Žymėjimo į PDF spąstai
Kiekvieną savaitę advokatai daro tą pačią klaidą. Pažymi tekstą juodai, konvertuoja į PDF ir laiko darbą atliktu. Tas turinys nėra paslėptas. Bet kas gali jį pasirinkti, nukopijuoti ir perskaityti per kelias sekundes. Tai vyksta reguliariai. Klaida turi realių pasekmių.
Teismai tai pastebėjo. Federaliniai teisėjai nėra patenkinti.
Ką iš tikrųjų daro žymėjimas
Žymėjimas uždeda spalvotą sluoksnį ant žodžių. Jis nepašalina nieko po juo. Originalūs duomenys lieka faile. Jie yra ieškomi, kopijuojami ir prieinami visiems.
Tikrasis dokumento šalinimas yra kitoks. Jis visiškai pašalina pagrindinius duomenis iš failo. Vizualinė juostelė ir duomenų pašalinimas yra du atskiri žingsniai. Dauguma advokatų atlieka tik pirmąjį.
Teismai aptinka klaidą
Įspėjimas dėl "techninio silpnumo"
Magistratas teisėjas neseniai pareikalavo, kad įgaliotas atstovas paaiškintų. Bylos dokumentas turėjo "techninį silpnumą" redagavimo procese. Advokatas naudojo "Word" žymėjimo įrankį. Priešinga šalis pasirinko uždentą ištrauką ir ją nukopijavo.
Metaduomenų nutekėjimas
Advokatas pateikė failus, kuriuose vardai ir datos atrodė pajuodinti. Tos pačios detalės buvo skaitomos dokumento ypatybėse. Metaduomenys nebuvo išvalyti. Niekas nebuvo pašalinta iš failo.
Masinis atšaukimas
Paralegalas atrado, kad uždengtos ištraukos gali būti nukopijuotos nuo po juodo žymėjimo. Kontora jau buvo išsiuntusi tūkstančius failų tokiu formatu. Kiekvieną dokumentą reikėjo atšaukti ir pateikti iš naujo. Išlaidos ir gėda buvo didelės.
Federalinių teismų rekomendacijos
Federalinė teismų sistema yra aiški:
"Vien tik juodų linijų brėžimas per tekstą nesaugiai neredaguoja. Pagrindinis tekstas vis tiek gali būti ieškomas, kopijuojamas ar pasiekiamas."
Oficialios rekomendacijos turi keturis reikalavimus. Naudokite įrankius, kurie pašalina duomenis, o ne tuos, kurie juos dengia. Po apdorojimo sulyginkite PDF failus. Prieš pateikdami patikrinkite išvestį. Iš kiekvieno dokumento pašalinkite metaduomenis.
Ko reikia tinkamam šalinimui
Štai techniniai reikalavimai.
Duomenų ištrynimas. Žodžiai turi būti pašalinti iš failo. Spalvotos dėžutės virš žodžių nepakanka.
Metaduomenų šalinimas. Dokumento ypatybės gali atskleisti originalų turinį. Autoriaus vardas, laiko žymos ir redagavimo istorija turi būti išvalyti.
Sluoksnio suliejimas. Tai neleidžia kam nors pakelti juodos dėžutės nuo ištraukos.
Audito pėdsakas. Registruoja, kas buvo pašalinta ir kada. Būtina privilegijų žurnalui. Teismai gali prašyti šio įrašo.
Procesas turi penkis žingsnius. Peržiūrėkite visą turinį, kurį reikia pašalinti. Naudokite įrankį, kuris ištrina duomenis. Patikrinkite, ar ištrauka dingo iš išsaugoto failo. Dokumentuokite, kas buvo pašalinta ir kodėl. Tada eksportuokite švarią kopiją. Neperrašykite originalo.
Atradimo dilema
Elektroninis atradimas prideda komplikaciją. Turite pateikti dokumentus. Tačiau teismai vėliau gali nurodyti pateikti originalią, nepridengą produkciją. Nuolatinis pašalinimas sukuria realią problemą.
Teisėjas gali nurodyti pateikti originalią versiją. Klientui gali prireikti prieigos prie šaltinio dokumento. Auditorius gali prašyti pilnų įrašų. Apeliacinis procesas gali reikalauti originalių įrodymų.
Grįžtamasis šifravimas tai išsprendžia. Vietoj ištraukos ištrynimo ją pakeičiate žetonu. Raktas lieka pas jūsų kontorą. Failas išeina švarus. Jei teismas nurodo atskleisti, iššifruojate raktu ir pateikiate originalą.
Kaip tai veikia: Grįžtamasis šifravimas teisiniam atradimui.
Susijusi medžiaga: "Word" priedo redagavimo išlaidos advokatų kontorose.
Kiti žingsniai advokatų kontorose
"Techninio silpnumo" pasiteisinimas nebegalioja. Teismai dabar labiau žino apie šias klaidas nei anksčiau. Sankcijos dabar yra dažnesnės. Advokatams keliamas standartas yra aiškus.
Trys neatidėliotini veiksmai:
- Nustokite žymėti bet kokio pateikimo ar produkcijos atveju.
- Pridėkite kopijavimo ir įklijavimo patikrinimą. Įklijuokite išvestį į paprastą teksto redaktorių. Patvirtinkite, kad ištrauka nėra.
- Pašalinkite metaduomenis prieš kiekvieną produkcijos paleidimą.
"anonym.legal" "Office" priedas tvarko visus tris "Microsoft Word" aplinkoje. Jis pašalina duomenis, sulygina išvestį ir pašalina metaduomenis. Visas audito pėdsakas palaiko privilegijų žurnalą.
Pilnas naudojimo atvejis: Teisiniai naudojimo atvejai.