Fellen med uthevingskonvertering til PDF
Hver uke gjor advokater den samme feilen. De uthever tekst i svart, konverterer til PDF og erklarer arbeidet ferdig. Det innholdet er ikke skjult. Alle kan merke det, kopiere det og lese det pa sekunder. Det skjer rutinemas-sig. Feilen har reelle konsekvenser.
Domstoler har lagt merke til det. Foderale dommere er ikke amuset.
Hva utheving faktisk gjor
Utheving plasserer et farget lag over ord. Det fjerner ingenting under. De opprinnelige dataene forblir inne i filen. De er sokbare, kopierbare og tilgjengelige for alle.
Ekta dokumentrensing er annerledes. Den fjerner underliggende data fra filen fullstendig. Den visuelle linjen og datafjerningen er to distinkte trinn. De fleste advokater utforer bare det forste.
Domstoler som oppdager feilen
Advarselen om "teknisk svakhet"
En dommerfullmektig krevde nylig at prosessfullmektig forklarte seg. Inngaelsen hadde en "teknisk svakhet" i maskeringsprosessen. Advokaten hadde brukt Words uthevingsverktoy. Motpartens prosessfullmektig merket det tildekte avsnittet og kopierte det ut.
Metadatalekkasjen
En advokat fremla filer der navn og datoer sa ut til a vaere svartet ut. De samme detaljene var lesbare i dokumentegenskapene. Metadata var ikke fjernet. Ingenting var fjernet fra filen.
Massetilbaketrekkingen
En paralegal oppdaget at tildekte avsnitt kunne kopieres fra under svart utheving. Firmaet hadde allerede sendt tusenvis av filer i det formatet. Hvert dokument matte trekkes tilbake og fremstilles pa nytt. Kostnadene og forlegenheten var betydelig.
Foderale domstolenes veiledning
Den foderala rettsvesenet er tydelig:
"Bare a trekke svarte linjer gjennom tekst maskerer ikke sikkert. Den underliggende teksten kan fortsatt sokes etter, kopieres eller nar man far tilgang til."
Den offisielle veiledningen har fire krav. Bruk verktoy som fjerner data, ikke verktoy som dekker over. Flat ut PDF-filer etter behandling. Bekreft resultatet for innsendelse. Fjern metadata fra hvert dokument.
Hva riktig rensing krever
Dette er de tekniske kravene.
Datasletting. Ordene ma fjernes fra filen. En farget boks over ordene er ikke tilstrekkelig.
Metadata-fjerning. Dokumentegenskaper kan eksponere det opprinnelige innholdet. Forfatternavn, tidsstempler og revisjonshistorie ma alle renses.
Lagutflating. Dette hindrer noen fra a lofte den svarte boksen av avsnittet.
Revisjonsspor. Registrerer hva som ble fjernet og nar. Nodvendig for privilegium-loggen. Domstoler kan be om dette.
Prosessen har fem trinn. Gjennomga alt innhold som ma fjernes. Bruk et verktoy som sletter dataene. Bekreft at avsnittet er borte fra den lagrede filen. Dokumenter hva som ble fjernet og hvorfor. Eksporter deretter den rene kopien. Ikke overskriv originalen.
E-discovery-dilemmaet
E-discovery legger til en komplikasjon. Du ma fremlegge dokumenter. Men domstoler kan senere pabya original, utildekket fremlegging. Permanent fjerning skaper et reelt problem.
En dommer kan pabya at originalversjonen fremlegges. En klient kan trenge tilgang til kildedokumentet. En revisor kan be om fullstendige journaler. En anke kan kreve det opprinnelige beviset.
Reversibel kryptering loser dette. I stedet for a slette et avsnitt erstatter du det med et token. Nokkelen forblir hos firmaet ditt. Filen sendes ut ren. Hvis en domstol pabyr avsloring, dekrypterer du med nokkelen og fremlegger originalen.
Slik fungerer det: Reversibel kryptering for juridisk oppdagelse.
Relatert lesestoff: Word-tillegg maskeringskostnader ved advokatfirmaer.
Neste steg for advokatfirmaer
"Teknisk svakhet"-unnskyldningen fungerer ikke lenger. Domstoler er mer bevisste pa disse feilene enn for. Sanksjoner er vanligere na. Standarden for advokater er klar.
Tre umiddelbare tiltak:
- Slutt med utheving for enhver innsendelse eller fremlegging.
- Legg til en kopier-og-lim-inn-sjekk. Lim resultatet inn i en vanlig teksteditor. Bekreft at avsnittet er fravarende.
- Fjern metadata for hver fremleggingskjoring.
anonym.legal sitt Office-tillegg handterer alle tre inne i Microsoft Word. Det fjerner data, flater ut resultatet og fjerner metadata. Et fullstendig revisjonsspor stotter privilegium-loggen.
Fullstendig brukscase: Juridiske brukstilfeller.