Ang Trap ng Highlight-to-PDF
Bawat linggo, ang mga abogado ay gumagawa ng parehong pagkakamali. Nag-hi-highlight sila ng teksto sa itim, nagko-convert sa PDF, at tinatapos. Ang nilalaman na iyon ay hindi nakatago. Maaaring piliin ng sinuman ito, kopyahin, at basahin sa loob ng ilang segundo. Nangyayari ito nang regular. Ang pagkakamali ay may tunay na mga kahihinatnan.
Napansin ng mga hukuman. Hindi naaaliw ang mga pederal na hukom.
Ano Talaga ang Ginagawa ng Highlighting
Inilalagay ng highlighting ang isang may kulay na layer sa ibabaw ng mga salita. Hindi ito nag-aalis ng kahit ano sa ilalim. Ang orihinal na data ay nananatili sa loob ng file. Ito ay nahahanap, maaaring kopyahin, at naa-access ng sinuman.
Ang tunay na pag-scrub ng dokumento ay naiiba. Ganap nitong inaaalis ang pinagbabatayan na data mula sa file. Ang visual bar at ang pag-aalis ng data ay dalawang magkaibang hakbang. Ang karamihan ng mga abogado ay gumagawa lamang ng una.
Mga Hukuman na Nahuhuli sa Pagkakamali
Ang Babala ng "Teknikal na Kahinaan"
Kamakailan, humingi ang isang magistrate judge ng paliwanag mula sa abogado. Ang paghain ay may "teknikal na kahinaan" sa proseso ng redaksyon. Gumamit ang abogado ng highlight tool ng Word. Pinili ng kalaban na abogado ang nakatagong talata at kinopya ito.
Ang Metadata Leak
Isang abogado ang gumawa ng mga file kung saan ang mga pangalan at petsa ay lumitaw na naka-blacked out. Ang parehong mga detalye ay nababasa sa mga katangian ng dokumento. Hindi na-strip ang metadata. Walang naalis mula sa file.
Ang Mass Recall
Natuklasan ng isang paralegal na ang mga nakatagong talata ay maaaring kopyahin mula sa ilalim ng itim na highlighting. Nagpadala na ang firm ng libu-libong mga file sa format na iyon. Kailangan ng bawat dokumento na ma-recall at muling mailabas. Ang gastos at kahihiyan ay malaki.
Gabay ng Pederal na Hukuman
Diretso ang pederal na hudikatura:
"Ang paggguhit lamang ng mga itim na linya sa pamamagitan ng teksto ay hindi ligtas na nag-re-redact. Ang pinagbabatayan na teksto ay maaari pa ring mahanap, makopya, o ma-access."
Ang opisyal na gabay ay may apat na kinakailangan. Gumamit ng mga tool na nag-aalis ng data, hindi mga tool na natatakpan lamang nito. I-flatten ang mga PDF file pagkatapos ng pagproseso. I-verify ang output bago mag-file. I-strip ang metadata mula sa bawat dokumento.
Ano ang Kailangan ng Tamang Pag-scrub
Ito ang mga teknikal na kinakailangan.
Pagtanggal ng data. Ang mga salita ay dapat alisin mula sa file. Ang isang may kulay na kahon sa ibabaw ng mga salita ay hindi sapat.
Pag-strip ng metadata. Maaaring ilantad ng mga katangian ng dokumento ang orihinal na nilalaman. Ang pangalan ng may-akda, mga timestamp, at kasaysayan ng rebisyon ay dapat lahat na malinis.
Pag-flatten ng layer. Pinipigilan nito ang isang tao mula sa pag-angat ng itim na kahon mula sa talata.
Audit trail. Itinatala kung ano ang inalis at kailan. Mahalaga para sa privilege log. Maaaring humingi ng rekord na ito ang mga hukuman.
Ang proseso ay may limang hakbang. Suriin ang lahat ng nilalaman na dapat alisin. Gumamit ng tool na nagtatanggal ng data. I-verify na wala na ang talata mula sa nakaimbak na file. Idokumento kung ano ang inalis at bakit. Pagkatapos ay i-export ang malinis na kopya. Huwag i-overwrite ang orihinal.
Ang Dilema ng Discovery
Nagdadagdag ng komplikasyon ang e-discovery. Kailangan mong maglabas ng mga dokumento. Ngunit maaaring mag-utos ang mga hukuman ng orihinal, hindi nakatagong produksyon sa ibang pagkakataon. Ang permanenteng pag-alis ay lumilikha ng tunay na problema.
Maaaring mag-utos ang isang hukom na makilala ang orihinal na bersyon. Maaaring kailanganin ng isang kliyente ang pag-access sa pinagmulang dokumento. Maaaring humingi ang isang auditor ng kumpletong mga rekord. Maaaring kailanganin ng isang apela ang orihinal na ebidensya.
Nilulutas ito ng nababaligtad na encryption. Sa halip na tanggalin ang isang talata, pinapalitan mo ito ng isang token. Ang susi ay nananatili sa inyong firm. Lumabas ang file nang malinis. Kung mag-uutos ang isang hukuman ng pagbubunyag, i-decrypt gamit ang susi at gawin ang orihinal.
Paano ito gumagana: Nababaligtad na Encryption para sa Legal Discovery.
Kaugnay na pagbabasa: Mga Gastos ng Redaksyon ng Word Add-in sa mga Law Firm.
Mga Susunod na Hakbang para sa mga Law Firm
Hindi na gumagana ang dahilanang "teknikal na kahinaan". Mas nakakaalam na ang mga hukuman ngayon tungkol sa mga pagkapalyang ito kaysa dati. Mas karaniwan na ngayon ang mga parusa. Malinaw ang pamantayan para sa mga abogado.
Tatlong agarang aksyon:
- Ihinto ang pag-highlight para sa anumang paghain o produksyon.
- Magdagdag ng tseke ng copy-paste. I-paste ang output sa isang plain text editor. Kumpirmahin na wala ang talata.
- I-strip ang metadata bago ang bawat production run.
Hinawakan ng Office Add-in ng anonym.legal ang lahat ng tatlo sa loob ng Microsoft Word. Inaalis nito ang data, pina-flatten ang output, at sinisstrip ang metadata. Sinusuportahan ng isang buong audit trail ang privilege log.
Buong use case: Mga Legal na Use Case.