PII á mörgum kerfum: Office og LibreOffice

Vandinn með blöndu af skrifstofuforritum

Flest fyrirtæki nota fleiri en eitt skrifstofuforrit. Lagateymi nota Word. Verkfræðingar á Linux nota LibreOffice. Samruni fyrirtækja fylgir mismunandi hugbúnaður. Stjórnvaldsverkefni bæta ODF og OOXML skráarsniðum við blönduna.

Þessi blanda skapar PII-áhættu. Eitt tól finnur nafn í Word. Annað tól missir af því í Writer. Þröskuldar eru mismunandi. Úttakssniðin eru ólík.

Þetta bil er reglufylgniáhætta. GDPR 32. grein krefst "viðeigandi tæknilegs ráðstafana" til verndar gögnum. Ef tvær skrifstofuforritabúntir gefa tvær niðurstöður á sömu skrá, uppfyllir það ekki krafan um samræmda meðhöndlun. Staðallinn er ekki uppfylltur.

Einn vélin, tveir forritabútar

anonym.legal hefur viðbætur fyrir báða forritabúta:

• Office Add-in — fyrir Word, Excel og PowerPoint
• LibreOffice-viðbót — fyrir Writer, Calc og Impress

Báðar tengjast sama bakenda. Þær deila:

• 273 einingategundum
• Blendingsgreiningu (regex + spaCy NLP)
• 48 tungumálum
• 5 nafnleyndaraðferðum
• Öryggisskori (regex: 1.0, NLP: 0.85+)

Keyrðu sömu textann í Word eða Writer. Niðurstaðan er eins.

Sameiginlegar forskilgreiningar koma í veg fyrir frávik

Stillingar-reks er þögult vandamál. Það gerist án þess að nokkur taki eftir því. Lið A stillir Word á að greina 12 eininga­tegundir með Skipta Um. Lið B stillir LibreOffice á að greina 8 tegundir með Afmá. Sama skrá. Mismunandi úttak.

Forskillgreiningarssamstilling í anonym.legal leysir þetta:

1. Búðu til forskillgreiningu á hvaða vettvang sem er — vefforritið, Desktop-forritið, Office Add-in eða LibreOffice-viðbótina
2. Forskillgreiningin samstillist á alla vettvang innan 5 mínútna
3. Allir notendur nota sömu stillingar

Forskillgreining geymir hvaða eininga­tegundir á að greina, aðferðina fyrir hverja tegund, öryggisþröskulda og sérsniðnar skilgreiningar.

Gæðaflutningur dulkóðunarlykla

Teymi sem nota Dulkóðunar-aðferðina (AES) geta snúið við nafnleynd til að endurheimta upprunalegan texta. Til þess þarf lykla að vera tiltækir á öllum vettvangi. Skrá sem var dulkóðuð í Word verður að vera afkóðanleg í vefforritinu eða LibreOffice-viðbótinni.

anonym.legal samstillir vistaða lykla í gegnum reikninginn þinn:

• Vistaðir lyklar eru geymdir dulkóðaðir (AES-256-GCM) á þjónum í Þýskalandi
• Lyklar samstillast við öll forritin þín í gegnum þjóninn
• Lykilorðið þitt fer aldrei af tækinu þínu
• Vistaðir lyklar eru ekki zero-knowledge: þjónninn getur afkóðað þá til að skila þeim til forritanna þinna

Lögfræðingaskrifstofa: Blönduð forrit, ein niðurstaða

Meðalstór lögfræðingaskrifstofa tekur við skrám frá mörgum upprunum:

Skráargerðir:

• Viðskiptavinasamninga í Word (.docx)
• Dómsgreinar sem PDF, breytt í texta
• Innri minnisblöð í LibreOffice Writer (.odt) frá Linux-tölvum
• Töflureikna sem Excel (.xlsx) og Calc (.ods)

Hvernig það virkar:

1. Yfirmaðurinn búi til "Viðskiptavinsmál" forskillgreiningu — skipta út nöfnum, hylja dagsetningar, afmá kennitölur, dulkóða netföng
2. Forskillgreiningin samstillist á alla vettvang
3. Lögfræðinemi A opnar Word-skrá. Notar forskillgreininguna í gegnum Office Add-in.
4. Lögfræðinemi B opnar Writer-skrá. Notar sömu forskillgreininguna í gegnum LibreOffice-viðbótina.
5. Aðstoðarmaðurinn keyrir forskillgreininguna á Calc-skrá.
6. Allir þrír nota sömu greiningar- og úttaksstillingar.

Í GDPR-endurskoðun getur skrifstofa sýnt:

• Eina forskillgreiningu notuð yfir allar skráargerðir
• Sömu eininga­greiningu óháð sniði
• Sömu úttaksaðferðir í gegnum allt
• Vistaðir lyklar eru geymdir dulkóðaðir (AES-256-GCM) á þjónum í Þýskalandi

Dreifing í fyrirtækjum

Fyrir blönduð umhverfi skaltu dreifa báðum. Office Add-in fer á Microsoft 365-tölvur. LibreOffice-viðbótin fer á Linux og opinn hugbúnaðar­tölvur. Sameiginlegar forskillgreiningar og lyklar halda hegðuninni samræmdri.

Reglufylgni-samræmi

Eftirlit­stofnanir þiggja ekki "við notuðum mismunandi verkfæri" sem skýringu á eyðum í nafnleynd. Ef svar við persónuupplýsingabeiðni afmáir nafn í Word-skránni en missir af því í LibreOffice-skránni, er það brot. Það er reglufylgnibrestur.

Ein greiningar­vél yfir allar skráargerðir eyðir þessari áhættu. Reikniritið breytist ekki eftir forritaviðmótinu. Það keyrist á þjónunum á sama hátt fyrir hverja beiðni. Sjá öryggi og reglufylgni síðuna og lögfræðileg reglufylgni skjölin fyrir nánari upplýsingar.

Byrjaðu

1. Niðurhal LibreOffice-viðbótar — fyrir Writer, Calc, Impress
2. Settu upp Office Add-in — fyrir Word, Excel, PowerPoint
3. Búðu til forskillgreiningu í vefforritinu — hún samstillist á báða vettvanga

Einn reikningur. Ein forskillgreining. Ein niðurstaða.

Heimildir

• GDPR 32. grein — viðeigandi tæknilegar ráðstafanir fyrir samræmda gagnavernd
• anonym.legal þvervettvanga samstillingarskjöl — forskillgreining og lykilgæðaflutningur (/docs/libreoffice)
• anonym.legal PII greiningar­próf — 95,5% nákvæmni, eins á öllum vettvangi