Снижение затрат на электронное раскрытие информации: автоматическое обнаружение PII снижает счета за юридическую проверку на 70%
Проверка адвокатами является самой дорогой частью электронного раскрытия информации. При стоимости $1-2 за страницу для идентификации и редактирования PII, дело с 50,000 документами и средней длиной 5 страниц на документ генерирует 250,000 страниц по $1.50/страница — $375,000 в затратах на редактирование только за проверку PII.
Клиенты это знают. Крупные корпорации регулярно оспаривают счета за электронное раскрытие информации. Юридические фирмы испытывают давление, чтобы снизить ставки за проверку документов, сохраняя при этом качество и возможность защиты. Традиционный ответ — больше младших сотрудников с более низкими ставками — не устраняет проблему линейного масштабирования. Документ, который требует 15 минут для проверки, требует 15 минут независимо от того, выставляет ли проверяющий счет на $150/час или $300/час.
Автоматическая предобработка PII кардинально меняет экономику.
Как адвокаты в настоящее время тратят время на проверку PII в электронном раскрытии информации
В стандартном рабочем процессе электронного раскрытия информации проверяющий документ:
- Открывает документ
- Читает, чтобы идентифицировать PII, подлежащие исключениям конфиденциальности или охранным приказам
- Вручную редактирует каждый идентифицированный элемент
- Записывает юридическую основу для каждого редактирования в журнале редактирования
- Переходит к следующему документу
Шаги 2 и 3 — чтение и механическое редактирование — составляют примерно 70% времени на документ. Шаг 4 (документация юридической основы) требует суждения адвоката. Шаг 5 — это просто рабочий процесс.
Для документов без PII (или с легко идентифицируемым PII) автоматическое обнаружение может завершить шаги 2-3 за считанные секунды. Роль адвоката смещается на шаг 4: проверка автоматического вывода, подтверждение юридической основы и выявление крайних случаев, где контекст меняет ответ.
Рабочий процесс предобработки
Эффективный рабочий процесс автоматической предобработки:
Фаза 1: Пакетная загрузка и обработка Загрузите все документы по делу — или набор документов конкретного хранителя — для пакетной обработки. Для пакета из 5,000 документов:
- Загрузка: 15-30 минут
- Обработка: 2-4 часа (может выполняться ночью)
- Вывод: 5,000 документов с выделенным обнаруженным PII, плюс отчет об обработке, показывающий, какие документы содержат PII и какие типы сущностей
Фаза 2: Триаж Просмотрите отчет об обработке:
- Документы без обнаруженного PII: передать непосредственно в производство (полностью обходя проверку адвоката для этих документов)
- Документы со стандартным, однозначным PII (адреса электронной почты, номера телефонов без контекстной неоднозначности): просмотреть автоматический вывод, применить редактирования, записать
- Документы, помеченные для исключительной проверки: адвокат проверяет конкретные обнаруженные сущности в контексте
Для типичного корпоративного дела по электронному раскрытию информации примерно:
- 20-30% документов не содержат PII, требующего редактирования
- 50-60% документов содержат стандартное PII, где автоматическое обнаружение точно и контекст однозначен
- 10-20% документов требуют суждения адвоката (имена людей, которые могут быть государственными служащими, названия компаний против имен отдельных лиц, медицинская информация, требующая проверки привилегий)
Фаза 3: Исключительная проверка Адвокаты проверяют только 10-20% исключительных документов. Общее время проверки адвоката: 10-20% от первоначального набора документов. При 5,000 документах это 500-1,000 документов вместо 5,000 — снижение времени адвоката на 70-80%.
Соображения по защите
Производство электронного раскрытия информации подлежит оспариванию. Любая методология редактирования должна быть защищаемой:
Последовательность: Автоматическое применение одной и той же конфигурации обнаружения ко всем документам демонстрирует последовательную методологию. Ручная проверка по своей природе непоследовательна — проверяющий обрабатывает документ 500 иначе, чем документ 1 после 4 часов проверки.
Документация: Метаданные обработки (какие сущности были обнаружены, какой метод был применен, когда произошла обработка) создают след аудита. Судьи и противостоящие адвокаты могут оспаривать конкретные решения по редактированию; журнал, показывающий метод обнаружения и тип сущности, предоставляет основу для защиты.
Валидация: Образцовая проверка автоматического вывода демонстрирует контроль качества. Тестирование конфигурации обнаружения на образце перед полномасштабной обработкой, документирование результатов образца, показывает разумную заботу в методологии.
Стандарт "разумной заботы": Судьи, применяющие Федеральное правило гражданского судопроизводства 26, оценивают, принимали ли стороны "разумную заботу" в своем производстве. Автоматическое обнаружение с документированной методологией и образцовой валидацией соответствует этому стандарту; случайная ручная проверка без документации часто не соответствует.
Сравнение затрат: анализ на уровне дела
Гипотетически: дело о дискриминации в трудоустройстве на 50,000 документов
Ручная проверка:
- 50,000 документов × 5 страниц/документ = 250,000 страниц
- 250,000 страниц × $1.50/страница = $375,000 за проверку редактирования PII
- Срок: 8-12 недель с командой из 5 человек
Автоматическая предобработка + исключительная проверка:
- Пакетная обработка (несколько партий по 5,000): стоимость инструмента + сборы за обработку
- 30% без PII (15,000 документов): передать непосредственно в производство
- 60% стандартное PII (30,000 документов): просмотреть автоматический вывод (3-5 мин/документ против 15-30 мин): $90,000-150,000
- 10% исключение (5,000 документов): полная проверка адвоката по $1.50/страница: $37,500
- Всего: примерно $130,000-190,000
Экономия: $185,000-245,000 (снижение затрат на 49-65%) только по этому делу.
Реализация для юридических фирм
Юридические фирмы, внедряющие автоматическую предобработку PII, нуждаются в:
Поддержка формата документа: Дела по электронному раскрытию информации включают PDF (как текстовые, так и основанные на изображениях), документы Word, форматы электронной почты (MSG, EML), электронные таблицы и иногда файлы изображений. Текстовые документы обрабатываются с высокой точностью. Отсканированные PDF с изображениями требуют предварительной обработки OCR.
Конфигурация охранного приказа: Дела, связанные с охранными приказами с конкретными определениями PII, требуют настройки сущностей, соответствующих категориям приказа.
Предустановки на уровне дела: Сохраните конфигурации обнаружения по типу дела (трудоустройство, здравоохранение, финансовые услуги) для последовательного применения по делам одного типа.
Интеграция с платформами проверки: Вывод из автоматической обработки может быть импортирован в Relativity, Everlaw или Nuix для рабочего процесса проверки адвокатов. Обработанные файлы или метаданные экспортируются в существующие рабочие процессы проверки.
Заключение
Счет за редактирование PII в размере $375,000 по электронному раскрытию информации не является неизбежностью. Это стоимость масштабирования ручного процесса. Снижение времени адвоката на 70% благодаря автоматической предобработке напрямую приводит к снижению счетов для клиентов, улучшению конкурентоспособности по ценам на дела и более быстрому времени до производства.
Для юридических фирм, конкурирующих по уровню технологической sophistication — что все чаще становится требованием клиентов в процессах RFP — документированная методология автоматического обнаружения PII является отличительным признаком. Для клиентов, управляющих бюджетами на электронное раскрытие информации, это необходимость.
Источники: