เศรษฐศาสตร์ของการปิดทับเอกสารด้วยตนเอง
การปิดทับเอกสารในการปฏิบัติทางกฎหมายอยู่ในตำแหน่งที่ไม่สบาย: เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ มีผลกระทบหากทำผิด และมีค่าใช้จ่ายสูงมากเมื่อทำด้วยตนเองในระดับขนาดใหญ่
ค่าใช้จ่ายเป็นเชิงโครงสร้าง การปิดทับต้องการการตรวจสอบและวิจารณญาณของมนุษย์ ซึ่งได้แก่ การอ่านเอกสารแต่ละฉบับ การระบุสิ่งที่ต้องการการปกป้อง การปิดทับ และการตรวจสอบว่าผลลัพธ์ไม่มีการเปิดเผยโดยไม่ตั้งใจ สำหรับการผลิตเอกสารที่เกี่ยวข้องกับไฟล์นับพัน กระบวนการนี้ต้องใช้เวลาของทนายความหรือผู้ช่วยกฎหมายที่อัตราที่สะท้อนต้นทุนแรงงานตลาดกฎหมาย
เวลาทนายความในสหรัฐอเมริกาอยู่ที่ 200 ถึง 400 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง สำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบและปิดทับเอกสาร อัตราแตกต่างกันตามตลาด ขนาดสำนักงาน และความอาวุโสของผู้ตรวจสอบ แต่ 200–400 ดอลลาร์กำหนดช่วงทั่วไปสำหรับงานที่รอบคอบและมีระเบียบที่การปิดทับต้องการ
การศึกษา RAND: การวัดค่าใช้จ่ายการผลิต
บริษัท RAND ได้ทำการวิจัยอย่างละเอียดเกี่ยวกับเศรษฐศาสตร์ e-discovery รวมถึงต้นทุนแรงงานของการตรวจสอบและผลิตเอกสาร ผลการวิจัย RAND กำหนดเกณฑ์มาตรฐานสำหรับต้นทุนการปิดทับด้วยตนเองในระดับขนาดใหญ่:
การผลิตเอกสาร 10,000 ฉบับ ที่อัตราการเรียกเก็บเงินของทนายความ 200–400 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง สร้างต้นทุนการปิดทับ 26,000 ถึง 80,000 ดอลลาร์
ช่วงนี้สะท้อนถึงความหลากหลายในความซับซ้อนของเอกสาร อัตราการเรียกเก็บเงินของทนายความ และสัดส่วนของเอกสารที่ต้องการการปิดทับเนื้อหาเทียบกับการตรวจสอบและส่งผ่าน ที่ด้านล่าง (26,000 ดอลลาร์) เอกสารค่อนข้างตรงไปตรงมาและการตรวจสอบมีประสิทธิภาพ ที่ด้านบน (80,000 ดอลลาร์) เอกสารซับซ้อน การตัดสินใจปิดทับต้องการการวิเคราะห์อย่างรอบคอบ และผู้ตรวจสอบใช้เวลาต่อเอกสารมากขึ้น
สำหรับสำนักงานกฎหมายที่จัดการคดีความเชิงพาณิชย์ขนาดใหญ่ การสืบสวนของรัฐบาล หรือการดำเนินการด้านกฎระเบียบเป็นประจำ การผลิตเอกสาร 10,000 ฉบับไม่ใช่กรณีผิดปกติ ข้อพิพาทเชิงพาณิชย์หลายฝ่าย การตรวจสอบการควบรวม และคดีความกลุ่มด้านการจ้างงานมักเกี่ยวข้องกับการผลิตในระดับนี้หรือใหญ่กว่า ช่วง 26,000–80,000 ดอลลาร์ไม่ใช่การประมาณค่าในกรณีเลวร้ายที่สุด แต่เป็นช่วงต้นทุนที่คาดหวังสำหรับการผลิตในระดับทั่วไป
Bloomberg Law: การวัดการลดเวลา
การวิจัยปี 2024 ของ Bloomberg Law เกี่ยวกับการนำเทคโนโลยีทางกฎหมายมาใช้วัดผลกระทบด้านเวลาของเครื่องมือปิดทับอัตโนมัติต่อ workflow การตรวจสอบเอกสาร
ผลการวิจัย: ระบบอัตโนมัติลดเวลาการปิดทับจาก 2–3 วันเหลือ 4–6 ชั่วโมง สำหรับปริมาณเอกสารที่เทียบเคียงกัน
การลดลงสะท้อนถึงสิ่งที่ระบบอัตโนมัติจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ: การใช้การตรวจจับและปิดทับทั่วทั้งเอกสารเชิงกลไกเมื่อกำหนดพารามิเตอร์แล้ว การตั้งค่าการกำหนดค่าการปิดทับ ซึ่งได้แก่ การกำหนดประเภทเอนทิตี้ที่จะปิดทับ หมวดหมู่สิทธิ์ที่ใช้บังคับ รูปแบบเอกสารที่ต้องการการดูแล เป็นงานวิจารณญาณของมนุษย์ การใช้พารามิเตอร์เหล่านั้นอย่างสม่ำเสมอทั่วเอกสารนับพันไม่ใช่
ช่วงเวลา 4–6 ชั่วโมงแสดงถึงเวลาที่ต้องการในการกำหนดค่าระบบอัตโนมัติ ประมวลผลชุดเอกสาร และทำการตรวจสอบคุณภาพผลลัพธ์ เส้นฐาน 2–3 วันแสดงถึงกระบวนการเดียวกันที่ดำเนินการผ่านการตรวจสอบของมนุษย์ทั้งหมด
สำหรับสำนักงานกฎหมายที่จัดการการผลิตที่มีกำหนดเส้นตาย 48 ชั่วโมง ความแตกต่างระหว่าง 2–3 วันและ 4–6 ชั่วโมงคือความแตกต่างระหว่างการตรงกำหนดเส้นตายและการขอขยายเวลา สำหรับสำนักงานที่เรียกเก็บเงินลูกค้าสำหรับงานผลิต การลดเวลาแปลตรงเป็นต้นทุนที่ลดลง ซึ่งสำคัญสำหรับความสัมพันธ์ลูกค้าและการวางตำแหน่งในการแข่งขันในคดีที่ไวต่อราคา
ข้อได้เปรียบของสภาพแวดล้อม Word
การตรวจสอบเอกสารในการปฏิบัติทางกฎหมายเกิดขึ้นเป็นหลักใน Microsoft Word สัญญา จดหมายโต้ตอบ เอกสารคำร้อง บันทึกการให้การ และส่วนใหญ่ของเอกสารที่ปรากฏในการผลิตค้นพยานถูกสร้างและแก้ไขใน Word workflow การตรวจสอบ ซึ่งได้แก่ การอ่านเอกสาร การติดตามการเปลี่ยนแปลง การปิดทับ เกิดขึ้นใน Word interface
Office Add-in ที่รวมความสามารถการปิดทับโดยตรงเข้าใน Word ขจัดแรงเสียดทาน workflow ของการส่งออกไปยังเครื่องมือปิดทับแยกต่างหาก ประมวลผลเอกสาร และส่งคืนผลลัพธ์ไปยังสภาพแวดล้อมการตรวจสอบ ทนายความตรวจสอบเอกสารใน Word ใช้หรือตรวจสอบการปิดทับใน Word และผลิตผลลัพธ์ที่ปิดทับแล้วจาก Word โดยไม่ต้องเปลี่ยนบริบทไปยังแอปพลิเคชันแยก
การผสานรวมนี้มีความสำคัญต่อการนำไปใช้ เครื่องมือเทคโนโลยีทางกฎหมายที่ต้องการให้ทนายความเรียนรู้ interface ใหม่และเปลี่ยน workflow ที่กำหนดไว้เผชิญกับการต่อต้านโดยไม่คำนึงถึงความสามารถ การผสานรวม Add-in หมายความว่าความสามารถการปิดทับปรากฏในเครื่องมือที่ทนายความใช้ทุกวันอยู่แล้ว ลดการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมที่ต้องการในการรับประโยชน์ด้านประสิทธิภาพ
การผสานรวมยังรักษาความถูกต้องของเอกสาร การแปลงระหว่างรูปแบบ ซึ่งได้แก่ Word เป็น PDF เป็นเครื่องมือปิดทับและกลับมา ทำให้เกิดความไม่สอดคล้องของการจัดรูปแบบ ภาวะแทรกซ้อนของ metadata และปัญหาการควบคุมเวอร์ชัน การทำงานใน Word ตลอดกระบวนการปิดทับหลีกเลี่ยงสิ่งประดิษฐ์การแปลงเหล่านี้
การคำนวณ ROI
การลดต้นทุนจากระบบอัตโนมัติเป็นไปตามผลการวิจัยด้านเวลาของ Bloomberg Law โดยตรง
ที่อัตราทนายความผสม 300 ดอลลาร์ต่อชั่วโมงสำหรับการผลิตเอกสาร 10,000 ฉบับ:
- กระบวนการด้วยตนเอง (2–3 วัน สมมติวันทำงาน 8 ชั่วโมง): 16–24 ชั่วโมงคูณ 300 ดอลลาร์เท่ากับ 4,800–7,200 ดอลลาร์ในเวลาทนายความโดยตรง ก่อนค่าใช้จ่ายการกำกับดูแลและการควบคุมคุณภาพ
- กระบวนการอัตโนมัติ (4–6 ชั่วโมง): 4–6 ชั่วโมงคูณ 300 ดอลลาร์เท่ากับ 1,200–1,800 ดอลลาร์ในเวลาทนายความโดยตรง ส่วนใหญ่สำหรับการกำหนดค่าและ QC
ต้นทุนต่อเอกสารลดลงอย่างมาก สำคัญกว่านั้น การลดเวลาปลดปล่อยความสามารถของทนายความสำหรับงานที่มีมูลค่าสูงกว่า ซึ่งได้แก่ การวิเคราะห์ทางกฎหมาย การพัฒนากลยุทธ์ และการสื่อสารกับลูกค้าที่ไม่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้และที่เวลาของทนายความถูกนำไปใช้อย่างมีประสิทธิผลสูงสุด
สำหรับลูกค้า การโต้แย้งด้านเศรษฐศาสตร์น่าสนใจ: การปฏิบัติตามการผลิตเดียวกันในเวลา 4–6 ชั่วโมงแทนที่จะเป็น 2–3 วัน ในเศษส่วนของต้นทุน สำหรับสำนักงานกฎหมาย การโต้แย้งด้านประสิทธิภาพน่าสนใจเท่าเทียมกัน: ความสามารถมากขึ้น ต้นทุนการผลิตต่ำกว่า และความเสี่ยงกำหนดเส้นตายที่ลดลงสำหรับปริมาณคดีเดียวกัน
ช่วงต้นทุน RAND (26,000–80,000 ดอลลาร์ต่อการผลิตเอกสาร 10,000 ฉบับ) กำหนดเส้นฐานที่ระบบอัตโนมัติบีบอัด ผลการวิจัย Bloomberg Law กำหนดว่าบีบอัดมากแค่ไหน ทั้งสองตัวเลขชี้ไปสู่ข้อสรุปเดียวกัน: ในระดับ e-discovery สมัยใหม่ การปิดทับด้วยตนเองเป็นภาระทางเศรษฐกิจที่เครื่องมืออัตโนมัติออกแบบมาเพื่อขจัด
แหล่งที่มา: