Problemet med blandede kontorsuiter
De fleste virksomheder bruger mere end én kontorsuite. Juridiske teams bruger Word. Ingeniører på Linux bruger LibreOffice. Fusioner bringer teams med forskellig software. Offentligt arbejde tilføjer ODF- og OOXML-filformater.
Denne blanding skaber en PII-risiko. Ét værktøj finder et navn i Word. Et andet værktøj overser det i Writer. Tærskler varierer. Outputformater er forskellige.
Den forskel er en overensstemmelsesrisiko. GDPR artikel 32 kræver "passende tekniske foranstaltninger" til databeskyttelse. Hvis to suiter giver to resultater på den samme fil, er det ikke konsekvent passende. Standarden er ikke opfyldt.
Én motor, to suiter
anonym.legal har udvidelser til begge suiter:
- Office-tilføjelsesprogrammet — til Word, Excel og PowerPoint
- LibreOffice-udvidelsen — til Writer, Calc og Impress
Begge forbinder til den samme backend. De deler:
- 273 enhedstyper
- Hybriddetektering (regex + spaCy NLP)
- 48 sprog
- 5 anonymiseringsmetoder
- Konfidensscoring (regex: 1,0, NLP: 0,85+)
Kør den samme tekst i Word eller Writer. Resultatet er identisk.
Delte forudindstillinger stopper afvigelse
Konfigurationsafvigelse er en stille risiko. Det sker uden at nogen opdager det. Team A indstiller Word til at registrere 12 enhedstyper med Erstat. Team B indstiller LibreOffice til at registrere 8 typer med Rediger. Samme fil. Forskelligt output.
Forudindstillingssynkronisering i anonym.legal løser dette:
- Opret en forudindstilling på enhver platform — webappen, Desktop App, Office-tilføjelsesprogrammet eller LibreOffice-udvidelsen
- Forudindstillingen synkroniseres til alle platforme inden for 5 minutter
- Alle brugere anvender de samme indstillinger
En forudindstilling gemmer, hvilke enhedstyper der skal registreres, metoden pr. type, konfidensgrænserne og brugerdefinerede definitioner.
Portabilitet af krypteringsnøgler
Teams, der bruger krypteringsmetoden (AES), kan fortryde anonymisering for at gendanne den oprindelige tekst. For at dette fungerer, skal nøgler være tilgængelige på alle platforme. En fil krypteret i Word skal kunne dekrypteres i webappen eller LibreOffice-udvidelsen.
anonym.legal synkroniserer gemte nøgler via din konto:
- Gemte nøgler opbevares krypteret (AES-256-GCM) på servere i Tyskland
- Nøgler synkroniseres til alle dine apps via serveren
- Din adgangskode forlader aldrig din enhed
- Gemte nøgler er ikke zero-knowledge: serveren kan dekryptere dem for at returnere dem til dine apps
Advokatfirmaets arbejdsgang: Blandet suite, ét resultat
Et mellemstort advokatfirma modtager filer fra mange kilder:
Filtyper:
- Klientkontrakter i Word (.docx)
- Retsindlæg som PDF, konverteret til tekst
- Interne memoranda i LibreOffice Writer (.odt) fra Linux-skriveborde
- Regneark som Excel (.xlsx) og Calc (.ods)
Sådan fungerer det:
- Senior partner opretter en "Klientsag"-forudindstilling — erstat navne, masker datoer, rediger CPR-numre, krypter e-mails
- Forudindstillingen synkroniseres til alle platforme
- Advokatassistent A åbner en Word-fil. Anvender forudindstilling via Office-tilføjelsesprogrammet.
- Advokatassistent B åbner en Writer-fil. Anvender den samme forudindstilling via LibreOffice-udvidelsen.
- Paralegal kører forudindstillingen på en Calc-fil.
- Alle tre bruger de samme registrerings- og outputindstillinger.
Til en GDPR-revision kan firmaet vise:
- Én forudindstilling anvendt på tværs af alle filtyper
- Den samme enhedsregistrering uanset format
- De samme outputmetoder gennemgående
- Gemte nøgler opbevares krypteret (AES-256-GCM) på servere i Tyskland
Enterprise-implementering
| Faktor | Office-tilføjelsesprogram | LibreOffice-udvidelse |
|---|---|---|
| Implementering | Microsoft 365 administrationscenter | .oxt-fildistribution |
| Opdateringer | Automatisk opdatering via manifest | Manuel .oxt-udskiftning |
| Brugeradministration | Azure AD-integration | anonym.legal-konti |
| Platform | Windows, Mac, Web, iPad | Windows, macOS, Linux |
| Licensering | Microsoft 365 kræves | Gratis (LibreOffice) |
For blandede miljøer skal begge implementeres. Office-tilføjelsesprogrammet installeres på Microsoft 365-skriveborde. LibreOffice-udvidelsen installeres på Linux- og open source-skriveborde. Delte forudindstillinger og nøgler holder adfærden ensartet.
Regulatorisk konsistens
Regulatorer accepterer ikke "vi brugte forskellige værktøjer" som årsag til huller i anonymiseringen. Hvis et DSAR-svar redigerer et navn i Word-filen, men overser det i LibreOffice-filen, er det et hul. Det er en overensstemmelsesfejl.
Én registreringsmotor på tværs af alle filtyper fjerner denne risiko. Algoritmen ændrer sig ikke baseret på klientappen. Den kører serverside på samme måde for enhver forespørgsel. Se sikkerheds- og overholdelsessiden og dokumenter om juridisk overensstemmelse for detaljer.
Kom i gang
- Download LibreOffice-udvidelsen — til Writer, Calc, Impress
- Installer Office-tilføjelsesprogrammet — til Word, Excel, PowerPoint
- Opret en forudindstilling i webappen — den synkroniseres til begge platforme
Én konto. Én forudindstilling. Ét resultat.
Kilder
- GDPR artikel 32 — passende tekniske foranstaltninger til ensartet databeskyttelse
- anonym.legal dokumentation om synkronisering på tværs af enheder — forudindstillings- og nøgleportabilitet (/docs/libreoffice)
- anonym.legal PII-registreringstest — 95,5% nøjagtighed, identisk på tværs af alle platforme