La trampa del ressaltat convertit a PDF
Els advocats cometen el mateix error cada setmana. Ressalten el text en negre, converteixen a PDF i donen per feta la feina. Aquell contingut no esta ocult. Qualsevol el pot seleccionar, copiar i llegir en segons. Passa de manera rutinaria. L'error te conseqüencies reals.
Els tribunals s'hi han fixat. Els jutges federals no ho troben acceptable.
Que fa realment el ressaltat
El ressaltat col·loca una capa de color sobre les paraules. No elimina res del que hi ha a sota. Les dades originals resten dins del fitxer. Son cercables, copiables i accessibles per a qualsevol.
La depuracio real de documents es diferent. Elimina les dades subjacents del fitxer completament. La barra visual i l'eliminacio de dades son dos passos separats. La majoria d'advocats nomes fan el primer.
Tribunals que detecten l'error
L'advertiment per "debilitat tecnica"
Recentment, un magistrat va exigir que els lletrats expliquessin la situacio. L'escrit presentat tenia una "debilitat tecnica en el proces de redaccio". L'advocat havia usat l'eina de ressaltat de Word. L'advocat de la part contraria va seleccionar el passatge tapat i el va copiar.
La fuita de metadades
Un advocat va produir fitxers on els noms i les dates semblaven ennegrides. Aquests mateixos detalls eren llegibles a les propietats del document. Les metadades no s'havien eliminat. No s'havia tret res del fitxer.
La retirada massiva
Una paralegal va descobrir que els passatges tapats es podien copiar de sota el ressaltat negre. El despatx ja havia enviat milers de fitxers en aquell format. Cada document va haver de ser retirat i reproduit. El cost i la vergonya van ser considerables.
Orientacio dels tribunals federals
El poder judicial federal es directe:
"El simple fet de tracar linies negres a traves del text no redacta de manera segura. El text subjacent pot continuar sent cercat, copiat o accedit."
L'orientacio oficial te quatre requisits: usar eines que eliminin les dades, no eines que les tapin. Aplanar els fitxers PDF despres del processament. Verificar el resultat abans d'arxivar. Eliminar les metadades de cada document.
Que requereix la depuracio adequada
Aquests son els requisits tecnics.
Eliminacio de dades. Les paraules han de ser eliminades del fitxer. Una caixa de color sobre les paraules no es suficient.
Eliminacio de metadades. Les propietats del document poden exposar el contingut original. El nom de l'autor, les marques de temps i l'historial de revisions han de ser netejats.
Aplanament de capes. Aixo impedeix que algu pugui alcar la caixa negra del passatge.
Rastre d'auditoria. Registra que s'ha eliminat i quan. Essencial per al registre de privilegis. Els tribunals poden demanar aquest registre.
El proces te cinc passos: revisar tot el contingut que s'ha d'eliminar; usar una eina que esborri les dades; verificar que el passatge ha desaparegut del fitxer desat; documentar que s'ha eliminat i per que; i despres exportar la copia neta. No sobreescriviu l'original.
El dilema del discovery
El discovery electronic afegeix una complicacio. Heu de produir documents. Pero els tribunals poden ordenar despres la produccio original sense tapes. L'eliminacio permanent crea un problema real.
Un jutge pot ordenar que es produeixi la versio original. Un client pot necessitar acces al document font. Un auditor pot sol·licitar els registres complets. Una apel·lacio pot requerir l'evidencia original.
El xifrat reversible soluciona aixo. En lloc d'esborrar un passatge, el substituïu per un token. La clau roman al vostre despatx. El fitxer surt net. Si un tribunal ordena la divulgacio, desxifreu amb la clau i produïu l'original.
Com funciona: Xifrat reversible per al discovery legal.
Lectura relacionada: Costos de redaccio amb el complement per a Word en despatxos d'advocats.
Propers passos per a despatxos d'advocats
L'excusa de la "debilitat tecnica" ja no funciona. Els tribunals son mes conscients d'aquests errors que mai. Les sancions son mes freqüents ara. L'estandard per als advocats es clar.
Tres accions immediates:
- Deixeu de ressaltar per a qualsevol escrit o produccio.
- Afegiu una verificacio de copiar i enganxar. Enganxeu el resultat en un editor de text pla. Confirmeu que el passatge no hi es.
- Elimineu les metadades abans de cada produccio.
El complement per a Office d'anonym.legal gestiona les tres coses dins de Microsoft Word. Elimina les dades, aplana el resultat i neteja les metadades. Un rastre d'auditoria complet admet el registre de privilegis.
Cas d'us complet: Casos d'us legals.