Mtego wa Kuonyesha Rangi hadi PDF
Kila wiki, mawakili wanafanya kosa lile lile. Wanaonyesha rangi nyeusi kwenye maandishi, wanabadilisha hadi PDF, na wanasema imekamilika. Maudhui hayo hayafichwa. Mtu yeyote anaweza kuyachagua, kunakili, na kusoma kwa sekunde chache. Inatokea mara kwa mara. Kosa hilo lina matokeo ya kweli.
Mahakama zimegundua. Majaji wa shirikisho hawafurahi.
Kuonyesha Rangi Kweli Kunafanya Nini
Kuonyesha rangi kunaweka tabaka la rangi juu ya maneno. Haiondoi kitu chochote chini yake. Data asili inabaki ndani ya faili. Inaweza kutafutwa, kunakiliwa, na kufikiliwa na mtu yeyote.
Usafi wa kweli wa hati ni tofauti. Unaondoa data ya msingi kutoka kwenye faili kabisa. Mstari wa kuona na kuondolewa kwa data ni hatua mbili tofauti. Mawakili wengi hufanya ya kwanza tu.
Mahakama Zinagundua Kosa
Onyo la "Udhaifu wa Kiufundi"
Jaji wa mahakama ya wilaya hivi karibuni alimtaka mshauri kueleza. Kwasiliano lilikuwa na "udhaifu wa kiufundi katika mchakato wa ufutaji". Mwanasheria alikuwa ametumia zana ya kuonyesha rangi ya Word. Mshauri wa upande mwingine alichagua kifungu kilichofunikwa na kukikili nje.
Uvujaji wa Metadata
Mwanasheria alitoa faili ambapo majina na tarehe zilionyesha kuwa zimefichwa kwa rangi nyeusi. Maelezo hayo hayo yalikuwa yanasomeka katika sifa za hati. Metadata haikuondolewa. Hakuna kilichoondolewa kutoka kwenye faili.
Kurejesha kwa Wingi
Msaidizi wa kisheria aligundua kwamba vifungu vilivyofunikwa vingeweza kunakiliwa kutoka chini ya uonyeshaji wa rangi nyeusi. Ofisi ilikuwa tayari imetuma faili maelfu kwa muundo huo. Kila hati ilibidi irejeshwe na kutolewa tena. Gharama na aibu zilikuwa kubwa.
Mwongozo wa Mahakama ya Shirikisho
Mahakama ya shirikisho inasema wazi:
"Kuchora mistari mirefu mirefu ya rangi nyeusi kwenye maandishi hakufuti kwa usalama. Maandishi ya msingi yanaweza bado kutafutwa, kunakiliwa, au kufikiliwa."
Mwongozo rasmi una mahitaji manne. Tumia zana zinazoondoa data, si zana zinazofunika. Geuza faili za PDF baada ya usindikaji. Thibitisha matokeo kabla ya kufungua. Ondoa metadata kutoka kila hati.
Usafi Sahihi Unahitaji Nini
Hizi ni mahitaji ya kiufundi.
Ufutaji wa data. Maneno lazima yaondolewe kutoka kwenye faili. Sanduku la rangi juu ya maneno haitoshi.
Uondoaji wa metadata. Sifa za hati zinaweza kufichua maudhui asili. Jina la mwandishi, alama za wakati, na historia ya marekebisho lazima yote yasafishwe.
Ugeuzi wa tabaka. Hii inazuia mtu kuinua sanduku jeusi kutoka kwenye kifungu.
Nyaraka za ukaguzi. Inarekodi kilichoondolewa na lini. Muhimu kwa kumbukumbu ya haki. Mahakama zinaweza kuomba rekodi hii.
Mchakato una hatua tano. Kagua maudhui yote yanayopaswa kuondolewa. Tumia zana inayofuta data. Thibitisha kifungu kimetoweka kutoka kwenye faili iliyohifadhiwa. Rekodi kilichoondolewa na kwa nini. Kisha safi nakala safi. Usipige juu ya asili.
Tatizo la Ugunduzi
Ugunduzi wa kielektroniki unaongeza matatizo. Lazima utoe hati. Lakini mahakama zinaweza baadaye kuamuru uzalishaji asili, usiofunikwa. Uondoaji wa kudumu unaumba mgawanyiko wa kweli.
Jaji anaweza kuamuru toleo asili lizalishwe. Mteja anaweza kuhitaji ufikiaji kwa hati asili. Mkaguzi anaweza kuomba rekodi kamili. Rufaa inaweza kuhitaji ushahidi asili.
Usimbuaji unaoweza kurudishwa unatatua hili. Badala ya kufuta kifungu, unakibadilisha na token. Funguo inabaki na ofisi yako. Faili inatoka safi. Ikiwa mahakama inaagiza ufichuzi, unasimba kwa kutumia funguo na kutoa asili.
Jinsi inavyofanya kazi: Usimbuaji Unaoweza Kurudishwa kwa Ugunduzi wa Kisheria.
Soma zaidi: Gharama za Ufutaji wa Word Add-in katika Ofisi za Kisheria.
Hatua Zinazofuata kwa Ofisi za Kisheria
Udhuru wa "udhaifu wa kiufundi" hautafanyi kazi tena. Mahakama zinafahamu zaidi kushindwa huku kuliko hapo awali. Adhabu ni za kawaida zaidi sasa. Kiwango kwa mawakili ni wazi.
Hatua tatu za haraka:
- Acha kuonyesha rangi kwa kwasiliano au uzalishaji wowote.
- Ongeza ukaguzi wa kunakili-kubandika. Bandika matokeo kwenye kihariri cha maandishi ya kawaida. Thibitisha kifungu kiko.
- Ondoa metadata kabla ya kila uzalishaji.
Office Add-in ya anonym.legal inashughulikia hizi tatu ndani ya Microsoft Word. Inaondoa data, inageuza matokeo, na kuondoa metadata. Nyaraka kamili za ukaguzi zinasaidia kumbukumbu ya haki.
Matumizi kamili: Matumizi ya Kisheria.