Економіка ручного редагування документів
Редагування документів у юридичній практиці займає незручну позицію: воно є обов'язковим для дотримання вимог, суттєвим за наслідками у разі помилки і надзвичайно дорогим при ручному виконанні у великих масштабах.
Витрати мають структурний характер. Редагування потребує людського перегляду й оцінки — читання кожного документа, визначення того, що необхідно захистити, застосування редагувань і перевірки результату на відсутність ненавмисного розкриття. Для документальних продукцій, що охоплюють тисячі файлів, цей процес вимагає часу адвоката або помічника юриста за ставками, що відображають вартість праці на юридичному ринку.
Гонорари адвокатів у Сполучених Штатах становлять від $200 до $400 за годину для завдань, пов'язаних з рецензуванням і редагуванням документів. Ставки варіюються залежно від ринку, розміру фірми та кваліфікації рецензента, але $200–$400 визначають типовий діапазон для ретельної та методичної роботи, яку вимагає редагування.
Дослідження RAND: кількісна оцінка вартості продукції
Корпорація RAND провела масштабні дослідження економіки e-discovery, включно з витратами праці на рецензування документів і продукцію. Висновки RAND встановлюють базовий орієнтир для витрат на ручне редагування у великих масштабах:
Продукція з 10 000 документів за гоноварними ставками адвокатів $200–$400 за годину генерує витрати на редагування від $26 000 до $80 000.
Діапазон відображає варіації у складності документів, ставці гонорару адвоката та частці документів, що потребують суттєвого редагування порівняно з простим переглядом і пропуском. За нижньою межею ($26 000) документи відносно прості, а рецензування ефективне. За верхньою межею ($80 000) документи складні, рішення про редагування вимагають ретельного аналізу, а рецензент витрачає більше часу на кожен документ.
Для юридичних фірм, що регулярно ведуть масштабні комерційні судові справи, урядові розслідування або регуляторні провадження, продукції з 10 000 документів не є виключенням. Комерційні спори між кількома сторонами, перевірки злиттів і групові позови у сфері трудових відносин рутинно передбачають продукції такого масштабу або більші. Діапазон $26 000–$80 000 — це не оцінка найгіршого сценарію, а очікуваний діапазон витрат для продукції типового масштабу.
Як юридичні фірми зараз справляються з редагуванням великих обсягів
Стандартний підхід до масштабного рецензування документів поєднує кілька рівнів людського перегляду.
Первинний перегляд визначає, які документи є відповідними щодо запиту про продукцію, а які — привілейованими або конфіденційними. Цей перегляд визначає сукупність документів, що потребують розгляду на предмет редагування.
Перегляд з метою редагування обробляє документи, визнані відповідними і такими, що потенційно містять конфіденційну інформацію. Рецензенти читають кожен документ, застосовують редагування до привілейованого вмісту та перевіряють повноту й точність редагувань.
Перегляд якості вибірково перевіряє відредаговані матеріали для підтвердження точності — перевіряє, що привілейований вміст повністю відредагований і що жоден відповідний вміст не приховано неналежним чином.
Кожен рівень вимагає часу адвоката або помічника юриста. Для продукції з 10 000 документів сумарна кількість годин на всіх рівнях може розтягнутися на кілька днів безперервної роботи виділених команд рецензування. У великих юридичних фірмах із високими ставками гонорарів час старших адвокатів, залучених до нагляду за редагуванням, додатково збільшує витрати.
Ручний процес є також повільним. Для судових справ із дедлайнами продукції час, необхідний для масштабного ручного редагування, може стискати інші підготовчі заходи або вимагати понаднормової роботи від команд рецензування.
Bloomberg Law: вимірювання скорочення часу
Дослідження Bloomberg Law 2024 року щодо впровадження юридичних технологій виміряло вплив автоматизованих інструментів редагування на часові показники робочих процесів рецензування документів.
Висновок: автоматизація скорочує час редагування з 2–3 днів до 4–6 годин для порівнянних обсягів документів.
Скорочення відображає те, з чим автоматизація справляється ефективно: механічне застосування виявлення та редагування до документів після встановлення параметрів. Налаштування конфігурації редагування — визначення типів сутностей для редагування, застосовних категорій привілею, шаблонів документів, що потребують обробки — є завданням людського судження. Послідовне застосування цих параметрів до тисяч документів — ні.
Вікно 4–6 годин відображає час, необхідний для налаштування автоматизації, обробки набору документів і проведення перевірки якості результату. Базовий показник 2–3 дні відображає той самий процес, що виконується повністю людьми-рецензентами.
Для юридичної фірми, що веде продукцію з дедлайном 48 годин, різниця між 2–3 днями та 4–6 годинами — це різниця між дотриманням дедлайну та поданням клопотання про продовження. Для фірми, що виставляє клієнту рахунок за продукційну роботу, скорочення часу безпосередньо зменшує витрати — що важливо для відносин з клієнтами та конкурентного позиціонування у чутливих до ціни справах.
Перевага середовища Word
Рецензування документів у юридичній практиці відбувається переважно в Microsoft Word. Контракти, листування, позовні заяви, протоколи допитів і більшість документів, що з'являються в продукціях у рамках e-discovery, створюються та редагуються в Word. Робочий процес — читання документів, відстеження змін, застосування редагувань — відбувається в інтерфейсі Word.
Надбудова Office, що інтегрує можливості редагування безпосередньо в Word, усуває тертя від необхідності експортувати документ до окремого інструменту редагування, обробляти його та повертати результат до середовища рецензування. Адвокат переглядає документ у Word, застосовує або перевіряє редагування в Word і формує відредагований результат із Word — без перемикання контексту на окремі програми.
Ця інтеграція важлива для впровадження. Юридично-технологічні інструменти, що вимагають від адвокатів вивчення нових інтерфейсів і зміни усталених робочих процесів, стикаються з опором незалежно від своїх можливостей. Інтеграція у вигляді надбудови означає, що можливість редагування з'являється в інструменті, яким адвокати вже користуються щодня, зменшуючи необхідні поведінкові зміни для отримання переваг у ефективності.
Інтеграція також зберігає точність документів. Конвертація між форматами — Word у PDF, у інструмент редагування і назад — вносить невідповідності форматування, ускладнення метаданих і проблеми з контролем версій. Робота в Word протягом усього процесу редагування дозволяє уникнути цих артефактів конвертації.
Розрахунок ROI
Скорочення витрат від автоматизації безпосередньо випливає з висновків Bloomberg Law щодо часу.
За змішаною ставкою адвоката $300 за годину для продукції з 10 000 документів:
- Ручний процес (2–3 дні, з урахуванням 8-годинних робочих днів): 16–24 год × $300 = $4 800–$7 200 прямих витрат на час адвоката, без урахування накладних витрат на нагляд і контроль якості
- Автоматизований процес (4–6 годин): 4–6 год × $300 = $1 200–$1 800 прямих витрат на час адвоката, переважно на налаштування та контроль якості
Витрати на один документ суттєво знижуються. Що ще важливіше, скорочення часу вивільняє потужності адвокатів для більш цінної роботи — правового аналізу, розробки стратегії та комунікації з клієнтами, яку неможливо автоматизувати і де час адвоката використовується найпродуктивніше.
Для клієнтів економічний аргумент є переконливим: та сама відповідність вимогам продукції, досягнута за 4–6 годин замість 2–3 днів, за частину вартості. Для юридичних фірм аргумент ефективності є не менш переконливим: більша потужність, менші виробничі витрати та знижений ризик дедлайнів для того ж обсягу справ.
Діапазон витрат RAND ($26 000–$80 000 на продукцію з 10 000 документів) встановлює базовий рівень, який автоматизація стискає. Висновок Bloomberg Law встановлює, наскільки сильно вона його стискає. Обидві цифри вказують на один висновок: у масштабі сучасного e-discovery ручне редагування є економічним зобов'язанням, яке автоматизовані інструменти покликані усунути.
Джерела: