Капанът маркиране-в-PDF
Всяка седмица адвокатите правят една и съща грешка. Маркират текст в черно, конвертират в PDF и смятат задачата за свършена. Това съдържание не е скрито. Всеки може да го избере, копира и прочете за секунди. Случва се редовно. Грешката има реални последствия.
Съдилищата забелязаха. Федералните съдии не са амузирани.
Какво всъщност прави маркирането
Маркирането поставя цветен слой върху думите. Не премахва нищо отдолу. Оригиналните данни остават вътре в файла. Те са търсими, копируеми и достъпни за всеки.
Истинското почистване на документи е различно. То премахва основните данни изцяло от файла. Визуалната лента и премахването на данни са две отделни стъпки. Повечето адвокати правят само първата.
Съдилищата улавят грешката
Предупреждението за "техническа слабост"
Магистратски съдия наскоро поиска от адвоката да обясни. Документът имаше "техническа слабост" в процеса на редактиране. Адвокатът е използвал инструмента за маркиране в Word. Насрещната страна е избрала покритото съдържание и го е копирала.
Изтичането на метаданни
Адвокат е предал файлове, в които имена и дати изглеждат черно покрити. Същите детайли са четими в свойствата на документа. Метаданните не са изчистени. Нищо не е премахнато от файла.
Масовото изтегляне
Паралегал установи, че покритите части могат да се копират изпод черното маркиране. Кантората вече е изпратила хиляди файлове в този формат. Всеки документ трябваше да бъде изтеглен обратно и преработен. Разходите и смущението бяха значителни.
Насоки на федералните съдилища
Федералното правосъдие е директно:
"Простото прокарване на черни линии през текст не редактира сигурно. Основният текст все още може да бъде търсен, копиран или достъпен."
Официалните насоки имат четири изисквания. Използвайте инструменти, които премахват данните, а не ги покриват. Изравнявайте PDF файловете след обработката. Проверявайте резултата преди подаване. Почиствайте метаданните от всеки документ.
Какво изисква правилното почистване
Това са техническите изисквания.
Изтриване на данни. Думите трябва да бъдат премахнати от файла. Цветна кутия върху думите не е достатъчна.
Изчистване на метаданни. Свойствата на документа могат да разкрият оригиналното съдържание. Името на автора, времевите клейма и историята на ревизиите трябва да бъдат почистени.
Изравняване на слоевете. Предотвратява повдигане на черната кутия от над текста.
Одитна пътека. Записва какво е премахнато и кога. От съществено значение за регистъра на привилегиите. Съдилищата може да поискат тази документация.
Процесът има пет стъпки. Прегледайте цялото съдържание, което трябва да бъде премахнато. Използвайте инструмент, който изтрива данните. Проверете, че текстът е изчезнал от запазения файл. Документирайте какво е премахнато и защо. След това експортирайте чистото копие. Не презаписвайте оригинала.
Дилемата при разкриването
E-discovery добавя усложнение. Трябва да предадете документи. Но съдилищата могат по-късно да наредят производство на оригинала без покриване. Постоянното премахване създава реален проблем.
Съдия може да разпореди производство на оригиналната версия. Клиент може да се нуждае от достъп до изходния документ. Одитор може да поиска пълни записи. Обжалване може да изисква оригиналните доказателства.
Обратимото криптиране решава това. Вместо да изтривате текст, го заменяте с токен. Ключът остава при вашата кантора. Файлът излиза чист. Ако съдът нареди разкриване, декриптирате с ключа и представяте оригинала.
Как работи: Обратимо криптиране за правно разкриване.
Свързано четиво: Разходи за редактиране с Word Add-in в адвокатски кантори.
Следващи стъпки за адвокатски кантори
Извинението за "техническа слабост" вече не работи. Съдилищата са по-наясно с тези пропуски от преди. Санкциите са по-чести сега. Стандартът за адвокатите е ясен.
Три незабавни действия:
- Спрете маркирането за каквото и да е подаване или производство.
- Добавете проверка чрез копиране. Поставете резултата в обикновен текстов редактор. Потвърдете, че текстът е изчезнал.
- Изчистете метаданните преди всяко производствено изпълнение.
Office Add-in на anonym.legal обработва и трите в Microsoft Word. Премахва данните, изравнява резултата и изчиства метаданните. Пълна одитна пътека поддържа регистъра на привилегиите.
Пълен случай на употреба: Правни случаи на употреба.