Cái Bẫy Tô Sáng-Rồi-PDF
Mỗi tuần, các luật sư mắc phải cùng một lỗi. Họ tô sáng văn bản bằng màu đen, chuyển đổi sang PDF và coi như xong. Nội dung đó không bị ẩn. Bất kỳ ai cũng có thể chọn, sao chép và đọc nó trong vài giây. Điều này xảy ra thường xuyên. Lỗi này có hậu quả thực sự.
Các tòa án đã chú ý. Các thẩm phán liên bang không hề vui vẻ.
Tô Sáng Thực Sự Làm Gì
Tô sáng đặt một lớp màu phủ lên các từ. Nó không xóa bất cứ điều gì bên dưới. Dữ liệu gốc vẫn ở bên trong tệp. Nó có thể tìm kiếm, sao chép và truy cập được bởi bất kỳ ai.
Xóa thực sự tài liệu thì khác. Nó loại bỏ dữ liệu bên dưới khỏi tệp hoàn toàn. Thanh màu và việc xóa dữ liệu là hai bước riêng biệt. Hầu hết luật sư chỉ làm bước đầu tiên.
Tòa Án Phát Hiện Lỗi
Cảnh Báo "Điểm Yếu Kỹ Thuật"
Một thẩm phán hành chính gần đây yêu cầu luật sư giải thích. Hồ sơ có "điểm yếu kỹ thuật" trong quy trình biên tập lại. Luật sư đã dùng công cụ tô sáng của Word. Luật sư đối phương đã chọn đoạn được che phủ và sao chép ra ngoài.
Rò Rỉ Metadata
Một luật sư tạo ra các tệp có tên và ngày tháng trông bị xóa màu đen. Cùng những chi tiết đó có thể đọc được trong thuộc tính tài liệu. Metadata không được xóa. Không có gì được loại bỏ khỏi tệp.
Thu Hồi Hàng Loạt
Một trợ lý pháp lý phát hiện rằng các đoạn được che phủ có thể được sao chép từ dưới phần tô đen. Công ty đã gửi hàng nghìn tệp theo định dạng đó. Mọi tài liệu đều phải thu hồi và tái sản xuất. Chi phí và sự xấu hổ rất đáng kể.
Hướng Dẫn Của Tòa Án Liên Bang
Tòa án liên bang nói thẳng:
"Chỉ vẽ đường đen qua văn bản không biên tập lại an toàn. Văn bản bên dưới vẫn có thể được tìm kiếm, sao chép hoặc truy cập."
Hướng dẫn chính thức có bốn yêu cầu. Sử dụng các công cụ xóa dữ liệu, không phải công cụ che phủ. Làm phẳng các tệp PDF sau khi xử lý. Xác minh đầu ra trước khi nộp. Xóa metadata khỏi mọi tài liệu.
Những Gì Biên Tập Lại Thực Sự Yêu Cầu
Đây là các yêu cầu kỹ thuật.
Xóa dữ liệu. Các từ phải được xóa khỏi tệp. Một hộp màu phủ lên các từ là chưa đủ.
Xóa metadata. Thuộc tính tài liệu có thể lộ nội dung gốc. Tên tác giả, dấu thời gian và lịch sử sửa đổi đều phải được làm sạch.
Làm phẳng lớp. Điều này ngăn ai đó nhấc hộp đen ra khỏi đoạn văn.
Nhật ký kiểm tra. Ghi lại những gì đã xóa và thời điểm xóa. Cần thiết cho nhật ký đặc quyền. Tòa án có thể yêu cầu hồ sơ này.
Quy trình có năm bước. Xem xét tất cả nội dung phải được xóa. Sử dụng công cụ xóa dữ liệu. Xác minh đoạn văn đã biến mất khỏi tệp đã lưu. Ghi lại những gì đã xóa và lý do. Sau đó xuất bản sạch. Đừng ghi đè bản gốc.
Tình Huống Khó Xử Trong Phát Hiện Tài Liệu
E-discovery thêm vào sự phức tạp. Bạn phải sản xuất tài liệu. Nhưng tòa án sau đó có thể ra lệnh sản xuất bản gốc, không che phủ. Việc xóa vĩnh viễn tạo ra một ràng buộc thực sự.
Một thẩm phán có thể ra lệnh sản xuất phiên bản gốc. Khách hàng có thể cần truy cập vào tài liệu nguồn. Kiểm toán viên có thể yêu cầu hồ sơ đầy đủ. Kháng cáo có thể cần bằng chứng gốc.
Mã hóa có thể đảo ngược giải quyết vấn đề này. Thay vì xóa một đoạn, bạn thay thế nó bằng token. Khóa ở lại với công ty của bạn. Tệp đi ra ngoài sạch sẽ. Nếu tòa án ra lệnh tiết lộ, bạn giải mã bằng khóa và sản xuất bản gốc.
Cách hoạt động: Mã hóa Có thể Đảo ngược cho Phát hiện Pháp lý.
Đọc thêm: Chi phí Biên tập Lại Add-in Word tại Công ty Luật.
Bước Tiếp Theo Cho Công Ty Luật
Lý do "điểm yếu kỹ thuật" không còn hiệu quả nữa. Các tòa án hiểu rõ hơn về những thất bại này so với trước. Các biện pháp trừng phạt phổ biến hơn bây giờ. Tiêu chuẩn cho luật sư rõ ràng.
Ba hành động ngay lập tức:
- Ngừng tô sáng cho bất kỳ hồ sơ hoặc tài liệu sản xuất nào.
- Thêm kiểm tra sao chép-dán. Dán đầu ra vào trình soạn thảo văn bản thuần túy. Xác nhận đoạn văn không còn.
- Xóa metadata trước mỗi lần chạy sản xuất.
Office Add-in của anonym.legal xử lý cả ba trong Microsoft Word. Nó xóa dữ liệu, làm phẳng đầu ra và xóa metadata. Nhật ký kiểm tra đầy đủ hỗ trợ nhật ký đặc quyền.
Trường hợp sử dụng đầy đủ: Trường hợp Sử dụng Pháp lý.