El problema de los entornos ofimáticos mixtos
La mayoría de las organizaciones utilizan más de una suite ofimática. Los equipos jurídicos usan Word. Los ingenieros en Linux prefieren LibreOffice. Las fusiones reúnen equipos con diferente software. El trabajo gubernamental añade los formatos ODF y OOXML.
Esta mezcla crea un riesgo para los datos personales. Una herramienta detecta un nombre en Word. Otra herramienta lo pierde en Writer. Los umbrales varían. Los formatos de salida difieren.
Esa brecha es un riesgo de cumplimiento. El Artículo 32 del RGPD exige «medidas técnicas apropiadas» para la protección de datos. Si dos suites dan dos resultados distintos en el mismo archivo, la medida no es consistentemente apropiada. No se cumple el estándar.
Un motor, dos suites
anonym.legal ofrece extensiones dedicadas para ambos ecosistemas:
- Office Add-in — para Word, Excel y PowerPoint
- Extensión LibreOffice — para Writer, Calc e Impress
Ambas se conectan al mismo backend. Comparten:
- Más de 285 tipos de entidades
- Detección híbrida (regex + spaCy NLP)
- 48 idiomas
- 5 métodos de anonimización
- Puntuación de confianza uniforme (regex: 1,0, NLP: 0,85+)
Ejecuta el mismo texto en Word o Writer. El resultado es idéntico.
Los presets compartidos detienen la deriva de configuración
La deriva de configuración es un riesgo silencioso. Ocurre sin que nadie lo note. El equipo A configura Word para detectar 12 tipos de entidades con Reemplazar. El equipo B configura LibreOffice para detectar 8 tipos con Redactar. Mismo archivo. Resultado diferente.
La sincronización de presets en anonym.legal resuelve esto:
- Crea un preset en cualquier plataforma — aplicación web, aplicación de escritorio, Office Add-in o extensión LibreOffice
- El preset se sincroniza en todas las plataformas en 5 minutos
- Cada usuario aplica la misma configuración
Un preset almacena los tipos de entidades a detectar, el método por tipo, los umbrales de confianza y las definiciones personalizadas.
Portabilidad de claves de cifrado
Los equipos que usan el método Cifrar (AES-256-GCM) pueden revertir la anonimización para restaurar el texto original. Para que esto funcione, las claves deben estar disponibles en todas las plataformas. Un archivo cifrado en Word debe poder descifrarse en la aplicación web o la extensión LibreOffice.
anonym.legal usa sincronización de claves protegidas por ZK:
- Las claves se envuelven con XChaCha20-Poly1305 usando una clave derivada de tu contraseña
- Las claves envueltas se sincronizan con el servidor
- Tu contraseña nunca sale de tu dispositivo
- Una brecha en el servidor no puede exponer tus claves
Flujo de trabajo de un bufete: suite mixta, un solo resultado
Un bufete de abogados mediano procesa archivos de muchas fuentes:
Tipos de archivos:
- Contratos de clientes en Word (.docx)
- Escritos judiciales en PDF, convertidos a texto
- Memorandos internos en LibreOffice Writer (.odt) desde estaciones Linux
- Hojas de cálculo en Excel (.xlsx) y Calc (.ods)
Cómo funciona:
- El socio sénior crea un preset «Asunto de cliente» — reemplazar nombres, enmascarar fechas, redactar números de seguridad social, cifrar correos electrónicos
- El preset se sincroniza en todas las plataformas
- El asociado A abre un archivo Word. Aplica el preset mediante el Office Add-in.
- El asociado B abre un archivo Writer. Aplica el mismo preset mediante la extensión LibreOffice.
- El paralegal ejecuta el preset en un archivo Calc.
- Los tres usan la misma configuración de detección y salida.
Para una auditoría del RGPD, el bufete puede mostrar:
- Un preset aplicado a todos los tipos de archivos
- La misma detección de entidades independientemente del formato
- Los mismos métodos de salida en todo momento
- Claves gestionadas con seguridad de conocimiento cero
Despliegue empresarial
| Factor | Office Add-in | Extensión LibreOffice |
|---|---|---|
| Despliegue | Centro de administración de Microsoft 365 | Distribución del archivo .oxt |
| Actualizaciones | Actualización automática mediante manifiesto | Sustitución manual del .oxt |
| Gestión de usuarios | Integración con Azure AD | Cuentas anonym.legal |
| Plataforma | Windows, Mac, Web, iPad | Windows, macOS, Linux |
| Licencia | Requiere Microsoft 365 | Gratuito (LibreOffice) |
Para entornos mixtos, despliega ambas. El Office Add-in va en los puestos Microsoft 365. La extensión LibreOffice va en los puestos Linux y de código abierto. Los presets y claves compartidos mantienen un comportamiento coherente.
Coherencia regulatoria
Los reguladores no aceptan «usamos herramientas diferentes» como explicación de las brechas en la anonimización. Si una respuesta a una DSAR redacta un nombre en el archivo Word pero lo omite en el archivo LibreOffice, eso es una brecha. Es un fallo de cumplimiento.
Un único motor de detección para todos los tipos de archivos elimina este riesgo. El algoritmo no cambia según la aplicación cliente. Se ejecuta en el servidor de la misma manera para cada solicitud. Consulta la página de seguridad y cumplimiento y la documentación de conformidad legal para más detalles.
Primeros pasos
- Descargar la extensión LibreOffice — para Writer, Calc, Impress
- Instalar el Office Add-in — para Word, Excel, PowerPoint
- Crear un preset en la aplicación web — se sincroniza en ambas plataformas
Una cuenta. Un preset. Un resultado.
Fuentes
- RGPD Artículo 32 — medidas técnicas apropiadas para la protección coherente de datos
- Documentación de sincronización entre dispositivos de anonym.legal — portabilidad de presets y claves (/docs/libreoffice)
- Pruebas de detección de PII de anonym.legal — 95,5 % de precisión, idéntica en todas las plataformas