Замката со означување-до-PDF
Секоја недела, адвокатите ја прават истата грешка. Означуваат текст со црно, конвертираат во PDF и го сметаат за завршено. Таа содржина не е скриена. Секој може да ја избере, копира и прочита за секунди. Тоа се случува рутински. Грешката има реални последици.
Судовите забележале. Федералните судии не се воодушевени.
Што всушност прави означувањето
Означувањето поставува обоен слој врз зборовите. Не отстранува ништо под него. Оригиналните податоци остануваат внатре во датотеката. Можат да се пребаруваат, копираат и пристапуваат за секого.
Вистинското чистење на документот е различно. Ги отстранува основните податоци од датотеката целосно. Визуелната лента и отстранувањето на податоците се два различни чекори. Повеќето адвокати го прават само првиот.
Судовите ја фаќаат грешката
Предупредувањето за "Техничка слабост"
Магистрат судија неодамна побарал совет да објасни. Поднесокот имал 'техничка слабост' во процесот на редакција. Адвокатот го користел алатот за означување на Word. Спротивниот совет го избрал покриениот пасус и го копирал.
Протекувањето на метаподатоци
Адвокат произвел датотеки каде имиња и датуми изгледале затемнети. Тие исти детали биле читливи во карактеристиките на документот. Метаподатоците не биле отстранети. Ништо не е отстрането од датотеката.
Масовното повлекување
Паралегалец открил дека покриените пасуси можат да се копираат под черното означување. Фирмата веќе испратила илјадници датотеки во тој формат. Секој документ морал да биде повлечен и повторно произведен. Трошокот и срамот биле значителни.
Упатство на федералниот суд
Федералното судство е директно:
'Само повлекување на црни линии низ текстот не редактира безбедно. Основниот текст сè уште може да се пребарува, копира или пристапува.'
Официјалното упатство има четири барања. Користете алатки кои отстрануваат податоци, не алатки кои ги покриваат. Израмнете PDF датотеки по обработката. Проверете го излезот пред поднесување. Отстранете метаподатоци од секој документ.
Što бара правилното чистење
Ова се техничките барања.
Бришење на податоци. Зборовите мора да бидат отстранети од датотеката. Обоена кутија над зборовите не е доволна.
Отстранување на метаподатоци. Карактеристиките на документот може да ја изложат оригиналната содржина. Името на авторот, временски ознаки и историјата на ревизии мора да се исчистат.
Израмнување на слоеви. Ова спречува некој да ја подигне черната кутија од пасусот.
Ревизорска патека. Евидентира што е отстрането и кога. Основно за дневникот за привилегии. Судовите може да го бараат овој запис.
Процесот има пет чекори. Прегледајте ги сите содржини кои мора да се отстранат. Користете алатка која ги брише податоците. Потврдете дека пасусот е отстранет од зачуваната датотека. Документирајте што е отстрането и зошто. Потоа извезете ја чистата копија. Не ги пребришувајте оригиналите.
Дилемата за откривање на докази
Електронското откривање на докази додава компликација. Мора да произведувате документи. Но судовите подоцна можат да наредат оригинално, непокриено производство. Трајното отстранување создава вистинска врска.
Судија може да нареди производство на оригиналната верзија. Клиент може да бара пристап до изворниот документ. Ревизор може да бара целосни записи. Жалба може да бара оригиналните докази.
Реверзибилното шифрирање го решава ова. Наместо да бришете пасус, го заменувате со токен. Клучот останува кај вашата фирма. Датотеката оди надвор чиста. Ако суд нареди откривање, дешифрирате со клучот и го произведувате оригиналот.
Како функционира: Реверзибилно шифрирање за правно откривање на докази.
Поврзано читање: Трошоци за редакција на Word додаток во правни фирми.
Следни чекори за правни фирми
Извинувањето со 'техничка слабост' повеќе не функционира. Судовите се посвесни за овие неуспеси отколку порано. Санкциите се почести сега. Стандардот за адвокати е јасен.
Три непосредни акции:
- Престанете со означување за кое и да е поднесување или производство.
- Додадете проверка со копирање-залепување. Залепете го излезот во едноставен уредувач на текст. Потврдете дека пасусот отсуствува.
- Отстранете метаподатоци пред секое производно движење.
Офис додатокот на anonym.legal ракува со сите три внатре во Microsoft Word. Ги отстранува податоците, го израмнува излезот и ги отстранува метаподатоците. Целосна ревизорска патека го поддржува дневникот за привилегии.
Целосен случај на употреба: Правни случаи на употреба.