Zamka isticanja i konverzije u PDF
Svake nedelje, advokati prave istu grešku. Iscrtaju crnu boju iznad teksta, konvertuju u PDF i smatraju da je posao gotov. Taj sadržaj nije skriven. Svako ga može selektovati, kopirati i pročitati za nekoliko sekundi. Dešava se rutinski. Greška ima stvarne posledice.
Sudovi su to primetili. Savezni sudije nisu oduševljeni.
Šta isticanje zapravo radi
Isticanje postavlja obojeni sloj preko reči. Ne uklanja ništa ispod. Originalni podaci ostaju unutar fajla. Mogu se pretraživati, kopirati i dostupni su svakome.
Prava obrada dokumenata je drugačija. Uklanja osnovne podatke iz fajla u potpunosti. Vizuelna traka i uklanjanje podataka su dva odvojena koraka. Većina advokata radi samo prvi.
Sudovi hvataju grešku
Upozorenje o „tehničkoj slabosti“
Magistratski sudija nedavno je zahtevao od branioca da objasni. Podnesak je imao „tehničku slabost u procesu redakcije“. Advokat je koristio Word-ov alat za isticanje. Protivna strana selektovala je pokriveni odlomak i iskopirala ga.
Curenje metapodataka
Advokat je dostavio fajlove gde su imena i datumi izgledali zacrnjeni. Isti detalji bili su čitljivi u svojstvima dokumenta. Metapodaci nisu bili uklonjeni. Ništa nije bilo uklonjeno iz fajla.
Masovno povlačenje dokumenata
Paralegalni radnik otkrio je da se pokriveni odlomci mogu kopirati ispod crnog isticanja. Firma je već poslala hiljade fajlova u tom formatu. Svaki dokument morao je biti povučen i ponovo dostavljen. Trošak i sramota bili su znatni.
Smernice saveznog suda
Savezno pravosuđe je direktno:
„Puko iscrtavanje crnih linija kroz tekst ne obezbeđuje sigurnu redakciju. Osnovni tekst i dalje može biti pretraivan, kopiran ili accessed.“
Zvanične smernice imaju četiri zahteva. Koristite alate koji uklanjaju podatke, ne alate koji ih pokrivaju. Spljoštite PDF fajlove nakon obrade. Proverite izlaz pre podnošenja. Uklonite metapodatke iz svakog dokumenta.
Šta pravilna redakcija zahteva
Ovo su tehnički zahtevi.
Brisanje podataka. Reči moraju biti uklonjene iz fajla. Obojena kutija iznad reči nije dovoljna.
Uklanjanje metapodataka. Svojstva dokumenta mogu otkriti originalni sadržaj. Ime autora, vremenske oznake i istorija revizija moraju biti očišćeni.
Spljoštavanje slojeva. Ovo sprečava nekoga da skine crnu kutiju sa odlomka.
Revizijski trag. Beleži šta je uklonjeno i kada. Suštinsko za privilegovani dnevnik. Sudovi mogu zahtevati ovaj zapis.
Proces ima pet koraka. Pregledajte sav sadržaj koji mora biti uklonjen. Koristite alat koji briše podatke. Proverite da je odlomak nestao iz sačuvanog fajla. Dokumentujte šta je uklonjeno i zašto. Zatim izvezite čistu kopiju. Ne prepisujte original.
Dilema otkrivanja dokaza
Elektronsko otkrivanje dodaje komplikaciju. Morate dostaviti dokumente. Ali sudovi mogu kasnije naložiti originalnu, nepokrivenu dostavu. Trajno uklanjanje stvara pravi problem.
Sudija može naložiti dostavu originalne verzije. Klijent može trebati pristup izvornom dokumentu. Revizor može zahtevati potpune zapise. Žalba može zahtevati originalne dokaze.
Reverzibilno šifrovanje rešava ovo. Umesto brisanja odlomka, zamenjujete ga tokenom. Ključ ostaje kod vaše firme. Fajl ide van čist. Ako sud naloži otkrivanje, dešifrujete ključem i dostavljate original.
Kako funkcioniše: Reverzibilno šifrovanje za pravno otkrivanje.
Povezano štivo: Troškovi redakcije Word dodatka u advokatskim kancelarijama.
Sledeći koraci za advokatske firme
Izgovor „tehničke slabosti“ više ne funkcioniše. Sudovi su svesniji ovih propusta nego ranije. Sankcije su danas češće. Standard za advokate je jasan.
Tri trenutne akcije:
- Prestanite sa isticanjem za bilo koje podnošenje ili dostavu.
- Dodajte proveru kopiranja i lepljenja. Zalepite izlaz u uređivač čistog teksta. Potvrdite da odlomak nije prisutan.
- Uklonite metapodatke pre svakog postupka dostave.
anonym.legal-ov Office Add-in vrši sve tri operacije unutar Microsoft Word-a. Uklanja podatke, spljoštava izlaz i briše metapodatke. Potpuni revizijski trag podržava privilegovani dnevnik.
Potpun slučaj upotrebe: Pravni slučajevi upotrebe.