Ekonomia ręcznej redakcji dokumentów
Redakcja dokumentów w praktyce prawnej zajmuje niewygodną pozycję: jest obowiązkowa dla zgodności, ma konsekwencje, jeśli zostanie wykonana niepoprawnie, i jest niezwykle kosztowna, gdy jest wykonywana ręcznie na dużą skalę.
Koszt jest strukturalny. Redakcja wymaga ludzkiego przeglądu i osądu — przeczytania każdego dokumentu, zidentyfikowania, co należy chronić, zastosowania redakcji i weryfikacji, że wynik nie zawiera przypadkowego ujawnienia. W przypadku produkcji dokumentów obejmujących tysiące plików, ten proces wymaga czasu prawników lub asystentów prawnych w stawkach odzwierciedlających koszty pracy na rynku prawnym.
Czas pracy prawników w Stanach Zjednoczonych wynosi 200 do 400 dolarów za godzinę za zadania związane z przeglądem i redakcją dokumentów. Stawka różni się w zależności od rynku, wielkości firmy i stopnia zaawansowania recenzenta, ale 200–400 dolarów definiuje typowy zakres dla starannej, metodycznej pracy, jakiej wymaga redakcja.
Badanie RAND: Kwantyfikacja kosztów produkcji
Korporacja RAND przeprowadziła szerokie badania nad ekonomią e-odkrywania, w tym kosztami pracy związanymi z przeglądem i produkcją dokumentów. Ustalenia RAND ustanawiają punkt odniesienia dla kosztów ręcznej redakcji na dużą skalę:
Produkcja 10 000 dokumentów przy stawkach rozliczeniowych prawników wynoszących 200–400 dolarów za godzinę generuje koszty redakcji w wysokości 26 000 do 80 000 dolarów.
Zakres ten odzwierciedla różnice w złożoności dokumentów, stawce rozliczeniowej prawników oraz proporcji dokumentów, które wymagają istotnej redakcji w porównaniu do przeglądania i przepuszczania. Na niskim końcu (26 000 dolarów) dokumenty są stosunkowo proste, a przegląd jest efektywny. Na wysokim końcu (80 000 dolarów) dokumenty są złożone, decyzje dotyczące redakcji wymagają starannej analizy, a recenzent spędza więcej czasu na każdym dokumencie.
Dla kancelarii prawnych, które regularnie zajmują się dużymi sprawami handlowymi, dochodzeniami rządowymi lub postępowaniami regulacyjnymi, produkcje 10 000 dokumentów nie są wyjątkiem. Spory handlowe z wieloma stronami, przeglądy fuzji i pozwy zbiorowe dotyczące zatrudnienia rutynowo obejmują produkcje tej skali lub większe. Zakres 26 000–80 000 dolarów nie jest szacowaniem w najgorszym przypadku — to oczekiwany zakres kosztów dla produkcji typowej skali.
Jak kancelarie prawne obecnie radzą sobie z redakcją o dużej objętości
Standardowe podejście do przeglądu dokumentów na dużą skalę łączy wiele warstw ludzkiego przeglądu.
Pierwszy przegląd identyfikuje, które dokumenty odpowiadają na prośbę o produkcję, a które są objęte tajemnicą lub poufne. Ten przegląd określa zbiór dokumentów, które wymagają rozważenia redakcji.
Przegląd redakcji przetwarza dokumenty zidentyfikowane jako odpowiadające i potencjalnie zawierające wrażliwe informacje. Recenzenci czytają każdy dokument, stosują redakcje do treści objętej tajemnicą i weryfikują, że redakcje są kompletne i dokładne.
Przegląd kontroli jakości próbuje redagowanego wyniku, aby zweryfikować dokładność — sprawdzając, czy treść objęta tajemnicą jest w pełni zredagowana i że żadne treści odpowiadające nie zostały niewłaściwie wstrzymane.
Każdy przegląd wymaga czasu prawników lub asystentów prawnych. W przypadku produkcji 10 000 dokumentów, łączny czas pracy we wszystkich przeglądach może rozciągać się na dni ciągłej aktywności przeglądowej przez dedykowane zespoły przeglądowe. W dużych kancelariach prawnych z wysokimi stawkami rozliczeniowymi, czas senior prawników zaangażowanych w nadzór nad redakcją dodatkowo zwiększa koszty.
Ręczny proces jest również wolny. W przypadku postępowań sądowych z terminami produkcji dokumentów, czas wymagany na dużą ręczną redakcję może skompresować inne działania przygotowawcze lub wymagać nadgodzin od zespołów przeglądowych.
Bloomberg Law: Mierzenie redukcji czasu
Badania Bloomberg Law z 2024 roku dotyczące przyjęcia technologii prawnej zmierzyły wpływ czasu automatycznych narzędzi redakcyjnych na przepływy pracy przeglądu dokumentów.
Ustalenie: automatyzacja skraca czas redakcji z 2–3 dni do 4–6 godzin dla porównywalnych objętości dokumentów.
Redukcja odzwierciedla to, co automatyzacja skutecznie obsługuje: mechaniczne zastosowanie wykrywania i redakcji w dokumentach, gdy parametry są ustalone. Ustalenie konfiguracji redakcji — zdefiniowanie, jakie typy podmiotów należy redagować, jakie kategorie przywilejów mają zastosowanie, jakie wzorce dokumentów wymagają traktowania — jest zadaniem wymagającym osądu ludzkiego. Stosowanie tych parametrów konsekwentnie w tysiącach dokumentów już nie.
Okno 4–6 godzin reprezentuje czas potrzebny na skonfigurowanie automatyzacji, przetworzenie zestawu dokumentów i przeprowadzenie przeglądu jakości wyniku. Podstawowy czas 2–3 dni reprezentuje ten sam proces przeprowadzony całkowicie przez przegląd ludzki.
Dla kancelarii prawnej zajmującej się produkcją z terminem 48 godzin, różnica między 2–3 dniami a 4–6 godzinami to różnica między dotrzymaniem terminu a prośbą o przedłużenie. Dla kancelarii obciążającej klienta za pracę nad produkcją, redukcja czasu przekłada się bezpośrednio na obniżone koszty — co ma znaczenie dla relacji z klientami i konkurencyjnego pozycjonowania w sprawach wrażliwych na cenę.
Przewaga środowiska Word
Przegląd dokumentów w praktyce prawnej odbywa się głównie w Microsoft Word. Umowy, korespondencja, pisma procesowe, transkrypty zeznań oraz większość dokumentów, które pojawiają się w produkcjach odkrycia, są tworzone i edytowane w Wordzie. Przepływ pracy przeglądowej — czytanie dokumentów, śledzenie zmian, stosowanie redakcji — odbywa się w interfejsie Worda.
Dodatek Office, który integruje funkcję redakcji bezpośrednio w Wordzie, eliminuje tarcia w przepływie pracy związane z eksportowaniem do osobnego narzędzia redakcyjnego, przetwarzaniem dokumentu i zwracaniem wyniku do środowiska przeglądowego. Prawnik przegląda dokument w Wordzie, stosuje lub weryfikuje redakcje w Wordzie i produkuje zredagowany wynik z Worda — bez przełączania kontekstu na oddzielne aplikacje.
Ta integracja ma znaczenie dla przyjęcia. Narzędzia technologii prawnej, które wymagają od prawników nauki nowych interfejsów i zmiany ustalonych przepływów pracy, napotykają opór niezależnie od swoich możliwości. Integracja dodatku oznacza, że funkcja redakcji pojawia się w narzędziu, którego prawnicy już używają na co dzień, co zmniejsza wymaganą zmianę zachowań, aby uzyskać korzyści z efektywności.
Integracja zachowuje również wierność dokumentu. Konwersja między formatami — Word do PDF do narzędzia redakcyjnego i z powrotem — wprowadza niespójności w formatowaniu, komplikacje z metadanymi i problemy z kontrolą wersji. Pracując w Wordzie przez cały proces redakcji, unika się tych artefaktów konwersji.
Obliczenia ROI
Redukcja kosztów wynikająca z automatyzacji wynika bezpośrednio z ustaleń czasowych Bloomberg Law.
Przy zblendowanej stawce prawników wynoszącej 300 dolarów za godzinę dla produkcji 10 000 dokumentów:
- Proces ręczny (2–3 dni, zakładając 8-godzinne dni robocze): 16–24 godziny pomnożone przez 300 dolarów daje 4 800–7 200 dolarów w bezpośrednim czasie pracy prawników, przed nadzorem i kosztami kontroli jakości
- Proces zautomatyzowany (4–6 godzin): 4–6 godzin pomnożone przez 300 dolarów daje 1 200–1 800 dolarów w bezpośrednim czasie pracy prawników, głównie na konfigurację i kontrolę jakości
Koszt na dokument znacznie się obniża. Co ważniejsze, redukcja czasu uwalnia kapacity prawników do pracy o wyższej wartości — analizy prawnej, opracowywania strategii i komunikacji z klientami, które nie mogą być zautomatyzowane i gdzie czas prawników jest najbardziej produktywnie wykorzystywany.
Dla klientów argument ekonomiczny jest przekonujący: ta sama zgodność produkcji osiągnięta w 4–6 godzin zamiast 2–3 dni, za ułamek kosztów. Dla kancelarii prawnych argument efektywności jest równie przekonujący: więcej kapacity, niższe koszty produkcji i zmniejszone ryzyko terminu dla tej samej objętości spraw.
Zakres kosztów RAND (26 000–80 000 dolarów za produkcję 10 000 dokumentów) ustanawia punkt odniesienia, który automatyzacja kompresuje. Ustalenie Bloomberg Law określa, jak bardzo to kompresuje. Obie liczby wskazują na ten sam wniosek: na skalę nowoczesnego e-odkrywania, ręczna redakcja jest ekonomiczną odpowiedzialnością, którą zaprojektowano, aby wyeliminować narzędzia automatyczne.
Źródła: