Ловушка «выделение → PDF»
Каждую неделю адвокаты совершают одну и ту же ошибку. Они выделяют текст чёрным, конвертируют в PDF и считают задачу выполненной. Но этот контент не скрыт. Любой может выделить его, скопировать и прочитать за секунды. Это происходит регулярно. Ошибка имеет реальные последствия.
Суды обратили на это внимание. Федеральные судьи не в восторге.
Что на самом деле делает выделение
Выделение помещает цветной слой поверх слов. Оно не удаляет ничего из-под него. Исходные данные остаются в файле. Их можно найти, скопировать и прочитать.
Подлинное удаление данных из документа — это другое. Оно полностью удаляет данные из файла. Визуальная полоска и удаление данных — два принципиально разных действия. Большинство адвокатов выполняют только первое.
Суды фиксируют ошибку
Предупреждение о «технической слабости»
Мировой судья недавно потребовал от адвоката объяснений. В документе была выявлена «техническая слабость в процессе редактирования». Адвокат использовал инструмент выделения в Word. Противоположная сторона выделила закрытый фрагмент и скопировала его.
Утечка метаданных
Адвокат подал документы, в которых имена и даты казались зачёркнутыми чёрным. Те же данные оказались читаемы в свойствах документа. Метаданные не были очищены. Из файла ничего не было удалено.
Массовый отзыв документов
Паралигал обнаружил, что закрытые фрагменты можно скопировать из-под чёрного выделения. Фирма уже разослала тысячи файлов в таком формате. Каждый документ пришлось отозвать и перевыпустить. Затраты и репутационные потери оказались значительными.
Руководство федеральных судов
Федеральная судебная система высказывается прямо:
«Простое зачёркивание текста чёрными линиями не обеспечивает надёжного редактирования. Исходный текст по-прежнему можно найти, скопировать или получить к нему доступ».
Официальное руководство содержит четыре требования. Используйте инструменты, удаляющие данные, а не скрывающие их. Сглаживайте PDF-файлы после обработки. Проверяйте результат до подачи. Очищайте метаданные из каждого документа.
Что требует надлежащее удаление данных
Технические требования таковы.
Удаление данных. Слова должны быть удалены из файла. Цветной прямоугольник поверх слов недостаточен.
Очистка метаданных. Свойства документа могут раскрыть исходное содержимое. Имя автора, временны́е метки и история правок — всё это должно быть очищено.
Сглаживание слоёв. Это не позволяет поднять чёрный прямоугольник над фрагментом.
Журнал аудита. Фиксирует, что и когда было удалено. Необходим для журнала привилегий. Суды могут запросить эту запись.
Процесс состоит из пяти шагов. Просмотрите весь контент, подлежащий удалению. Используйте инструмент, удаляющий данные. Проверьте, что фрагмент отсутствует в сохранённом файле. Задокументируйте, что и почему было удалено. Затем экспортируйте чистую копию. Не перезаписывайте оригинал.
Дилемма раскрытия доказательств
Электронный поиск доказательств (e-discovery) добавляет сложность. Вы обязаны предоставить документы. Но суды могут впоследствии потребовать оригинальную, нередактированную версию. Безвозвратное удаление создаёт реальную проблему.
Судья может потребовать оригинальную версию. Клиенту может понадобиться доступ к исходному документу. Аудитор может запросить полные записи. Апелляция может потребовать оригинальных доказательств.
Обратимое шифрование решает эту проблему. Вместо удаления фрагмента вы заменяете его токеном. Ключ остаётся у вашей фирмы. Файл передаётся в чистом виде. Если суд требует раскрытия, вы расшифровываете ключом и предоставляете оригинал.
Подробнее: Обратимое шифрование для раскрытия юридических доказательств.
См. также: Стоимость редактирования с помощью надстройки Word в юридической фирме.
Следующие шаги для юридических фирм
Отговорка «техническая слабость» больше не работает. Суды теперь лучше осведомлены об этих ошибках. Санкции стали более распространёнными. Стандарт для адвокатов ясен.
Три немедленных действия:
- Прекратите использовать выделение для любых документов и производства.
- Добавьте проверку копированием. Вставьте результат в обычный текстовый редактор. Убедитесь, что фрагмент отсутствует.
- Очищайте метаданные перед каждой передачей документов.
Надстройка Office anonym.legal решает все три задачи внутри Microsoft Word. Она удаляет данные, сглаживает результат и очищает метаданные. Полный журнал аудита поддерживает журнал привилегий.
Полный сценарий использования: Юридические сценарии использования.