מלכודת ה-Highlight-to-PDF
כל שבוע, עורכי דין עושים את אותה טעות. הם מדגישים טקסט בשחור, ממירים ל-PDF, ומחשיבים את זה כגמור. התוכן הזה אינו מוסתר. כל אחד יכול לסמן אותו, להעתיק אותו ולקרוא אותו תוך שניות. זה קורה באופן שגרתי. לשגיאה יש השלכות אמיתיות.
בתי המשפט שמו לב. שופטים פדרליים אינם מרוצים.
מה הדגשה אכן עושה
הדגשה מניחה שכבה צבעונית מעל מילים. היא לא מסירה דבר מתחת. הנתונים המקוריים נשארים בתוך הקובץ. הם ניתנים לחיפוש, להעתקה ונגישים לכל אחד.
גירוד מסמכים אמיתי שונה. הוא מסיר את הנתונים הבסיסיים מהקובץ לחלוטין. הפס החזותי והסרת הנתונים הם שני שלבים נפרדים. רוב עורכי הדין עושים רק את הראשון.
בתי משפט תופסים את השגיאה
האזהרה על "חולשה טכנית"
שופט מחוזי תבע לאחרונה מהיועצים להסביר. להגשה הייתה "חולשה טכנית" בתהליך ההשחרה. עורך הדין השתמש בכלי ההדגשה של Word. יועץ שכנגד סימן את הקטע המכוסה והעתיק אותו.
דליפת המטא-דאטה
עורך דין הגיש קבצים שבהם שמות ותאריכים נראו מושחרים. אותם פרטים היו קריאים בתכונות המסמך. המטא-דאטה לא נוגה. שום דבר לא הוסר מהקובץ.
הנסיגה המוני
פרא-לגל מצאה שקטעים מכוסים ניתנים להעתקה מתחת להדגשה השחורה. המשרד כבר שלח אלפי קבצים בפורמט הזה. כל מסמך היה צריך להיות מוחזר ומיוצר מחדש. העלות והמבוכה היו משמעותיות.
הנחיות בית המשפט הפדרלי
המערכת הפדרלית ישירה:
"משיכת קווים שחורים דרך טקסט אינה מסתירה אותו בצורה מאובטחת. הטקסט הבסיסי עדיין ניתן לחיפוש, העתקה או גישה."
ההנחיה הרשמית כוללת ארבעה דרישות. השתמשו בכלים שמסירים נתונים, לא בכלים שמכסים אותם. שטחו קבצי PDF לאחר עיבוד. וודאו את הפלט לפני הגשה. נקו מטא-דאטה מכל מסמך.
מה גירוד נאות דורש
אלה הדרישות הטכניות.
מחיקת נתונים. המילים חייבות להיות מוסרות מהקובץ. קופסה צבעונית מעל המילים אינה מספיקה.
הסרת מטא-דאטה. תכונות המסמך יכולות לחשוף את התוכן המקורי. שם המחבר, חותמות זמן והיסטוריית עריכות חייבים כולם להינקות.
שיטוח שכבות. זה מונע ממישהו להרים את הקופסה השחורה מהקטע.
מסלול ביקורת. מתעד מה הוסר ומתי. חיוני ליומן הזכויות. בתי המשפט עשויים לבקש רשומה זו.
התהליך כולל חמישה שלבים. סקרו את כל התוכן שחייב להיות מוסר. השתמשו בכלי שמוחק את הנתונים. וודאו שהקטע נעלם מהקובץ השמור. תעדו מה הוסר ומדוע. לאחר מכן ייצאו את העותק הנקי. אל תדרסו את המקור.
דילמת הגילוי
גילוי אלקטרוני מוסיף סיבוך. עליכם לייצר מסמכים. אבל בתי משפט יכולים לאחר מכן לצוות על ייצור מקורי לא מכוסה. הסרה קבועה יוצרת בעיה אמיתית.
שופט עשוי לצוות על ייצור הגרסה המקורית. לקוח עשוי להזדקק לגישה למסמך המקור. מבקר עשוי לבקש רשומות מלאות. ערעור עשוי לדרוש את הראיות המקוריות.
הצפנה הפיכה פותרת זאת. במקום למחוק קטע, אתם מחליפים אותו בטוקן. המפתח נשאר עם המשרד שלכם. הקובץ יוצא נקי. אם בית משפט מצווה על גילוי, אתם מפענחים עם המפתח ומייצרים את המקור.
כיצד זה עובד: הצפנה הפיכה לגילוי משפטי.
קריאה נוספת: עלויות השחרה של תוסף Word במשרדי עורכי דין.
צעדים הבאים למשרדי עורכי דין
תירוץ "החולשה הטכנית" כבר לא עובד. בתי המשפט מודעים יותר לכשלים אלה מאשר בעבר. סנקציות נפוצות יותר כיום. הסטנדרט לעורכי דין ברור.
שלושה פעולות מיידיות:
- הפסיקו להדגיש עבור כל הגשה או ייצור.
- הוסיפו בדיקת העתקה-הדבקה. הדביקו את הפלט לעורך טקסט רגיל. וודאו שהקטע נעדר.
- נקו מטא-דאטה לפני כל פעולת ייצור.
תוסף Office של anonym.legal מטפל בכל שלושת הפעולות בתוך Microsoft Word. הוא מסיר נתונים, משטח את הפלט ומנקה מטא-דאטה. מסלול ביקורת מלא תומך ביומן הזכויות.
מקרה שימוש מלא: מקרי שימוש משפטיים.