudella. Skannatut kuvapohjaiset PDF:t vaativat OCR-esikäsittelyn.
Suojamääräyksen konfigurointi: Asiassa, jossa on suojamääräyksiä, joissa on erityisiä PII-määritelmiä, tarvitaan mukautettu entiteettikonfigurointi, joka vastaa määräyksen kategorioita.
Asiakohtaiset esiasetukset: Tallenna tunnistuskokoonpanot asiantyyppien mukaan (työsuhteet, terveydenhuolto, rahoituspalvelut) johdonmukaisen soveltamisen varmistamiseksi saman tyyppisissä asioissa.
Integraatio tarkastuspalveluihin: Automaattisen käsittelyn tuotos voidaan tuoda Relativityyn, Everlaw'hun tai Nuixiin asianajajan tarkastusprosessia varten. Käsitellyt tiedostot tai metadatan vienti sopii olemassa oleviin tarkastusprosesseihin.
Johtopäätös
375 000 dollarin e-discovery PII:n poistolasku ei ole väistämättömyys. Se on manuaalisen prosessin skaalaamisen kustannus. 70 %:n vähennys asianajajan ajassa automaattisesta esikarsinnasta kääntyy suoraan vähentyneisiin asiakaslaskutuksiin, parantuneeseen kilpailukykyyn asiakohtaisessa hinnoittelussa ja nopeampaan tuotantoon.
Asianajotoimistoille, jotka kilpailevat oikeusteknologian kehittyneisyydellä — joka on yhä enemmän asiakkaan vaatimus RFP-prosesseissa — dokumentoitu automaattinen PII-tunnistusmenetelmä on erottava tekijä. Asiakkaille, jotka hallitsevat e-discovery-budjetteja, se on vaatimus.
Lähteet: