Platformfüggetlen PII-kezelés: Office és LibreOffice

A vegyes irodai csomag problémája

A legtöbb szervezet egynél több irodai csomagot használ. A jogi csapat Worddel dolgozik. A Linux-alapú mérnökök LibreOffice-t használnak. Fúziók után különböző szoftverekkel rendelkező csapatok kerülnek össze. Kormányzati munkánál ODF és OOXML fájlformátumok egyaránt előfordulnak.

Ez a vegyes környezet PII-kockázatot teremt. Az egyik eszköz felismeri a nevet egy Word-dokumentumban. Egy másik eszköz ugyanazt kihagyja Writer alatt. A küszöbértékek eltérnek. A kimeneti formátumok különböznek.

Ez a különbség megfelelőségi kockázatot jelent. A GDPR 32. cikke „megfelelő technikai intézkedéseket” ír elő az adatvédelemhez. Ha két irodai csomag ugyanazon a fájlon eltérő eredményt ad, az nem következetesen megfelelő. A mérce nem teljesül.

Egy motor, két csomag

Az anonym.legal mindkét irodai csomaghoz kínál bővítményt:

• Office Add-in — Word, Excel és PowerPoint számára
• LibreOffice Extension — Writer, Calc és Impress számára

Mindkettő ugyanahhoz a háttérrendszerhez csatlakozik. Közös jellemzőik:

• 273 entitástípus
• Hibrid felismerés (reguláris kifejezés + spaCy NLP)
• 48 nyelv
• 5 anonimizálási módszer
• Megbízhatósági pontszámok (regex: 1,0; NLP: 0,85+)

Futtassa ugyanazt a szöveget Wordben vagy Writerben. Az eredmény azonos.

Megosztott sablonok megakadályozzák a konfigurációs eltérést

A konfigurációs eltérés csendes kockázat. Észrevétlenül alakul ki. Az A csapat Wordjét úgy állítja be, hogy 12 entitástípust észleljen Csere módszerrel. A B csapat LibreOffice-ját 8 típusra konfigurálja Kitakarás módszerrel. Ugyanaz a fájl. Eltérő kimenet.

Az anonym.legal sablon-szinkronizálása megoldja ezt:

1. Hozzon létre egy sablont bármely platformon — webalkalmazás, asztali alkalmazás, Office Add-in vagy LibreOffice Extension
2. A sablon 5 percen belül szinkronizálódik az összes platformra
3. Minden felhasználó ugyanazokat a beállításokat alkalmazza

Egy sablon tárolja: mely entitástípusokat észlelje, az egyes típusokhoz alkalmazott módszert, a megbízhatósági küszöbértékeket és az egyéni definíciókat.

Titkosítási kulcsok hordozhatósága

A Titkosítás módszert (AES) használó csapatok visszafordíthatják az anonimizálást az eredeti szöveg visszaállításához. Ehhez a kulcsoknak minden platformon elérhetőnek kell lenniük. Egy Wordben titkosított fájlnak visszafejthetőnek kell lennie a webalkalmazásban vagy a LibreOffice Extensionben.

Az anonym.legal a mentett kulcsokat a fiókján keresztül szinkronizálja:

• A mentett kulcsokat titkosítva (AES-256-GCM) tárolják németországi szervereken
• A kulcsok a szerveren keresztül szinkronizálódnak minden alkalmazásához
• A jelszó soha nem hagyja el az eszközt
• A mentett kulcsok nem zero-knowledge módúak: a szerver képes visszafejteni azokat, hogy visszaadja az alkalmazásainak

Ügyvédi iroda munkafolyamata: Vegyes csomag, egységes eredmény

Egy közepes méretű ügyvédi iroda sokféle forrásból fogad fájlokat:

Fájltípusok:

• Ügyfélszerződések Wordben (.docx)
• Bírósági beadványok PDF-ként, szövegre konvertálva
• Belső feljegyzések LibreOffice Writerben (.odt) Linux-munkaállomásokon
• Táblázatok Excelben (.xlsx) és Calcban (.ods)

A folyamat:

1. A vezető ügyvéd létrehoz egy „Ügyfélügy” sablont — nevek cseréje, dátumok maszkolása, TAJ-számok kitakarása, e-mailek titkosítása
2. A sablon szinkronizálódik az összes platformra
3. A jogi asszisztens A megnyit egy Word-fájlt. Alkalmazza a sablont az Office Add-in segítségével.
4. A jogi asszisztens B megnyit egy Writer-fájlt. Ugyanazt a sablont alkalmazza a LibreOffice Extension segítségével.
5. Az irodavezető futtatja a sablont egy Calc-fájlon.
6. Mindhárman ugyanazokat a felismerési és kimeneti beállításokat használják.

GDPR-audit esetén az iroda bemutathatja:

• Egyetlen sablon alkalmazva az összes fájltípusra
• Azonos entitásfelismerés formátumtól függetlenül
• Azonos kimeneti módszerek mindenhol
• A mentett kulcsokat titkosítva (AES-256-GCM) tárolják németországi szervereken

Vállalati bevezetés

Vegyes környezetekben telepítse mindkettőt. Az Office Add-int Microsoft 365-ös munkaállomásokra, a LibreOffice Extensiont Linux és nyílt forráskódú munkaállomásokra. A megosztott sablonok és kulcsok biztosítják a következetes működést.

Szabályozói következetesség

A szabályozók nem fogadják el a „különböző eszközöket használtunk” magyarázatot az anonimizálás hiányosságaira. Ha egy DSAR-válasz kitakarja a nevet a Word-fájlban, de kihagyja a LibreOffice-fájlban, az hiányosság. Ez megfelelőségi hiba.

Egy felismerő motor minden fájltípusra megszünteti ezt a kockázatot. Az algoritmus nem változik az ügyfélalkalmazás függvényében. Szerveroldalon fut, minden kérelemnél ugyanúgy. Részletekért lásd a biztonsági és megfelelőségi oldalt és a jogi megfelelőségi dokumentációt.

Kezdés lépései

1. LibreOffice Extension letöltése — Writer, Calc, Impress számára
2. Office Add-in telepítése — Word, Excel, PowerPoint számára
3. Sablon létrehozása a webalkalmazásban — szinkronizálódik mindkét platformra

Egy fiók. Egy sablon. Egy eredmény.

Források

• GDPR 32. cikk — megfelelő technikai intézkedések a következetes adatvédelemhez
• anonym.legal eszközök közötti szinkronizációs dokumentáció — sablon és kulcs hordozhatóság (/docs/libreoffice)
• anonym.legal PII-felismerési tesztelés — 95,5%-os pontosság, azonos minden platformon