Esiletõstmine-PDF-i lõks
Iga nädal teevad advokaadid sama viga. Nad tõstavad teksti mustaga esile, teisendavad PDF-iks ja nimetavad selle tehtuks. See sisu ei ole peidetud. Igaüks saab seda valida, kopeerida ja sekunditega lugeda. See juhtub rutiinselt. Veal on tõelised tagajärjed.
Kohtud on märganud. Föderaalsed kohtunikud ei ole lõbustatud.
Mida esiletõstmine tegelikult teeb
Esiletõstmine asetab sõnade peale värvikihi. See ei eemalda midagi altpoolt. Algsed andmed jäävad faili sisse. Need on otsitavad, kopeeritavad ja kõigile kättesaadavad.
Tõeline dokumentide puhastamine on erinev. See eemaldab faili alusandmed täielikult. Visuaalne riba ja andmete eemaldamine on kaks eraldi sammu. Enamik advokaate teeb ainult esimese.
Kohtud märkavad viga
"Tehniline nõrkus" hoiatus
Üks magistrikohtunik nõudis hiljuti, et advokaat selgitaks. Esildis oli "tehniline nõrkus" redigeerimisprotsessis. Advokaat kasutas Wordi esiletõstmise tööriista. Vastaspool valis kaetud lõigu ja kopeeris selle välja.
Metaandmete leke
Üks advokaat esitas faile, kus nimed ja kuupäevad nägid välja mustaks redigeeritud. Need samad üksikasjad olid loetavad dokumendi omadustes. Metaandmeid polnud eemaldatud. Failist polnud midagi eemaldatud.
Massiline tagasikutsumine
Paralegaal avastas, et kaetud lõike saab kopeerida mustast esiletõstmisest alt. Büroo oli juba saatnud selles formaadis tuhandeid faile. Iga dokument tuli tagasi kutsuda ja uuesti esitada. Kulu ja piinlikkus olid märkimisväärsed.
Föderaalkohtu juhised
Föderaalne kohtusüsteem on otsekohene:
"Mustade joonte tõmbamine läbi teksti ei redigeeri turvaliselt. Aluseks olevat teksti on endiselt võimalik otsida, kopeerida või avada."
Ametlikel juhistel on neli nõuet. Kasutage tööriistu, mis eemaldavad andmeid, mitte tööriistu, mis katavad need. Tasandage PDF-failid pärast töötlemist. Kontrollige väljundit enne esitamist. Eemaldage metaandmed igast dokumendist.
Mida nõuab kohane puhastamine
Siin on tehnilised nõuded.
Andmete kustutamine. Sõnad tuleb failist eemaldada. Värviline kast sõnade kohal ei piisa.
Metaandmete eemaldamine. Dokumendi omadused võivad paljastada algse sisu. Autori nimi, ajatemplid ja muutmise ajalugu tuleb kõik puhastada.
Kihtide tasandamine. See takistab kedagi musta kasti lõigust eemaldamast.
Auditijälg. Registreerib, mis eemaldati ja millal. Hädavajalik privileegide logi jaoks. Kohtud võivad seda kirjet küsida.
Protsessil on viis sammu. Vaadake üle kogu sisu, mis tuleb eemaldada. Kasutage tööriista, mis kustutab andmed. Kontrollige, et lõik on salvestatud failist kadunud. Dokumenteerige, mis eemaldati ja miks. Seejärel eksportige puhas koopia. Ärge kirjutage üle originaali.
E-avastuse dilemma
E-avastus lisab komplikatsiooni. Te peate dokumente esitama. Kuid kohtud võivad hiljem korraldada algse, katmata toodangu. Püsiv eemaldamine tekitab tõelise sidumuse.
Kohtunik võib korraldada algse versiooni esitamise. Klient võib vajada juurdepääsu allikdokumendile. Audiitor võib nõuda täielikke kirjeid. Kaebus võib nõuda algset tõendit.
Pöörduv krüptimine lahendab selle. Selle asemel, et lõigu kustutada, asendate selle tokeniga. Võti jääb teie büroole. Fail läheb välja puhtalt. Kui kohus korraldab avaldamise, dekrüpteerite võtmega ja esitate originaali.
Kuidas see töötab: Pöörduv krüptimine juriidiliseks avastamiseks.
Seotud lugemine: Wordi lisandmooduli redigeerimiskulud advokaadibüroodes.
Järgmised sammud advokaadibüroode jaoks
"Tehniline nõrkus" vabandus ei tööta enam. Kohtud on neist ebaõnnestumistest rohkem teadlikud kui varem. Karistused on nüüd tavalisemad. Standard advokaatidele on selge.
Kolm kohest tegevust:
- Lõpetage esiletõstmine mis tahes esildise või toodangu puhul.
- Lisage kopeerimine-kleepimine kontroll. Kleepige väljund lihtteksti redaktorisse. Kinnitage, et lõik puudub.
- Eemaldage metaandmed enne iga toodangu käivitamist.
anonym.legal Office'i lisandmoodul käsitleb kõiki kolme Microsoft Wordis. See eemaldab andmed, tasandab väljundi ja kustutab metaandmed. Täielik auditijälg toetab privileegide logi.
Täielik kasutusjuhtum: Juriidilised kasutusjuhtumid.