A kiemelés-PDF-be exportálás csapdája
Hetente ügyvédek követik el ugyanazt a hibát. Feketére kiemelik a szöveget, PDF-be konvertálják, és úgy tartják, készen vannak. A tartalom azonban nincs elrejtve. Bárki kijelölheti, kimásolhatja, és másodpercek alatt elolvashatja. Ez rutinszerűen megtörténik. A hiba következményei valósak.
A bíróságok ezt észrevették. A szövetségi bírák nem mulatnak ezen.
Mit tesz valójában a kiemelés?
A kiemelés egy színes réteget helyez a szavak fölé. Nem távolít el semmit alattuk. Az eredeti adatok a fájlban maradnak. Kereshetők, kimásolhatók, és bárki számára elérhetők.
A valódi dokumentumszanálás más. Teljesen eltávolítja az adatokat a fájlból. A vizuális csík és az adatok eltávolítása két különálló lépés. A legtöbb ügyvéd csak az elsőt végzi el.
A bíróságok elkapják a hibát
A technikai gyengeség figyelmeztetése
Egy kerületi bíró nemrégiben kötelezte a jogi képviselőt, hogy adjon magyarázatot. A beadványban technikai gyengeség volt a redakciós folyamatban. Az ügyvéd a Word kiemelőeszközét használta. Az ellenérdekű fél kijelölte a lefedett szövegrészt és kimásolta.
A metaadat-szivárgás
Egy ügyvéd olyan fájlokat adott ki, amelyekben nevek és dátumok fekete sávval voltak takarva. Ugyanezek az adatok olvashatók voltak a dokumentum tulajdonságaiban. A metaadatokat nem törölték. Semmit nem távolítottak el a fájlból.
A tömeges visszahívás
Egy jogi asszisztens észrevette, hogy a lefedett szövegrészek kimásolhatók a fekete kiemelés alól. Az iroda már több ezer fájlt küldött ki ebben a formátumban. Minden dokumentumot vissza kellett hívni és újra elő kellett állítani. A költség és a kellemetlenség jelentős volt.
Szövetségi bírósági iránymutatás
A szövetségi igazságszolgáltatás egyértelmű:
Pusztán fekete vonalak húzása a szövegen keresztül nem biztosít biztonságos redakciót. Az alatta lévő szöveg még mindig kereshető, kimásolható vagy elérhető lehet.
A hivatalos iránymutatás négy követelményt támaszt. Olyan eszközöket kell használni, amelyek eltávolítják az adatokat, nem olyanokat, amelyek eltakarják. A feldolgozás után a PDF-fájlokat laposítani kell. A benyújtás előtt ellenőrizni kell a kimenetet. Minden dokumentumból el kell távolítani a metaadatokat.
Mit igényel a megfelelő szanálás?
Ezek a technikai követelmények.
Adattörlés. A szavakat el kell távolítani a fájlból. A szavak feletti színes doboz nem elegendő.
Metaadatok törlése. A dokumentum tulajdonságai feltárhatják az eredeti tartalmat. A szerzőnevet, az időbélyegeket és a szerkesztési előzményeket mind meg kell tisztítani.
Réteglaposítás. Ez megakadályozza, hogy valaki leemelje a fekete dobozt a szövegrészről.
Auditnapló. Rögzíti, mi lett eltávolítva és mikor. Elengedhetetlen a privilégium-naplóhoz. A bíróságok kérhetik ezt a nyilvántartást.
A folyamatnak öt lépése van. Tekintse át az összes eltávolítandó tartalmat. Használjon olyan eszközt, amely törli az adatokat. Ellenőrizze, hogy a szövegrész nincs benne a mentett fájlban. Dokumentálja, mi lett eltávolítva és miért. Ezután exportálja a tiszta másolatot. Ne írja felül az eredetit.
A feltárási dilemma
Az elektronikus feltárás (e-discovery) komplikációt jelent. Dokumentumokat kell kiadnia. A bíróságok azonban utóbb elrendelhetik az eredeti, takart produkciót. A végleges eltávolítás valódi kényelmetlenséget okoz.
Egy bíró elrendelheti az eredeti verzió kiadását. Egy ügyfélnek szüksége lehet a forrásdokumentumra. Egy auditor teljes nyilvántartásokat kérhet. Egy fellebbezés megkívánhatja az eredeti bizonyítékot.
A visszafordítható titkosítás megoldja ezt. Egy szövegrész törlése helyett egy tokennel helyettesíti azt. A kulcs az irodánál marad. A fájl tisztán kerül kiadásra. Ha a bíróság elrendeli a közzétételét, a kulccsal visszafejti és kiadja az eredetit.
Működési elv: Visszafordítható titkosítás a jogi feltárásban.
Kapcsolódó olvasnivaló: Word-bővítményes redakció költségei ügyvédi irodáknál.
Következő lépések ügyvédi irodák számára
A technikai gyengeség kifogás már nem működik. A bíróságok jobban tisztában vannak ezekkel a hibákkal, mint korábban. A szankciók ma már gyakoribbak. Az ügyvédekkel szemben támasztott követelmény egyértelmű.
Három azonnali lépés:
- Hagyja abba a kiemelést bármely beadványhoz vagy kiadáshoz.
- Végezzen másolás-beillesztés tesztet. Illessze be a kimenetet egy egyszerű szövegszerkesztőbe. Győződjön meg arról, hogy a szövegrész nincs benne.
- Törölje a metaadatokat minden egyes kiadás előtt.
Az anonym.legal Office Add-in mindhármat elvégzi a Microsoft Worden belül. Eltávolítja az adatokat, laposítja a kimenetet, és törli a metaadatokat. Egy teljes auditnapló támogatja a privilégium-naplót.
Teljes felhasználási eset: Jogi felhasználási esetek.