ハイライトからPDFへの罠
毎週、弁護士は同じ間違いを犯します。テキストを黒くハイライトし、PDFに変換して完了と見なします。そのコンテンツは隠されていません。誰でもそれを選択し、コピーし、数秒で読むことができます。これは日常的に起こります。このエラーには実際の結果が伴います。
裁判所は気づいています。連邦裁判官は満足していません。
ハイライトが実際に行うこと
ハイライトは単語の上に色のある層を配置します。その下のものを何も削除しません。元のデータはファイル内に完全に残ります。検索可能、コピー可能、誰でもアクセス可能です。
真の文書スクラビングは異なります。ファイルから基礎となるデータを完全に削除します。視覚的なバーとデータの削除は2つの異なるステップです。ほとんどの弁護士は最初のステップしか行いません。
裁判所がエラーを発見
「技術的な弱点」に関する警告
連邦裁判官は最近、弁護士に制裁を受けるべき理由がないことを説明するよう求めました。提出書類は**墨消しプロセスに「技術的な弱点」**がありました。弁護士はWordのハイライトツールを使用していました。相手方の弁護士はカバーされたパッセージを選択してコピーしました。
メタデータの漏洩
ある弁護士が、名前と日付が黒く塗りつぶされているように見えるファイルを作成しました。それらと同じ詳細がドキュメントのプロパティで読み取れました。メタデータは削除されていませんでした。ファイルから何も削除されていませんでした。
大規模なリコール
法律事務員が、黒いハイライトの下からパッセージをコピーできることを発見しました。法律事務所はすでにそのフォーマットで何千ものファイルを送っていました。すべてのドキュメントをリコールして再作成する必要がありました。コストと恥ずかしさは相当なものでした。
連邦裁判所のガイダンス
連邦司法は明確に述べています：
「ワープロやPDF編集プログラムを使用してテキストに黒い線を引くだけでは、安全な墨消しにはなりません。基礎となるテキストは依然として検索、コピー、アクセスされる可能性があります。」
公式ガイダンスには4つの要件があります。データを覆うのではなく削除するツールを使用すること。処理後にPDFファイルをフラット化すること。提出前に出力を確認すること。すべてのドキュメントからメタデータを削除すること。
適切なスクラビングに必要なもの
以下が技術的な要件です。
データの削除。 単語はファイルから削除する必要があります。単語の上に色のある箱があるだけでは不十分です。
メタデータの削除。 ドキュメントのプロパティによって元のコンテンツが露出する可能性があります。著者名、タイムスタンプ、改訂履歴はすべてクリーンアップする必要があります。
レイヤーのフラット化。 これにより、誰かがパッセージから黒い箱を持ち上げるのを防ぎます。
監査証跡。 何が削除されたか、いつ削除されたかを記録します。特権ログに不可欠です。裁判所はこの記録を要求する場合があります。
プロセスには5つのステップがあります。削除が必要なすべてのコンテンツをレビューします。データを削除するツールを使用します。保存されたファイルからパッセージが消えたことを確認します。削除されたものとその理由を文書化します。次にクリーンなコピーをエクスポートします。元のファイルを上書きしないでください。
ディスカバリーのジレンマ
電子ディスカバリーは複雑さを加えます。文書を提出する必要があります。しかし裁判所は後で、カバーなしの元の提出を命じることができます。永続的な削除は実際の問題を生み出します。
裁判官が元のバージョンの提出を命じる場合があります。クライアントはソース文書へのアクセスが必要な場合があります。監査人が完全な記録を要求する場合があります。控訴で元の証拠が必要になる場合があります。
可逆暗号化がこれを解決します。パッセージを削除する代わりに、トークンに置き換えます。キーは法律事務所に残ります。ファイルはクリーンな状態で送付されます。裁判所が開示を命じた場合、キーで復号化して元のものを提出します。
仕組み：Reversible Encryption for Legal Discovery。
関連情報：Word Add-in Redaction Costs at Law Firms。
法律事務所の次のステップ
「技術的な弱点」という言い訳はもう通用しません。裁判所は以前よりもこれらの失敗について認識しています。制裁はより一般的になっています。弁護士の基準は明確です。
3つの即時アクション：
- ハイライトの使用をやめてください（提出や制作のため）。
- コピー＆ペーストの確認を追加してください。 出力をプレーンテキストエディターに貼り付けます。パッセージが存在しないことを確認します。
- すべての制作実行前にメタデータを削除してください。
anonym.legalのOfficeアドインは、Microsoft Word内でこれら3つのステップをすべて処理します。データを削除し、出力をフラット化し、メタデータをクリーンアップします。完全な監査証跡が特権ログをサポートします。
完全なユースケース：Legal Use Cases。