Pasca zvýraznenie-na-PDF
Každý týždeň advokáti robia rovnakú chybu. Zvýraznia text čiernou farbou, konvertujú do PDF a považujú vec za vybavenu. Tento obsah nie je skrytý. Každý ho môže vybrať, skopírovať a prečítať za sekundy. Deje sa to bežne. Chyba má reálne dôsledky.
Súdy si to všimli. Federálni sudcovia nie sú pobavení.
Čo zvýraznenie skutočne robí
Zvýraznenie umiestni farebnú vrstvu cez slová. Nič pod ňou neodstráni. Pôvodné dáta zostávajú v súbore. Sú prehľadávateľné, kopírovateľné a prístupné pre každého.
Skutočné čistenie dokumentov je iné. Odstráni podkladové dáta zo súboru úplne. Vizuálna čiara a odstránenie dát sú dva odlišné kroky. Väčšina advokátov robí len prvý z nich.
Súdy zachytávajúce chybu
Varovanie o "technickej slabosti"
Magistratný sudca nedávno požadoval, aby právnik podal vysvetlenie. Podanie malo "technickú slabosť v procese redigovania". Advokát použil nástroj zvýraznenia vo Worde. Protivná strana vybrala zakrytý úsek a skopírovala ho.
Únik metadát
Advokát poskytol súbory, kde mená a dátumy vyzerali začiernene. Tie isté podrobnosti boli čitateľné vo vlastnostiach dokumentu. Metadáta neboli vyčistené. Zo súboru nebolo nič odstránené.
Hromadné odvolanie
Paralegálna pracovníčka zistila, že zakryté úseky sa dali kopírovať spod čierneho zvýraznenia. Firma už odoslala tisíce súborov v tomto formáte. Každý dokument musel byť odvolaný a znovu predložený. Náklady a hanba boli značné.
Usmernenie federálnych súdov
Federálne súdnictvo je priame:
"Jednoduché kreslenie čiernych čiar cez text nerediguje bezpečne. Podkladový text môže byť stále vyhľadaný, skopírovaný alebo prístupný."
Oficiálne usmernenie má štyri požiadavky. Používajte nástroje, ktoré odstraňujú dáta, nie nástroje, ktoré ich zakrývajú. Splošnite PDF súbory po spracovaní. Overte výstup pred podaním. Odstráňte metadáta z každého dokumentu.
Čo správne čistenie vyžaduje
Toto sú technické požiadavky.
Vymazanie dát. Slová musia byť odstránené zo súboru. Farebný rámček cez slová nestačí.
Čistenie metadát. Vlastnosti dokumentu môžu odhaliť pôvodný obsah. Meno autora, časové pečiatky a história revízií musia byť všetky vyčistené.
Sploštenie vrstiev. Zabraňuje niekomu zdvihnúť čierny rámček z úseku.
Auditný záznam. Zaznamenáva, čo bolo odstránené a kedy. Nevyhnutné pre zoznam privilégií. Súdy môžu žiadať tento záznam.
Proces má päť krokov. Skontrolujte všetok obsah, ktorý musí byť odstránený. Použite nástroj, ktorý dáta vymaže. Overte, že úsek je preč z uloženého súboru. Zdokumentujte, čo bolo odstránené a prečo. Potom exportujte čistú kópiu. Neprepíšte originál.
Dilema pri odkrývaní dôkazov
Elektronické odkrývanie dôkazov pridáva komplikáciu. Musíte produkovať dokumenty. Ale súdy môžu neskôr nariadiť produkciu originálnej, nezakrytej verzie. Trvalé odstránenie vytvára skutočný problém.
Sudca môže nariadiť produkciu pôvodnej verzie. Klient môže potrebovať prístup k zdrojovému dokumentu. Audítor môže požiadať o kompletné záznamy. Odvolanie môže vyžadovať pôvodný dôkaz.
Reverzibilné šifrovanie to rieši. Namiesto vymazania úseku ho nahradíte tokenom. Kľúč zostáva vo vašej firme. Súbor ide von čistý. Ak súd nariadi sprístupnenie, dešifrujete kľúčom a predložíte originál.
Ako to funguje: Reverzibilné šifrovanie pre právne odkrývanie dôkazov.
Súvisiace čítanie: Náklady na redigovanie pomocou Word Add-in v právnických firmách.
Ďalšie kroky pre právnické firmy
Výhovorka "technická slabosť" už nefunguje. Súdy sú si viac vedomé týchto zlyhaní ako predtým. Sankcie sú teraz bežnejšie. Norma pre advokátov je jasná.
Tri okamžité kroky:
- Zastavte zvýraznenie pri akomkoľvek podaní alebo produkcii.
- Pridajte kontrolu kopírovaním. Vložte výstup do editora čistého textu. Potvrďte, že úsek chýba.
- Vyčistite metadáta pred každou produkciou.
Office Add-in od anonym.legal zvládne všetky tri priamo v Microsoft Word. Odstráni dáta, splošni výstup a vyčistí metadáta. Úplný auditný záznam podporuje zoznam privilégií.
Úplný prípad použitia: Právne prípady použitia.