Zamka pretvaranja isticanja u PDF
Svaki tjedan odvjetnici prave istu grešku. Ističu tekst crnom bojom, pretvaraju u PDF i smatraju posao gotovim. Taj sadržaj nije skriven. Bilo tko može ga odabrati, kopirati i pročitati za nekoliko sekundi. To se rutinski događa. Greška ima stvarne posljedice.
Sudovi su to primijetili. Savezni suci nisu oduševljeni.
Što isticanje zapravo radi
Isticanje postavlja obojan sloj preko riječi. Ne uklanja ništa ispod. Originalni podaci ostaju unutar datoteke. Mogu se pretraživati, kopirati i dostupni su svakome.
Prava redakcija dokumenta je drugačija. Uklanja temeljne podatke iz datoteke potpuno. Vizualna traka i uklanjanje podataka dva su odvojena koraka. Većina odvjetnika radi samo prvi.
Sudovi hvataju grešku
Upozorenje o „tehničkoj slabosti"
Magistar suca nedavno zahtijevao je od odvjetnika da se objasni. Podnesak je imao „tehničku slabost u procesu redakcije". Odvjetnik je koristio Wordov alat za isticanje. Suprotna strana odabrala je pokriveni odlomak i kopirala ga.
Curenje metapodataka
Odvjetnik je producirao datoteke u kojima su se imena i datumi činili zacrnjeni. Isti su detalji bili čitljivi u svojstvima dokumenta. Metapodaci nisu bili uklonjeni. Ništa nije bilo izbrisano iz datoteke.
Masovni opoziv
Paralegalni je otkrio da se pokriveni odlomci mogu kopirati ispod crnog isticanja. Tvrtka je već bila poslala tisuće datoteka u tom formatu. Svaki dokument morao je biti opozvan i reproduciran. Troškovi i sramota bili su značajni.
Smjernice saveznih sudova
Savezno pravosuđe je izravno:
„Samo povlačenje crnih linija kroz tekst nije sigurna redakcija. Temeljni tekst i dalje se može pretraživati, kopirati ili mu se može pristupiti."
Slu žbene smjernice imaju četiri zahtjeva. Koristite alate koji uklanjaju podatke, a ne alate koji ih pokrivaju. Izravnajte PDF datoteke nakon obrade. Provjerite izlaz prije podnošenja. Uklonite metapodatke iz svakog dokumenta.
Što prava redakcija zahtijeva
Ovo su tehnički zahtjevi.
Brisanje podataka. Riječi moraju biti uklonjene iz datoteke. Obojan okvir preko riječi nije dovoljan.
Uklanjanje metapodataka. Svojstva dokumenta mogu izložiti originalni sadržaj. Ime autora, vremenske oznake i povijest revizija moraju se očistiti.
Izravnavanje slojeva. Ovo sprječava nekoga da podigne crni okvir s odlomka.
Revizijski trag. Bilježi što je uklonjeno i kada. Bitno je za zapisnik o privilegiranosti. Sudovi mogu zatražiti taj zapis.
Proces ima pet koraka. Pregledajte sav sadržaj koji treba ukloniti. Koristite alat koji briše podatke. Provjerite je li odlomak nestao iz pohranjene datoteke. Dokumentirajte što je uklonjeno i zašto. Zatim izvezite čistu kopiju. Ne prepisujte original.
Dilema otkrivanja dokaza
Elektroničko otkrivanje dodaje komplikaciju. Morate producirati dokumente. Ali sudovi mogu naknadno naložiti izvornu, nepokrivenu produkciju. Trajno uklanjanje stvara pravu dilemu.
Sudac može naložiti produciranje izvorne verzije. Klijent može trebati pristup izvornom dokumentu. Revizor može zatražiti potpune zapise. Žalba može zahtijevati originalne dokaze.
Reverzibilna enkripcija rješava ovo. Umjesto brisanja odlomka, zamjenjujete ga tokenom. Ključ ostaje kod vaše tvrtke. Datoteka odlazi čista. Ako sud naloži otkrivanje, dešifrirate ključem i producirati original.
Kako funkcionira: Reverzibilna enkripcija za pravno otkrivanje.
Povezano čitanje: Troškovi redakcije Word Add-inom u odvjetničkim tvrtkama.
Sljedeći koraci za odvjetničke tvrtke
Izgovor „tehničke slabosti" više ne funkcionira. Sudovi su svjesniji tih grešaka nego prije. Sankcije su sada učestalije. Standard za odvjetnike je jasan.
Tri neposredne akcije:
- Prestanite s isticanjem za bilo koje podnošenje ili produkciju.
- Dodajte provjeru kopiranjem i lijepljenjem. Zalijepite izlaz u uređivač čistog teksta. Potvrdite da odlomak nije prisutan.
- Uklonite metapodatke prije svakog produkcijskog pokretanja.
anonym.legal Office Add-in obrađuje sve troje unutar Microsoft Worda. Uklanja podatke, izravnava izlaz i briše metapodatke. Potpuni revizijski trag podupire zapisnik o privilegiranosti.
Potpuni slučaj upotrebe: Pravni slučajevi upotrebe.