Проблемот со мешовитите канцелариски пакети
Повеќето фирми користат повеќе од еден канцелариски пакет. Правните тимови работат во Word. Инженерите на Linux користат LibreOffice. Спојувањата донесуваат тимови со различен софтвер. Работата со државни институции додава ODF и OOXML формати на датотеки.
Оваа мешавина создава ризик за лични податоци. Едната алатка наоѓа ime во Word. Друга алатка го пропушта во Writer. Праговите се различни. Форматите на излез се разликуваат.
Таа празнина е ризик за усогласеност. Член 32 од GDPR бара "соодветни технички мерки" за заштита на податоците. Ако два пакети дадат два различни резултати на иста датотека, тоа не е доследно соодветно. Стандардот не е исполнет.
Еден мотор, два пакета
anonym.legal има екстензии за двата пакета:
- Office додаток — за Word, Excel и PowerPoint
- LibreOffice екстензија — за Writer, Calc и Impress
Двете се поврзуваат со истиот backend. Споделуваат:
- 273 типови ентитети
- Хибридно откривање (регекс + spaCy NLP)
- 48 јазика
- 5 методи за анонимизација
- Оценување на доверба (регекс: 1,0, NLP: 0,85+)
Покрените ист текст во Word или Writer. Резултатот е идентичен.
Споделените пресети ја спречуваат девијацијата
Конфигурациската девијација е тивок ризик. Се случува без никој да забележи. Тим А го поставува Word да открива 12 типови ентитети со Replace. Тим Б го поставува LibreOffice да открива 8 типови со Redact. Иста датотека. Различен излез.
Синхронизацијата на пресети во anonym.legal го решава ова:
- Создајте пресет на која bilo платформа — веб апликација, Desktop апликација, Office додаток или LibreOffice екстензија
- Пресетот се синхронизира со сите платформи за 5 минути
- Секој корисник ги применува истите поставки
Пресетот чува кои типови ентитети да се откријат, методот по тип, праговите на доверба и прилагодени дефиниции.
Преносливост на клучеви за шифрирање
Тимовите кои го користат методот Encrypt (AES) можат да ја вратат анонимизацијата за да го обноват оригиналниот текст. За ова да функционира, клучевите мора да бидат достапни на сите платформи. Датотека шифрирана во Word мора да може да се дешифрира во веб апликацијата или LibreOffice екстензијата.
anonym.legal синхронизира зачувани клучеви преку вашата сметка:
- Зачуваните клучеви се чуваат шифрирани (AES-256-GCM) на сервери во Германија
- Клучевите се синхронизираат со сите ваши апликации преку серверот
- Вашата лозинка никогаш не го напушта вашиот уред
- Зачуваните клучеви не се нула-знаење: серверот може да ги дешифрира за да им ги врати на вашите апликации
Работен тек на правна фирма: Мешовит пакет, еден резултат
Средно голема правна фирма прима датотеки од многу извори:
Видови датотеки:
- Клиентски договори во Word (.docx)
- Судски поднесоци како PDF, претворени во текст
- Интерни белешки во LibreOffice Writer (.odt) од Linux станици
- Табеларни пресметки во Excel (.xlsx) и Calc (.ods)
Како функционира:
- Постар партнер создава пресет "Client Matter" — замена на имиња, маскирање на датуми, редактирање на ЕМБГ, шифрирање на е-пошти
- Пресетот се синхронизира со сите платформи
- Соработник А отвора Word датотека. Го применува пресетот преку Office додаток.
- Соработник Б отвора Writer датотека. Го применува истиот пресет преку LibreOffice екстензија.
- Параправник го применува пресетот на Calc датотека.
- Сите тројца ги користат истите поставки за откривање и излез.
За GDPR ревизија, фирмата може да покаже:
- Еден пресет применет на сите видови датотеки
- Исто откривање ентитети без оглед на форматот
- Исти методи на излез во целост
- Зачуваните клучеви се чуваат шифрирани (AES-256-GCM) на сервери во Германија
Претпријатиско распоредување
| Фактор | Office додаток | LibreOffice екстензија |
|---|---|---|
| Распоредување | Microsoft 365 admin center | Дистрибуција на .oxt датотека |
| Ажурирања | Автоматско ажурирање преку manifest | Рачна замена на .oxt |
| Управување со корисници | Интеграција со Azure AD | anonym.legal сметки |
| Платформа | Windows, Mac, Web, iPad | Windows, macOS, Linux |
| Лиценцирање | Потребен Microsoft 365 | Бесплатно (LibreOffice) |
За мешовити околини, распоредете ги двете. Office додатокот оди на Microsoft 365 станици. LibreOffice екстензијата оди на Linux и станици со отворен код. Споделените пресети и клучеви го одржуваат однесувањето доследно.
Регулаторна доследност
Регулаторите не прифаќаат "користевме различни алатки" како причина за празнини во анонимизацијата. Ако одговорот на DSAR редактира ime во Word датотека но го пропушта во LibreOffice датотека, тоа е празнина. Тоа е неусогласеност.
Еден мотор за откривање на сите видови датотеки го отстранува овој ризик. Алгоритмот не се менува во зависност од клиентската апликација. Работи на страната на серверот на ист начин за секое барање. Видете ја страницата за безбедност и усогласеност и документацијата за правна усогласеност за детали.
Започнете
- Преземете LibreOffice екстензија — за Writer, Calc, Impress
- Инсталирајте Office додаток — за Word, Excel, PowerPoint
- Создајте пресет во веб апликацијата — се синхронизира со двете платформи
Една сметка. Еден пресет. Еден резултат.
Извори
- GDPR Член 32 — соодветни технички мерки за доследна заштита на податоците
- anonym.legal документација за синхронизација меѓу уреди — преносливост на пресети и клучеви (/docs/libreoffice)
- anonym.legal тестирање на откривање PII — 95,5% точност, идентична на сите платформи