Η Παγίδα της Επισήμανσης σε PDF
Κάθε εβδομάδα, δικηγόροι κάνουν το ίδιο λάθος. Επισημαίνουν κείμενο με μαύρο, μετατρέπουν σε PDF, και θεωρούν ότι έγινε. Αυτό το περιεχόμενο δεν είναι κρυμμένο. Ο οποιοσδήποτε μπορεί να το επιλέξει, να το αντιγράψει και να το διαβάσει σε δευτερόλεπτα. Συμβαίνει συχνά. Το λάθος έχει πραγματικές συνέπειες.
Τα δικαστήρια το έχουν παρατηρήσει. Οι ομοσπονδιακοί δικαστές δεν αστειεύονται.
Τι Κάνει Πραγματικά η Επισήμανση
Η επισήμανση τοποθετεί ένα έγχρωμο στρώμα πάνω από τις λέξεις. Δεν αφαιρεί τίποτα από κάτω. Τα αρχικά δεδομένα παραμένουν μέσα στο αρχείο. Είναι αναζητήσιμα, αντιγράψιμα και προσβάσιμα από τον οποιοδήποτε.
Η πραγματική εκκαθάριση εγγράφων είναι διαφορετική. Αφαιρεί τα υποκείμενα δεδομένα από το αρχείο εντελώς. Η οπτική μπάρα και η αφαίρεση δεδομένων είναι δύο ξεχωριστά βήματα. Οι περισσότεροι δικηγόροι κάνουν μόνο το πρώτο.
Τα Δικαστήρια Εντοπίζουν το Λάθος
Η Προειδοποίηση για «Τεχνική Αδυναμία»
Ένας δικαστής πρόσφατα απαίτησε εξηγήσεις από συνήγορο. Η κατάθεση είχε «τεχνική αδυναμία στη διαδικασία απόκρυψης». Ο δικηγόρος είχε χρησιμοποιήσει το εργαλείο επισήμανσης του Word. Ο αντίδικος επέλεξε το καλυμμένο απόσπασμα και το αντέγραψε.
Η Διαρροή Μεταδεδομένων
Δικηγόρος παρήγαγε αρχεία όπου ονόματα και ημερομηνίες φαινόταν να έχουν κρυφτεί. Αυτές οι ίδιες λεπτομέρειες ήταν αναγνώσιμες στις ιδιότητες εγγράφου. Τα μεταδεδομένα δεν είχαν αφαιρεθεί. Τίποτα δεν είχε αφαιρεθεί από το αρχείο.
Η Μαζική Ανάκληση
Ενας παρανόμιμος βρήκε ότι τα καλυμμένα αποσπάσματα μπορούσαν να αντιγραφούν κάτω από τη μαύρη επισήμανση. Το γραφείο είχε ήδη στείλει χιλιάδες αρχεία σε αυτή τη μορφή. Κάθε έγγραφο έπρεπε να ανακληθεί και να επαναπαραχθεί. Το κόστος και η αμηχανία ήταν σημαντικά.
Οδηγίες Ομοσπονδιακών Δικαστηρίων
Τα ομοσπονδιακά δικαστήρια είναι σαφή:
«Η απλή χάραξη μαύρων γραμμών διαμέσου κειμένου δεν αποκρύπτει ασφαλώς. Το υποκείμενο κείμενο μπορεί να αναζητηθεί, να αντιγραφεί ή να προσπελαστεί.»
Η επίσημη καθοδήγηση έχει τέσσερις απαιτήσεις. Χρησιμοποιήστε εργαλεία που αφαιρούν δεδομένα, όχι εργαλεία που τα καλύπτουν. Εξισώστε τα αρχεία PDF μετά την επεξεργασία. Επαληθεύστε το αποτέλεσμα πριν την κατάθεση. Αφαιρέστε τα μεταδεδομένα από κάθε έγγραφο.
Τι Απαιτεί η Σωστή Εκκαθάριση
Αυτές είναι οι τεχνικές απαιτήσεις.
Διαγραφή δεδομένων. Οι λέξεις πρέπει να αφαιρεθούν από το αρχείο. Ένα έγχρωμο κουτί πάνω από τις λέξεις δεν αρκεί.
Αφαίρεση μεταδεδομένων. Οι ιδιότητες εγγράφου μπορούν να αποκαλύψουν το αρχικό περιεχόμενο. Το όνομα συγγραφέα, χρονικές σφραγίδες και ιστορικό αναθεωρήσεων πρέπει να εκκαθαριστούν.
Εξίσωση στρώματος. Αυτό αποτρέπει κάποιον από το να σηκώσει το μαύρο κουτί από το απόσπασμα.
Αρχείο ελέγχου. Καταγράφει τι αφαιρέθηκε και πότε. Απαραίτητο για το αρχείο προνομίου. Τα δικαστήρια μπορεί να ζητήσουν αυτό το αρχείο.
Η διαδικασία έχει πέντε βήματα. Ελέγξτε όλο το περιεχόμενο που πρέπει να αφαιρεθεί. Χρησιμοποιήστε εργαλείο που διαγράφει τα δεδομένα. Επαληθεύστε ότι το απόσπασμα απουσιάζει από το αποθηκευμένο αρχείο. Τεκμηριώστε τι αφαιρέθηκε και γιατί. Στη συνέχεια εξαγάγετε το καθαρό αντίγραφο. Μην αντικαθιστάτε το πρωτότυπο.
Το Δίλημμα της Ηλεκτρονικής Ανακάλυψης
Η ηλεκτρονική ανακάλυψη (e-discovery) προσθέτει μια πολυπλοκότητα. Πρέπει να παράγετε έγγραφα. Αλλά τα δικαστήρια μπορεί αργότερα να απαιτήσουν παραγωγή του πρωτοτύπου χωρίς κάλυψη. Η μόνιμη αφαίρεση δημιουργεί πραγματικό δίλημμα.
Ένας δικαστής μπορεί να απαιτήσει παραγωγή της αρχικής έκδοσης. Ένας πελάτης μπορεί να χρειαστεί πρόσβαση στο πηγαίο έγγραφο. Ένας ελεγκτής μπορεί να ζητήσει πλήρη αρχεία. Μια έφεση μπορεί να απαιτήσει τα αρχικά στοιχεία.
Η αντιστρέψιμη κρυπτογράφηση λύνει αυτό. Αντί να διαγράψετε ένα απόσπασμα, το αντικαθιστάτε με token. Το κλειδί παραμένει στο γραφείο σας. Το αρχείο διανέμεται καθαρό. Αν το δικαστήριο διατάξει αποκάλυψη, αποκρυπτογραφείτε με το κλειδί και παράγετε το πρωτότυπο.
Πώς λειτουργεί: Αντιστρέψιμη Κρυπτογράφηση για Νομική Ανακάλυψη.
Σχετική ανάγνωση: Κόστος Απόκρυψης μέσω Word Add-in σε Δικηγορικά Γραφεία.
Επόμενα Βήματα για Δικηγορικά Γραφεία
Η δικαιολογία της «τεχνικής αδυναμίας» δεν λειτουργεί πλέον. Τα δικαστήρια γνωρίζουν περισσότερα για αυτές τις αποτυχίες από πριν. Οι κυρώσεις είναι πλέον πιο συνηθισμένες. Το πρότυπο για τους δικηγόρους είναι σαφές.
Τρεις άμεσες ενέργειες:
- Σταματήστε την επισήμανση για οποιαδήποτε κατάθεση ή παραγωγή.
- Προσθέστε έλεγχο αντιγραφής-επικόλλησης. Επικολλήστε το αποτέλεσμα σε απλό επεξεργαστή κειμένου. Επιβεβαιώστε ότι το απόσπασμα απουσιάζει.
- Αφαιρέστε τα μεταδεδομένα πριν από κάθε παραγωγή.
Το Office Add-in του anonym.legal χειρίζεται και τα τρία μέσα στο Microsoft Word. Αφαιρεί δεδομένα, εξισώνει το αποτέλεσμα και αφαιρεί μεταδεδομένα. Ένα πλήρες αρχείο ελέγχου υποστηρίζει το αρχείο προνομίου.
Πλήρης περίπτωση χρήσης: Νομικές Περιπτώσεις Χρήσης.