Perangkap Sorot-ke-PDF
Setiap minggu, peguam membuat kesilapan yang sama. Mereka menyerlahkan teks dalam warna hitam, menukar ke PDF, dan menganggap selesai. Kandungan itu tidak tersembunyi. Sesiapa boleh memilihnya, menyalinnya, dan membacanya dalam beberapa saat. Ia berlaku secara rutin. Kesilapan itu membawa akibat sebenar.
Mahkamah telah menyedari. Hakim persekutuan tidak terhibur.
Apa Yang Sebenarnya Dilakukan oleh Penyerlahan
Penyerlahan meletakkan lapisan berwarna di atas perkataan. Ia tidak membuang apa-apa di bawahnya. Data asal kekal di dalam fail. Ia boleh dicari, disalin, dan diakses oleh sesiapa sahaja.
Pembersihan dokumen sebenar adalah berbeza. Ia membuang data yang mendasari dari fail sepenuhnya. Bar visual dan pembuangan data adalah dua langkah yang berbeza. Kebanyakan peguam hanya melakukan yang pertama.
Mahkamah Menangkap Kesilapan
Amaran "Kelemahan Teknikal"
Seorang hakim majistret baru-baru ini menuntut peguam menjelaskan. Pemfailan mempunyai "kelemahan teknikal" dalam proses penyuntingan. Peguam telah menggunakan alat sorot Word. Peguam bertentangan memilih petikan yang ditutup dan menyalinnya keluar.
Kebocoran Metadata
Seorang peguam menghasilkan fail di mana nama dan tarikh kelihatan telah dihitamkan. Butiran yang sama boleh dibaca dalam sifat dokumen. Metadata tidak dilucutkan. Tiada apa yang dibuang dari fail.
Penarikan Semula Besar-besaran
Seorang paralegal mendapati bahawa petikan yang ditutup boleh disalin dari bawah penyerlahan hitam. Firma telah menghantar ribuan fail dalam format itu. Setiap dokumen terpaksa ditarik balik dan dihasilkan semula. Kos dan rasa malu adalah ketara.
Panduan Mahkamah Persekutuan
Judisiari persekutuan adalah jelas:
"Sekadar melukis garisan hitam melalui teks tidak menyunting dengan selamat. Teks yang mendasari masih boleh dicari, disalin, atau diakses."
Panduan rasmi mempunyai empat keperluan. Gunakan alat yang membuang data, bukan alat yang menutupnya. Ratakan fail PDF selepas pemprosesan. Sahkan output sebelum memfailkan. Lucutkan metadata dari setiap dokumen.
Apa Yang Diperlukan oleh Pembersihan Sebenar
Berikut adalah keperluan teknikal.
Pemadaman data. Perkataan mesti dibuang dari fail. Kotak berwarna di atas perkataan tidak mencukupi.
Pelucutan metadata. Sifat dokumen boleh mendedahkan kandungan asal. Nama pengarang, cap masa, dan sejarah semakan semuanya mesti dibersihkan.
Perataan lapisan. Ini menghalang seseorang daripada mengangkat kotak hitam dari petikan.
Jejak audit. Merekod apa yang dibuang dan bila. Penting untuk log keistimewaan. Mahkamah mungkin meminta rekod ini.
Proses ini mempunyai lima langkah. Semak semua kandungan yang mesti dibuang. Gunakan alat yang memadamkan data. Sahkan petikan telah hilang dari fail yang disimpan. Dokumentasikan apa yang dibuang dan mengapa. Kemudian eksport salinan bersih. Jangan timpa yang asal.
Dilema Penemuan
E-discovery menambah komplikasi. Anda mesti menghasilkan dokumen. Tetapi mahkamah kemudian boleh memerintahkan pengeluaran asal yang tidak ditutup. Pembuangan kekal menimbulkan masalah sebenar.
Hakim mungkin memerintahkan versi asal dihasilkan. Klien mungkin memerlukan akses ke dokumen sumber. Juruaudit mungkin meminta rekod lengkap. Rayuan mungkin memerlukan bukti asal.
Enkripsi boleh balik menyelesaikan ini. Daripada memadamkan petikan, anda menggantikannya dengan token. Kunci kekal dengan firma anda. Fail keluar bersih. Jika mahkamah memerintahkan pendedahan, anda mendekripsi dengan kunci dan menghasilkan yang asal.
Cara ia berfungsi: Enkripsi Boleh Balik untuk Penemuan Undang-undang.
Bacaan berkaitan: Kos Penyuntingan Tambahan Word di Firma Guaman.
Langkah Seterusnya untuk Firma Guaman
Alasan "kelemahan teknikal" tidak lagi berkesan. Mahkamah lebih sedar tentang kegagalan ini berbanding sebelumnya. Sanksi lebih biasa sekarang. Piawaian untuk peguam adalah jelas.
Tiga tindakan segera:
- Hentikan penyerlahan untuk mana-mana pemfailan atau pengeluaran.
- Tambah semakan salin-tampal. Tampalkan output ke dalam editor teks biasa. Sahkan petikan tidak ada.
- Lucutkan metadata sebelum setiap pemasangan pengeluaran.
Tambahan Pejabat anonym.legal mengendalikan ketiga-tiga di dalam Microsoft Word. Ia membuang data, meratakan output, dan melucutkan metadata. Jejak audit penuh menyokong log keistimewaan.
Kes penggunaan penuh: Kes Penggunaan Undang-undang.