Fælden med markering og PDF-eksport
Uge efter uge begår advokater den samme fejl. De markerer tekst med sort, konverterer til PDF og betragter sagen som afsluttet. Det indhold er ikke skjult. Enhver kan markere det, kopiere det og læse det på få sekunder. Det sker rutinemæssigt. Fejlen har reelle konsekvenser.
Domstolene har bemærket det. Føderale dommere er ikke imponerede.
Hvad markering faktisk gør
Markering placerer et farvet lag over ord. Det fjerner ikke noget underneath. De originale data forbliver i filen. De er søgbare, kopierbare og tilgængelige for enhver.
Ægte dokumentrensning er anderledes. Det fjerner de underliggende data fra filen fuldstændigt. Den visuelle bjælke og datafjernelsen er to adskilte trin. De fleste advokater udfører kun det første.
Domstole opdager fejlen
Advarslen om "teknisk svaghed"
En magistratdommer krævede for nylig, at advokater redegjorde for en "teknisk svaghed i redigeringsprocessen" i et indlæg. Advokaten havde brugt Words markeringsfunktion. Modparten markerede det overdækkede afsnit og kopierede det ud.
Metadata-lækagen
En advokat producerede filer, hvor navne og datoer fremstod slettet. De samme detaljer kunne læses i dokumentets egenskaber. Metadata var ikke fjernet. Intet var fjernet fra filen.
Massetilbagekaldelsen
En paralegal opdagede, at overdækkede afsnit kunne kopieres ud fra under sort markering. Firmaet havde allerede sendt tusindvis af filer i det format. Hvert enkelt dokument måtte tilbagekaldes og genproduceres. Omkostningerne og pinligheden var betydelige.
Vejledning fra føderale domstole
De føderale domstole er direkte:
"At trække sorte streger over tekst udgør ikke sikker redigering. Den underliggende tekst kan stadig søges, kopieres eller tilgås."
Den officielle vejledning har fire krav. Brug værktøjer, der fjerner data, ikke værktøjer der dækker over dem. Fladtryk PDF-filer efter behandling. Verificér output inden arkivering. Rens metadata fra hvert dokument.
Hvad korrekt rensning kræver
Disse er de tekniske krav.
Datasletning. Ordene skal fjernes fra filen. En farvet boks over ordene er ikke tilstrækkeligt.
Metadata-rensning. Dokumentegenskaber kan afsløre det originale indhold. Forfatternavn, tidsstempler og revisionshistorik skal alle renses.
Lag-fladtrykning. Dette forhindrer nogen i at løfte den sorte boks af afsnittet.
Revisionsspor. Registrerer hvad der blev fjernet og hvornår. Afgørende for fortroligheds-loggen. Domstole kan anmode om denne dokumentation.
Processen har fem trin: Gennemgå alt indhold, der skal fjernes. Brug et værktøj, der sletter data. Verificér, at afsnittet er væk fra den gemte fil. Dokumentér hvad der blev fjernet og hvorfor. Eksportér derefter den rene kopi. Overskriv ikke originalen.
Discovery-dilemmaet
E-discovery tilføjer en komplikation. Du skal producere dokumenter. Men domstole kan efterfølgende pålægge produktion af den originale, uredigerede version. Permanent fjernelse skaber et reelt problem.
En dommer kan pålægge produktion af den originale version. En klient kan have brug for adgang til kildedokumentet. En revisor kan anmode om fuldstændige journaler. En anke kan kræve det originale bevismateriale.
Reversibel kryptering løser dette. I stedet for at slette et afsnit, erstatter du det med et token. Nøglen forbliver hos dit firma. Filen sendes ud ren. Hvis en domstol påbyder fremlæggelse, dekrypterer du med nøglen og producerer originalen.
Sådan fungerer det: Reversibel kryptering til juridisk discovery.
Relateret læsning: Word Add-in redigeringsomkostninger på advokatfirmaer.
Næste skridt for advokatfirmaer
Undskyldningen om "teknisk svaghed" holder ikke længere. Domstolene er mere bevidste om disse fejl end tidligere. Sanktioner er mere hyppige nu. Standarden for advokater er klar.
Tre øjeblikkelige handlinger:
- Stop med at markere ved arkivering eller produktion.
- Tilføj en kopi-og-indsæt-kontrol. Indsæt output i en ren teksteditor. Bekræft, at afsnittet ikke er til stede.
- Rens metadata inden hvert produktionskørsler.
anonym.legals Office Add-in håndterer alle tre direkte i Microsoft Word. Det fjerner data, fladtrykker output og renser metadata. Et fuldt revisionsspor understøtter fortroligheds-loggen.
Fuldt brugsscenarie: Juridiske brugsscenarier.