کراس پلیٹ فارم PII: Office اور LibreOffice

ملے جلے آفس سوئٹ کا مسئلہ

زیادہ تر کمپنیاں ایک سے زیادہ آفس سوئٹ استعمال کرتی ہیں۔ قانونی ٹیمیں Word استعمال کرتی ہیں۔ Linux پر انجینئر LibreOffice استعمال کرتے ہیں۔ انضمام کے وقت مختلف سافٹ ویئر والی ٹیمیں آ جاتی ہیں۔ سرکاری کام میں ODF اور OOXML فائل فارمیٹ شامل ہو جاتے ہیں۔

یہ ملاپ PII کا خطرہ پیدا کرتا ہے۔ ایک ٹول Word میں نام ڈھونڈتا ہے۔ دوسرا ٹول Writer میں اسے نظرانداز کر دیتا ہے۔ حدیں مختلف ہوتی ہیں۔ آؤٹ پٹ فارمیٹ بھی الگ ہوتے ہیں۔

یہ خلا تعمیل کا خطرہ ہے۔ GDPR آرٹیکل 32 ڈیٹا تحفظ کے لیے "مناسب تکنیکی اقدامات" کا تقاضا کرتا ہے۔ اگر دو سوئٹ ایک ہی فائل پر دو مختلف نتائج دیں، تو یہ یکساں طور پر مناسب نہیں ہے۔ معیار پورا نہیں ہوتا۔

ایک انجن، دو سوئٹ

anonym.legal کے دونوں سوئٹ کے لیے ایکسٹینشن ہیں:

• Office Add-in — Word، Excel اور PowerPoint کے لیے
• LibreOffice Extension — Writer، Calc اور Impress کے لیے

دونوں ایک ہی بیک اینڈ سے جڑے ہیں۔ وہ مشترک ہیں:

• 273 ہستی کی اقسام
• ہائبرڈ شناخت (regex + spaCy NLP)
• 48 زبانیں
• 5 گمنامی کے طریقے
• اعتماد کا اسکور (regex: 1.0، NLP: 0.85+)

Word یا Writer میں ایک ہی متن چلائیں۔ نتیجہ ایک جیسا ہوگا۔

مشترکہ پری سیٹ بگاڑ کو روکتے ہیں

کنفیگریشن کا بگاڑ ایک خاموش خطرہ ہے۔ یہ کسی کے دھیان میں آئے بغیر ہوتا ہے۔ ٹیم A نے Word کو Replace کے ذریعے 12 ہستی کی اقسام شناخت کرنے کے لیے ترتیب دیا۔ ٹیم B نے LibreOffice کو Redact کے ذریعے 8 اقسام کے لیے ترتیب دیا۔ ایک ہی فائل۔ مختلف آؤٹ پٹ۔

anonym.legal میں پری سیٹ سنک اسے ٹھیک کرتی ہے:

1. کسی بھی پلیٹ فارم میں پری سیٹ بنائیں — ویب ایپ، Desktop App، Office Add-in، یا LibreOffice Extension
2. پری سیٹ 5 منٹ کے اندر تمام پلیٹ فارموں میں سنک ہو جاتی ہے
3. ہر صارف ایک ہی ترتیبات لاگو کرتا ہے

ایک پری سیٹ میں یہ محفوظ ہوتا ہے: کون سی ہستی کی اقسام شناخت کرنی ہیں، ہر قسم کا طریقہ، اعتماد کی حدیں، اور کسٹم تعریفیں۔

انکرپشن کلید کی پورٹیبلٹی

Encrypt طریقہ (AES) استعمال کرنے والی ٹیمیں اصل متن بحال کرنے کے لیے گمنامی کو الٹ سکتی ہیں۔ اس کے لیے، کلیدیں تمام پلیٹ فارموں پر دستیاب ہونی چاہیے۔ Word میں انکرپٹ کی گئی فائل ویب ایپ یا LibreOffice Extension میں ڈیکرپٹ ہونی چاہیے۔

anonym.legal آپ کے اکاؤنٹ کے ذریعے محفوظ شدہ کیز سنک کرتی ہے:

• محفوظ شدہ کیز جرمنی میں سرورز پر انکرپٹڈ (AES-256-GCM) اسٹور ہوتی ہیں
• کیز سرور کے ذریعے آپ کی تمام ایپس میں سنک ہوتی ہیں
• آپ کا پاس ورڈ کبھی آپ کے آلے سے نہیں نکلتا
• محفوظ شدہ کیز زیرو-نالج نہیں ہیں: سرور انہیں ڈیکرپٹ کر کے آپ کی ایپس کو واپس بھیج سکتا ہے

لا فرم کا ورک فلو: ملے جلے سوئٹ، ایک نتیجہ

ایک درمیانے سائز کی لا فرم بہت سے ذرائع سے فائلیں لیتی ہے:

فائل کی اقسام:

• Word (.docx) میں کلائنٹ معاہدے
• PDF کے طور پر عدالتی دستاویزات، متن میں تبدیل کی گئیں
• Linux ڈیسک سے LibreOffice Writer (.odt) میں اندرونی میمو
• Excel (.xlsx) اور Calc (.ods) کے طور پر اسپریڈ شیٹس

یہ کیسے کام کرتا ہے:

1. سینئر پارٹنر ایک "کلائنٹ میٹر" پری سیٹ بناتا ہے — نام بدلیں، تاریخیں چھپائیں، SSNs ریڈیکٹ کریں، ای میلیں انکرپٹ کریں
2. پری سیٹ تمام پلیٹ فارموں میں سنک ہو جاتی ہے
3. ایسوسی ایٹ A ایک Word فائل کھولتا ہے۔ Office Add-in کے ذریعے پری سیٹ لاگو کرتا ہے۔
4. ایسوسی ایٹ B ایک Writer فائل کھولتا ہے۔ LibreOffice Extension کے ذریعے ایک ہی پری سیٹ لاگو کرتا ہے۔
5. Paralegal ایک Calc فائل پر پری سیٹ چلاتا ہے۔
6. تینوں ایک ہی شناخت اور آؤٹ پٹ ترتیبات استعمال کرتے ہیں۔

GDPR آڈٹ کے لیے، فرم یہ دکھا سکتی ہے:

• تمام فائل کی اقسام پر ایک پری سیٹ لاگو
• فارمیٹ سے قطع نظر ایک ہی ہستی شناخت
• پورے وقت ایک ہی آؤٹ پٹ طریقے
• کیز جرمنی میں سرورز پر انکرپٹڈ (AES-256-GCM) اسٹور ہوتی ہیں

انٹرپرائز تعیناتی

ملے جلے ماحول کے لیے، دونوں تعینات کریں۔ Office Add-in Microsoft 365 ڈیسک پر جاتا ہے۔ LibreOffice Extension Linux اور اوپن سورس ڈیسک پر جاتا ہے۔ مشترکہ پری سیٹ اور کلیدیں رویے کو یکساں رکھتی ہیں۔

ریگولیٹری یکسانیت

ریگولیٹر گمنامی میں خلا کی وجہ کے طور پر "ہم نے مختلف ٹولز استعمال کیے" قبول نہیں کرتے۔ اگر DSAR جواب Word فائل میں نام ریڈیکٹ کرتا ہے لیکن LibreOffice فائل میں چھوٹ جاتا ہے، تو یہ ایک خلا ہے۔ یہ تعمیل کی ناکامی ہے۔

تمام فائل کی اقسام میں ایک شناخت انجن یہ خطرہ ختم کرتا ہے۔ الگورتھم کلائنٹ ایپ کی بنیاد پر تبدیل نہیں ہوتا۔ یہ ہر درخواست کے لیے ایک ہی طرح سے سرور سائڈ چلتا ہے۔ تفصیلات کے لیے سیکیورٹی اور تعمیل صفحہ اور قانونی تعمیل دستاویزات دیکھیں۔

شروع کریں

1. LibreOffice Extension ڈاؤن لوڈ کریں — Writer، Calc، Impress کے لیے
2. Office Add-in انسٹال کریں — Word، Excel، PowerPoint کے لیے
3. ویب ایپ میں ایک پری سیٹ بنائیں — یہ دونوں پلیٹ فارموں میں سنک ہو جاتی ہے

ایک اکاؤنٹ۔ ایک پری سیٹ۔ ایک نتیجہ۔

ذرائع

• GDPR آرٹیکل 32 — یکساں ڈیٹا تحفظ کے لیے مناسب تکنیکی اقدامات
• anonym.legal کراس ڈیوائس سنک دستاویزات — پری سیٹ اور کلید پورٹیبلٹی (/docs/libreoffice)
• anonym.legal PII شناخت ٹیسٹنگ — 95.5% درستگی، تمام پلیٹ فارموں میں یکساں