Past se zvýrazněním a PDF
Každý týden dělají advokáti stejnou chybu. Zvýrazní text černou barvou, převedou soubor do PDF a považují věc za vyřízenou. Tento obsah není skrytý. Kdokoli ho může za pár sekund označit, zkopírovat a přečíst. Děje se to pravidelně. Chyba má reálné důsledky.
Soudy si toho všimly. Federální soudci tím nejsou pobaveni.
Co zvýraznění ve skutečnosti dělá
Zvýraznění umístí barevnou vrstvu přes slova. Nic pod ní neodstraní. Původní data zůstávají v souboru. Jsou vyhledatelná, kopírovatelná a přístupná komukoli.
Skutečné čištění dokumentů je odlišné. Odstraňuje podkladová data ze souboru úplně. Vizuální pruh a odstranění dat jsou dva odlišné kroky. Většina advokátů provede pouze ten první.
Soudy odhalující chybu
Varování před „technickou slabostí“
Soudce magistrát nedávno požadoval, aby obhájce vysvětlil situaci. Podání mělo „technickou slabost v procesu redigování“. Advokát použil funkci zvýraznění ve Wordu. Protistrana označila zakrytý úsek a zkopírovala ho.
Únik metadat
Advokát předložil soubory, kde jména a data vypadala začerněna. Tytéž údaje byly čitelné ve vlastnostech dokumentu. Metadata nebyla odstraněna. Ze souboru nebylo nic vymazáno.
Hromadné odvolání dokumentů
Paralegální zjistil, že zakryté pasáže lze zkopírovat zpod černého zvýraznění. Firma již odeslala tisíce souborů v tomto formátu. Každý dokument musel být odvolán a znovu předložen. Náklady a ostuda byly značné.
Pokyny federálních soudů
Federální justice je přímočará:
„Pouhé přeškrtání textu černými čarami nezaručuje bezpečné redigování. Podkladový text může být stále prohledáván, kopírován nebo zpřístupňován.“
Oficiální pokyny mají čtyři požadavky. Používejte nástroje, které data odstraňují, nikoli ty, které je zakrývají. Po zpracování soubory PDF zploštěte. Před podáním výstup ověřte. Z každého dokumentu odstraňte metadata.
Co skutečné redigování vyžaduje
Toto jsou technické požadavky.
Smazání dat. Slova musí být ze souboru odstraněna. Barevný rámeček přes slova nestačí.
Odstranění metadat. Vlastnosti dokumentu mohou odhalit původní obsah. Jméno autora, časová razítka a historie revizí musí být vyčištěny.
Zploštění vrstev. Zabrání tomu, aby někdo odstranil černý rámeček z pasáže.
Auditní stopa. Zaznamenává, co bylo odstraněno a kdy. Nezbytné pro seznam privilegií. Soudy mohou tento záznam vyžádat.
Postup má pět kroků. Přezkoumejte veškerý obsah, který musí být odstraněn. Použijte nástroj, který data maže. Ověřte, že pasáž v uloženém souboru chybí. Zdokumentujte, co bylo odstraněno a proč. Poté exportujte čistou kopii. Originál nepřepisujte.
Dilema e-discovery
Elektronické vyhledávání (e-discovery) přidává komplikaci. Musíte dokumenty předložit. Soudy však mohou následně nařídit předložení originální, nezakryté verze. Trvalé odstranění vytváří skutečný problém.
Soudce může nařídit předložení originální verze. Klient může potřebovat přístup ke zdrojovému dokumentu. Auditor může vyžádat kompletní záznamy. Odvolání může vyžadovat původní důkazy.
Reverzibilní šifrování tento problém řeší. Místo smazání pasáže ji nahradíte tokenem. Klíč zůstane u vaší kanceláře. Soubor odejde čistý. Pokud soud nařídí odhalení, dešifrujete klíčem a předložíte originál.
Jak to funguje: Reverzibilní šifrování pro právní discovery.
Související čtení: Náklady na redigování s doplňkem Word v advokátních kancelářích.
Další kroky pro advokátní kanceláře
Vymluva „technické slabosti“ již nefunguje. Soudy jsou si těchto pochybení vědomy více než dříve. Sankce jsou nyní běžnější. Standard pro advokáty je jasný.
Tři okamžité kroky:
- Přestaňte používat zvýraznění pro jakékoliv podání nebo předložení.
- Přidejte kontrolu kopírováním a vkládáním. Vložte výstup do editoru prostého textu. Potvrďte, že pasáž chybí.
- Odstraňte metadata před každým předložením.
Doplněk Office od anonym.legal zvládá všechny tři kroky přímo v Microsoft Wordu. Odstraňuje data, zplošťuje výstup a odstraňuje metadata. Úplná auditní stopa podporuje seznam privilegií.
Úplný případ použití: Právní případy použití.