Сметката за редакция от $80 000: Как Word...

Икономиката на ръчното редактиране на документи

Редактирането на документи в правната практика заема неудобна позиция: то е задължително за спазване, последващо, ако се извършва неправилно, и изключително скъпо, когато се извършва ръчно в мащаб.

Разходът е структурен. Редактирането изисква човешки преглед и преценка — четене на всеки документ, идентифициране на това, което трябва да бъде защитено, прилагане на редакции и проверка, че резултатът не съдържа непреднамерено разкриване. За изготвянето на документи, включващи хиляди файлове, този процес изисква време на адвокат или помощник-юрист на цени, които отразяват разходите за труд на законния пазар.

Адвокатското време в Съединените щати струва $200 до $400 на час за задачите, свързани с преглед и редактиране на документи. Ставката варира в зависимост от пазара, размера на фирмата и старшинството на рецензента, но $200–$400 определя типичния диапазон за внимателна, методична работа, която редакцията изисква.

Проучването RAND: Количествено определяне на производствените разходи

Корпорацията RAND е провела задълбочени изследвания върху икономиката на електронното откриване, включително разходите за труд за преглед и производство на документи. Констатациите на RAND установяват еталон за разходите за ръчно редактиране в мащаб:

Производство на 10 000 документа при таксуване на адвокати от $200 до $400 на час генерира разходи за редактиране от $26 000 до $80 000.

Диапазонът отразява вариациите в сложността на документите, таксуването на адвокатите и съотношението на документите, които изискват съществена редакция спрямо преглед и преминаване. В ниския клас ($26 000) документите са сравнително ясни и прегледът е ефективен. В най-високия клас ($80 000) документите са сложни, решенията за редактиране изискват внимателен анализ и рецензентът отделя повече време на документ.

За адвокатски кантори, които редовно се занимават с широкомащабни търговски съдебни спорове, правителствени разследвания или регулаторни процедури, продукцията от 10 000 документа не е извънредно значение. Многостранни търговски спорове, прегледи на сливания и групови искове по наемане на работа обикновено включват продукции от такъв или по-голям мащаб. Диапазонът от $26 000 до $80 000 не е оценка за най-лошия случай — това е очакваният диапазон на разходите за производство в типичен мащаб.

Как адвокатските кантори в момента се справят с редактирането на голям обем

Стандартният подход за преглед на широкомащабни документи съчетава множество нива на преглед от хора.

Прегледът при първо преминаване идентифицира кои документи отговарят на заявката за производство и кои са привилегировани или поверителни. Този преглед определя набора от документи, които изискват редактиране.

Преглед на редакцията обработва документи, идентифицирани като отзивчиви и потенциално съдържащи чувствителна информация. Рецензентите четат всеки документ, прилагат редакции към привилегировано съдържание и проверяват дали редакциите са пълни и точни.

Прегледът на контрола на качеството взема проби от редактирания изход, за да провери точността — проверява дали привилегированото съдържание е напълно редактирано и че няма неправилно задържано съдържание.

Всяко преминаване изисква време за адвокат или помощник-юрист. За продукция от 10 000 документа, комбинираните часове за всички проходи могат да се удължат през дни на непрекъсната дейност по преглед от специализирани екипи за преглед. В големите адвокатски кантори с високи проценти на таксуване, времето на старши адвокат, участващо в надзора на редактирането, увеличава разходите допълнително.

Ръчният процес също е бавен. За съдебни спорове с крайни срокове за производство на документи, времето, необходимо за широкомащабна ръчна редакция, може да намали други подготвителни дейности или да изисква извънреден труд от екипите за преглед.

Закон на Bloomberg: Измерване на съкращаването на времето

Изследването на Bloomberg Law от 2024 г. относно възприемането на правни технологии измерва влиянието на времето на автоматизираните инструменти за редактиране върху работните процеси за преглед на документи.

Констатацията: автоматизацията намалява времето за редактиране от 2–3 дни на 4–6 часа за сравними обеми документи.

Намаляването отразява това, с което автоматизацията се справя ефективно: механичното прилагане на откриване и редактиране в документи, след като параметрите са установени. Настройването на конфигурацията за редактиране – определяне на какви типове обекти да се редактират, какви категории на привилегии се прилагат, какви шаблони на документи изискват обработка – е задача на човешка преценка. Прилагането на тези параметри последователно в хиляди документи не е така.

Прозорецът от 4–6 часа представлява времето, необходимо за конфигуриране на автоматизацията, обработка на комплекта документи и извършване на преглед на качеството на изхода. Базовата линия от 2–3 дни представлява същия процес, проведен изцяло чрез човешки преглед.

За адвокатска кантора, занимаваща се с продукция с краен срок от 48 часа, разликата между 2–3 дни и 4–6 часа е разликата между спазването на крайния срок и искането за удължаване. За фирма, която таксува клиента за производствена работа, намаляването на времето се превръща директно в намалени разходи - което има значение за взаимоотношенията с клиентите и конкурентното позициониране в чувствителни към цените въпроси.

Предимството на Word за околната среда

Прегледът на документи в правната практика се среща предимно в Microsoft Word. Договори, кореспонденция, пледоарии, преписи за депозиране и по-голямата част от документите, които се появяват в продукциите за открития, се създават и редактират в Word. Работният процес за преглед — четене на документи, проследяване на промени, прилагане на редакции — се случва в интерфейса Word.

Добавка за Office, която интегрира възможността за редактиране директно в Word, премахва триенето на работния процес от експортиране в отделен инструмент за редактиране, обработка на документа и връщане на резултата в средата за преглед. Адвокатът преглежда документа в Word, прилага или проверява редакциите в Word и произвежда редактирания изход от Word — без превключване на контекста към отделни приложения.

Тази интеграция има значение за осиновяването. Инструментите на правната технология, които изискват от адвокатите да научат нови интерфейси и да променят установените работни потоци, срещат съпротива, независимо от техните способности. Интегрирането на добавки означава, че възможността за редактиране се появява в инструмента, който адвокатите вече използват всеки ден, намалявайки промяната в поведението, необходима за улавяне на ползата от ефективността.

Интеграцията също така запазва верността на документа. Преобразуването между формати — Word в PDF към инструмент за редактиране и обратно — въвежда несъответствия във форматирането, усложнения с метаданни и проблеми с контрола на версиите. Работата в Word по време на процеса на редактиране избягва тези артефакти на преобразуване.

Изчисляването на ROI

Намаляването на разходите от автоматизацията следва директно от констатациите за времето на закона на Bloomberg.

При комбинирана адвокатска ставка от $300 на час за производство на 10 000 документа:

• Ръчен процес (2–3 дни, като се приемат 8-часови работни дни): 16–24 часа, умножени по $300, се равнява на $4800–$7200 в пряко адвокатско време, преди режийни разходи за надзор и контрол на качеството
• Автоматизиран процес (4–6 часа): 4–6 часа, умножени по $300, се равняват на $1200–$1800 в пряко адвокатско време, до голяма степен за конфигурация и QC

Разходите за всеки документ намаляват значително. По-важното е, че намаляването на времето освобождава капацитета на адвоката за работа с по-висока стойност - правен анализ, разработване на стратегия и комуникация с клиенти, които не могат да бъдат автоматизирани и където времето на адвоката е най-продуктивно използвано.

За клиентите икономическият аргумент е убедителен: същото производствено съответствие, постигнато за 4–6 часа вместо 2–3 дни, на малка част от разходите. За адвокатските кантори аргументът за ефективност е също толкова убедителен: повече капацитет, по-ниски производствени разходи и намален риск от крайни срокове за същия обем на материята.

Диапазонът на разходите RAND ($26 000 – $80 000 за производство на 10 000 документа) установява базовата линия, която автоматизацията компресира. Констатацията на закона на Bloomberg установява колко компресира. И двете цифри сочат към едно и също заключение: в мащаба на съвременното електронно откриване, ръчното редактиране е икономическа отговорност, която автоматизираните инструменти са предназначени да премахнат.

Източници:

• [RAND Corporation: Къде отиват парите в E-Discovery] (https://logikcull.com/blog/where-the-money-goes-in-ediscovery)
• [Законът на Bloomberg 2024: Проучване за възприемане на правни технологии] (https://redactable.com/blog/redaction-automation-roi)
• [Американската адвокатска колегия: Доклад за проучване на правните технологии] (https://www.americanbar.org/groups/law_practice/publications/techreport/)