กับดักการไฮไลต์-แปลง PDF
ทุกสัปดาห์ ทนายความทำผิดพลาดเดิมซ้ำๆ พวกเขาไฮไลต์ข้อความเป็นสีดำ แปลงเป็น PDF และเรียกว่าเสร็จแล้ว เนื้อหานั้นไม่ได้ถูกซ่อน ทุกคนสามารถเลือก คัดลอก และอ่านได้ภายในไม่กี่วินาที มันเกิดขึ้นเป็นประจำ ข้อผิดพลาดนี้มีผลที่แท้จริง
ศาลสังเกตเห็นแล้ว ผู้พิพากษาของรัฐบาลกลางไม่พอใจ
การไฮไลต์ทำอะไรจริงๆ
การไฮไลต์วางชั้นสีบนคำ มันไม่ได้ลบอะไรข้างใต้ ข้อมูลต้นฉบับยังคงอยู่ในไฟล์ ค้นหาได้ คัดลอกได้ และเข้าถึงได้สำหรับทุกคน
การลบข้อมูลเอกสารจริงนั้นแตกต่างกัน มันลบข้อมูลพื้นฐานออกจากไฟล์โดยสิ้นเชิง แถบภาพและการลบข้อมูลเป็นสองขั้นตอนที่แตกต่างกัน ทนายความส่วนใหญ่ทำเพียงขั้นตอนแรก
ศาลจับข้อผิดพลาด
คำเตือน "จุดอ่อนทางเทคนิค"
ผู้พิพากษาผู้ช่วยเพิ่งเรียกร้องให้ทนายความอธิบาย การยื่นฟ้องมี**"จุดอ่อนทางเทคนิคในกระบวนการปิดบัง"** ทนายความใช้เครื่องมือไฮไลต์ของ Word ทนายความฝ่ายตรงข้ามเลือกข้อความที่ปกปิดและคัดลอกออกมา
การรั่วไหล Metadata
ทนายความผลิตไฟล์ที่ชื่อและวันที่ดูเหมือนถูกปิดบัง รายละเอียดเดียวกันอ่านได้จากคุณสมบัติเอกสาร Metadata ไม่ได้ถูกลบออก ไม่มีอะไรถูกลบออกจากไฟล์
การเรียกคืนจำนวนมาก
เจ้าหน้าที่กฎหมายพบว่าข้อความที่ปกปิดสามารถคัดลอกจากใต้การไฮไลต์สีดำ สำนักงานได้ส่งไฟล์นับพันในรูปแบบนั้นแล้ว ทุกเอกสารต้องถูกเรียกคืนและผลิตใหม่ ต้นทุนและความอับอายมีนัยสำคัญ
แนวทางของศาลรัฐบาลกลาง
ศาลรัฐบาลกลางพูดตรงๆ:
"การลากเส้นสีดำผ่านข้อความไม่ได้ปิดบังอย่างปลอดภัย ข้อความพื้นฐานยังคงสามารถค้นหา คัดลอก หรือเข้าถึงได้"
แนวทางอย่างเป็นทางการมีข้อกำหนดสี่ประการ ใช้เครื่องมือที่ลบข้อมูล ไม่ใช่เครื่องมือที่ปกปิด ทำให้ไฟล์ PDF แบนหลังการประมวลผล ตรวจสอบผลลัพธ์ก่อนยื่น ลบ metadata จากทุกเอกสาร
สิ่งที่การลบที่เหมาะสมต้องการ
นี่คือข้อกำหนดทางเทคนิค
การลบข้อมูล คำต้องถูกลบออกจากไฟล์ กล่องสีบนคำไม่เพียงพอ
การลบ Metadata คุณสมบัติเอกสารสามารถเปิดเผยเนื้อหาต้นฉบับ ชื่อผู้แต่ง timestamps และประวัติการแก้ไขต้องถูกทำความสะอาดทั้งหมด
การทำให้ชั้นแบน ป้องกันไม่ให้ใครยกกล่องสีดำออกจากข้อความ
เส้นทางการตรวจสอบ บันทึกสิ่งที่ถูกลบและเมื่อใด จำเป็นสำหรับ privilege log ศาลอาจขอบันทึกนี้
กระบวนการมีห้าขั้นตอน ตรวจสอบเนื้อหาทั้งหมดที่ต้องลบออก ใช้เครื่องมือที่ลบข้อมูล ตรวจสอบว่าข้อความหายไปจากไฟล์ที่บันทึก บันทึกสิ่งที่ถูกลบและเหตุใด จากนั้นส่งออกสำเนาสะอาด อย่าเขียนทับต้นฉบับ
ปัญหา Discovery
E-discovery เพิ่มความซับซ้อน คุณต้องผลิตเอกสาร แต่ศาลสามารถสั่งการผลิตต้นฉบับที่ไม่ปกปิดในภายหลัง การลบถาวรสร้างปัญหาที่แท้จริง
ผู้พิพากษาอาจสั่งให้ผลิตเวอร์ชันต้นฉบับ ลูกค้าอาจต้องการเข้าถึงเอกสารต้นทาง ผู้ตรวจสอบอาจขอบันทึกที่สมบูรณ์ การอุทธรณ์อาจต้องการหลักฐานต้นฉบับ
การเข้ารหัสแบบย้อนกลับได้แก้ปัญหานี้ แทนที่จะลบข้อความ คุณแทนที่ด้วยโทเคน กุญแจอยู่กับสำนักงานของคุณ ไฟล์ออกไปสะอาด หากศาลสั่งให้เปิดเผย คุณถอดรหัสด้วยกุญแจและผลิตต้นฉบับ
วิธีการทำงาน: Reversible Encryption for Legal Discovery
บทความที่เกี่ยวข้อง: Word Add-in Redaction Costs at Law Firms
ขั้นตอนถัดไปสำหรับสำนักงานกฎหมาย
ข้ออ้าง "จุดอ่อนทางเทคนิค" ไม่ได้ผลอีกต่อไป ศาลตระหนักถึงความล้มเหลวเหล่านี้มากขึ้นกว่าแต่ก่อน การลงโทษพบบ่อยขึ้นในปัจจุบัน มาตรฐานสำหรับทนายความชัดเจน
การดำเนินการเร่งด่วนสามประการ:
- หยุดการไฮไลต์ สำหรับการยื่นหรือการผลิตใดๆ
- เพิ่มการตรวจสอบการคัดลอก-วาง วางผลลัพธ์ในโปรแกรมแก้ไขข้อความธรรมดา ยืนยันว่าข้อความไม่มีอยู่
- ลบ metadata ก่อนทุกการผลิต
Office Add-in ของ anonym.legal จัดการทั้งสามอย่างภายใน Microsoft Word มันลบข้อมูล ทำให้ผลลัพธ์แบน และลบ metadata เส้นทางการตรวจสอบที่สมบูรณ์สนับสนุน privilege log
กรณีการใช้งานเต็ม: Legal Use Cases