Экономика ручного редактирования документов
Редактирование документов в юридической практике занимает неудобное положение: это обязательное требование для соблюдения норм, последствия неверного выполнения могут быть серьезными, и это чрезвычайно дорого, когда выполняется вручную в больших объемах.
Расходы являются структурными. Редактирование требует человеческой проверки и суждения — чтение каждого документа, определение того, что необходимо защитить, применение редактирования и проверка того, что результат не содержит непреднамеренного раскрытия. Для производств документов, включающих тысячи файлов, этот процесс требует времени адвокатов или паралегалов по ставкам, отражающим затраты на рабочую силу на юридическом рынке.
Время адвокатов в Соединенных Штатах составляет 200–400 долларов в час за задачи, связанные с проверкой и редактированием документов. Ставка варьируется в зависимости от рынка, размера фирмы и уровня квалификации проверяющего, но 200–400 долларов определяет типичный диапазон для тщательной, методичной работы, которую требует редактирование.
Исследование RAND: количественная оценка затрат на производство
Корпорация RAND провела обширные исследования экономики электронного раскрытия, включая затраты на труд при проверке и производстве документов. Результаты RAND устанавливают эталон для затрат на ручное редактирование в больших объемах:
Производство 10,000 документов по ставкам адвокатов 200–400 долларов в час генерирует затраты на редактирование в размере 26,000–80,000 долларов.
Диапазон отражает вариации в сложности документов, ставке адвоката и доле документов, которые требуют существенного редактирования по сравнению с проверкой и пропуском. На низком уровне (26,000 долларов) документы относительно простые, а проверка эффективна. На высоком уровне (80,000 долларов) документы сложные, решения по редактированию требуют тщательного анализа, и проверяющий тратит больше времени на каждый документ.
Для юридических фирм, которые регулярно занимаются крупномасштабными коммерческими спорами, государственными расследованиями или регуляторными процессами, производства из 10,000 документов не являются исключением. Многосторонние коммерческие споры, проверки слияний и коллективные иски по трудовым вопросам регулярно включают производства такого масштаба или больше. Диапазон 26,000–80,000 долларов не является худшим сценарием — это ожидаемый диапазон затрат для производства типичного масштаба.
Как юридические фирмы в настоящее время обрабатывают высокие объемы редактирования
Стандартный подход к крупномасштабной проверке документов сочетает несколько уровней человеческой проверки.
Первичный обзор определяет, какие документы отвечают на запрос о производстве и какие являются привилегированными или конфиденциальными. Этот обзор определяет вселенную документов, которые требуют рассмотрения редактирования.
Обзор редактирования обрабатывает документы, идентифицированные как ответственные и потенциально содержащие чувствительную информацию. Проверяющие читают каждый документ, применяют редактирование к привилегированному содержимому и проверяют, что редактирование завершено и точно.
Контроль качества проверяет отредактированный результат на точность — проверяя, что привилегированное содержимое полностью редактировано и что никакое ответное содержимое не было неправомерно удержано.
Каждый этап требует времени адвоката или паралегала. Для производства из 10,000 документов общее количество часов на всех этапах может растянуться на дни непрерывной проверки, проводимой специализированными командами. В крупных юридических фирмах с высокими ставками, время старшего адвоката, задействованного в надзоре за редактированием, дополнительно увеличивает затраты.
Ручной процесс также медленный. Для судебных разбирательств с сроками производства документов время, необходимое для крупномасштабного ручного редактирования, может сжать другие подготовительные действия или потребовать переработки от команд проверки.
Bloomberg Law: измерение сокращения времени
Исследование Bloomberg Law 2024 по принятию юридических технологий измерило влияние автоматизированных инструментов редактирования на рабочие процессы проверки документов.
Результат: автоматизация сокращает время редактирования с 2–3 дней до 4–6 часов для сопоставимых объемов документов.
Сокращение отражает то, что автоматизация эффективно обрабатывает: механическое применение обнаружения и редактирования по документам, как только параметры установлены. Настройка конфигурации редактирования — определение, какие типы сущностей редактировать, какие категории привилегий применяются, какие шаблоны документов требуют обработки — является задачей человеческого суждения. Применение этих параметров последовательно к тысячам документов не является таковой.
Окно 4–6 часов представляет собой время, необходимое для настройки автоматизации, обработки набора документов и проведения контроля качества результата. Базовая линия 2–3 дня представляет собой тот же процесс, полностью выполненный через человеческую проверку.
Для юридической фирмы, обрабатывающей производство с 48-часовым сроком, разница между 2–3 днями и 4–6 часами — это разница между соблюдением срока и запросом на продление. Для фирмы, выставляющей счет клиенту за работу по производству, сокращение времени напрямую переводится в снижение затрат — что важно для отношений с клиентами и конкурентоспособности в ценочувствительных вопросах.
Преимущество среды Word
Проверка документов в юридической практике происходит в основном в Microsoft Word. Контракты, переписка, процессуальные документы, стенограммы допросов и большинство документов, которые появляются в производстве раскрытия, создаются и редактируются в Word. Рабочий процесс проверки — чтение документов, отслеживание изменений, применение редактирования — происходит в интерфейсе Word.
Надстройка Office, которая интегрирует возможности редактирования непосредственно в Word, устраняет трение рабочего процесса, связанное с экспортом в отдельный инструмент редактирования, обработкой документа и возвратом результата в среду проверки. Адвокат проверяет документ в Word, применяет или проверяет редактирование в Word и производит отредактированный результат из Word — без переключений контекста на отдельные приложения.
Эта интеграция важна для принятия. Инструменты юридических технологий, которые требуют от адвокатов изучения новых интерфейсов и изменения устоявшихся рабочих процессов, сталкиваются с сопротивлением, независимо от их возможностей. Интеграция надстройки означает, что возможность редактирования появляется в инструменте, который адвокаты уже используют каждый день, снижая необходимое поведение для получения выгоды от эффективности.
Интеграция также сохраняет целостность документа. Конвертация между форматами — Word в PDF в инструмент редактирования и обратно — вводит несоответствия в форматировании, осложнения с метаданными и проблемы с контролем версий. Работа в Word на протяжении всего процесса редактирования избегает этих артефактов конверсии.
Расчет ROI
Снижение затрат от автоматизации напрямую следует из результатов времени Bloomberg Law.
При смешанной ставке адвоката 300 долларов в час для производства 10,000 документов:
- Ручной процесс (2–3 дня, при условии 8-часовых рабочих дней): 16–24 часа, умноженные на 300 долларов, составляют 4,800–7,200 долларов прямого времени адвокатов, до учета надзора и контроля качества
- Автоматизированный процесс (4–6 часов): 4–6 часов, умноженные на 300 долларов, составляют 1,200–1,800 долларов прямого времени адвокатов, в основном на настройку и контроль качества
Стоимость за документ существенно снижается. Более важно, сокращение времени освобождает адвокатские ресурсы для более ценной работы — юридического анализа, разработки стратегии и общения с клиентами, которые не могут быть автоматизированы и где время адвоката используется наиболее продуктивно.
Для клиентов экономический аргумент является убедительным: соблюдение тех же требований к производству, достигнутое за 4–6 часов вместо 2–3 дней, за небольшую долю стоимости. Для юридических фирм аргумент эффективности также является убедительным: больше возможностей, более низкие затраты на производство и сниженный риск сроков для того же объема дел.
Диапазон затрат RAND (26,000–80,000 долларов за производство 10,000 документов) устанавливает базовый уровень, который автоматизация сжимает. Результат Bloomberg Law устанавливает, насколько сильно он сжимается. Оба показателя указывают на один и тот же вывод: на уровне современного электронного раскрытия ручное редактирование является экономической нагрузкой, которую автоматизированные инструменты предназначены для устранения.
Источники: