Izcēlums-uz-PDF slazds
Katru nedēļu advokāti pieļauj vienu un to pašu kļūdu. Viņi izceļ tekstu melnā krāsā, pārvērš PDF formātā un uzskata to par pabeigtu. Šis saturs nav paslēpts. Ikviens var to atlasīt, nokopēt un izlasīt sekundēs. Tas notiek regulāri. Kļūdai ir reālas sekas.
Tiesas to ir pamanījušas. Federālie tiesneši nav apmierināti.
Ko izcēlums patiesībā dara
Izcēlums uzliek krāsainu slāni virs vārdiem. Tas nenoņem neko zem tā. Oriģinālie dati paliek failā. Tie ir meklējami, kopējami un pieejami ikvienam.
Patiesā dokumenta tīrīšana ir atšķirīga. Tā pilnībā noņem pamatā esošos datus no faila. Vizuālā josla un datu noņemšana ir divi atsevišķi soļi. Lielākā daļa advokātu veic tikai pirmo.
Tiesas atklāj kļūdu
"Tehniskā vājuma" brīdinājums
Maģistrāts tiesnesis nesen pieprasīja, lai advokāts izskaidro. Iesniegumā bija "tehnisks vājums" redakcijas procesā. Advokāts bija izmantojis Word izcēluma rīku. Pretējā puse atlasīja nosegto daļu un to nokopēja.
Metadatu noplūde
Advokāts iesniedza failus, kuros vārdi un datumi šķita aizmelni. Tie paši dati bija nolasāmi dokumenta rekvizītos. Metadati nebija notīrīti. No faila nekas nebija noņemts.
Masu atsaukšana
Padjūrists atklāja, ka nosegtas daļas var tikt nokopētas zem melna izcēluma. Birojs jau bija nosūtījis tūkstošiem failu šādā formātā. Katrs dokuments bija jāatsauc un jāiesniedz no jauna. Izmaksas un apkaunojums bija ievērojami.
Federālo tiesu norādījumi
Federālā tiesu vara ir konkrēta:
"Vienkārša melnu līniju vilkšana caur tekstu nenodrošina drošu redakciju. Pamatā esošais teksts joprojām var tikt meklēts, kopēts vai piekļūts."
Oficiālajiem norādījumiem ir četras prasības. Izmantojiet rīkus, kas noņem datus, nevis rīkus, kas tos nosedz. Pēc apstrādes saplaciniet PDF failus. Pirms iesniegšanas pārbaudiet izvadi. Noņemiet metadatus no katra dokumenta.
Kas nepieciešams pareizai tīrīšanai
Tās ir tehniskās prasības.
Datu dzēšana. Vārdi ir jānoņem no faila. Krāsaina kaste virs vārdiem nav pietiekama.
Metadatu tīrīšana. Dokumenta rekvizīti var atklāt sākotnējo saturu. Autora vārds, laika zīmogi un pārskatīšanas vēsture ir jātīra.
Slāņu saplacinājums. Tas novērš, ka kāds noceļ melno kasti virs daļas.
Audita pieraksti. Reģistrē, kas tika noņemts un kad. Nepieciešams privilēģiju žurnālam. Tiesas var pieprasīt šo uzskaiti.
Processam ir pieci soļi. Pārskatiet visu saturu, kas jānoņem. Izmantojiet rīku, kas dzēš datus. Pārbaudiet, ka daļa ir pazudusi no saglabātā faila. Dokumentējiet, kas tika noņemts un kāpēc. Pēc tam eksportējiet tīro kopiju. Nerakstiet pār oriģinālu.
E-atklāšanas dilemma
Elektroniskā atklāšana pievieno sarežģījumu. Jums jāiesniedz dokumenti. Taču tiesas vēlāk var pieprasīt oriģinālu, neasegtu iesniegšanu. Pastāvīga noņemšana rada reālas problēmas.
Tiesnesis var rīkot oriģinālās versijas iesniegšanu. Klients var pieprasīt piekļuvi avota dokumentam. Auditors var pieprasīt pilnīgus ierakstus. Apelācija var prasīt oriģinālos pierādījumus.
Atgriezeniskā šifrēšana atrisina šo. Tā vietā, lai dzēstu daļu, aizstājat to ar žetonu. Atslēga paliek pie jūsu biroja. Fails tiek nosūtīts tīrs. Ja tiesa rīko atklāšanu, atšifrējat ar atslēgu un iesniedzat oriģinālu.
Kā tas darbojas: Atgriezeniskā šifrēšana juridiskajai atklāšanai.
Saistītā lasāmviela: Word pievienojumprogrammas redakcijas izmaksas advokātu birojiem.
Nākamie soļi advokātu birojiem
Aizvainojums par "tehnisko vājumu" vairs nedarbojas. Tiesas tagad apzinās šīs kļūdas vairāk nekā iepriekš. Sankcijas tagad ir biežākas. Advokātiem izvirzītais standarts ir skaidrs.
Trīs tūlītējas darbības:
- Pārtrauciet izmantot izcēlumu jebkurai iesniegšanai vai iesniedzamiem dokumentiem.
- Pievienojiet kopēšanas-ielīmēšanas pārbaudi. Ielīmējiet izvadi vienkāršā teksta redaktorā. Apstipriniet, ka daļa nav klāt.
- Notīriet metadatus pirms katras dokumentu iesniegšanas reizes.
anonym.legal Office pievienojumprogramma veic visas trīs darbības Microsoft Word vidē. Tā noņem datus, saplacinā izvadi un tīra metadatus. Pilni audita pieraksti atbalsta privilēģiju žurnālu.
Pilns lietošanas gadījums: Juridisko lietošanas gadījumi.