Past pretvorbe oznacevanja v PDF
Vsak teden odvetniki naredijo isto napako. Besedilo oznacijo v crno, pretvorijo v PDF in to oznacijo za konc opravljeno. Ta vsebina ni skrita. Kdor koli jo lahko izbere, kopira in prebere v sekundah. To se dogaja redno. Napaka ima resne posledice.
Sodisca so to opazila. Zvezni sodniki niso navduseni.
Kaj oznacevanje dejansko naredi
Oznacevanje postavi barvno plast cez besede. Nicesar pod njo ne odstrani. Izvirni podatki ostanejo v datoteki. So iskljivi, kopirljivi in dostopni vsem.
Pravo brisanje dokumenta je drugacno. Iz datoteke v celoti odstrani osnovne podatke. Vizualna crta in odstranitev podatkov sta dva locena koraka. Vecina odvetnikov naredi le prvega.
Sodisca ujamejo napako
Opozorilo o "tehnicni slabosti"
Sodniski namestnik je nedavno zahteval, da zastopniki pojasnijo. Vloga je imela "tehnicno slabost v procesu redakcije". Odvetnik je uporabil Wordovo orodje za oznacevanje. Nasprotna stranka je izbrala prekrito odlomek in ga kopirala.
Uhajanje metapodatkov
Odvetnik je predlozil datoteke, kjer so bila imena in datumi videti prikrita. Iste podrobnosti so bile berljive v lastnostih dokumenta. Metapodatki niso bili ocisceni. Iz datoteke ni bilo nic odstranjeno.
Masovni preklic
Pomocnik je ugotovil, da je bilo mogoce kopirati pokrite odlomke pod crnim oznacevanjem. Pisarna je ze poslala tissoce datotek v tem formatu. Vsak dokument je moral biti preklican in ponovno predlozzen. Strosek in zadrega sta bila znantna.
Smernice zveznega sodisca
Zvezno sodstvo je jasno:
"Le vlecenje crnih crt skozi besedilo ne zagotovi varne redakcije. Osnovno besedilo je morebiti se vedno iskljivo, kopirljivo ali dostopno."
Uradno navodilo ima stiri zahteve. Uporabite orodja, ki odstranjujejo podatke, ne orodja, ki jih pokrivajo. Po obdelavi splojtite PDF datoteke. Pred vlozitvijo preverite rezultat. Iz vsakega dokumenta odstranite metapodatke.
Kaj pravilno brisanje zahteva
To so tehnicne zahteve.
Brisanje podatkov. Besede morajo biti odstranjene iz datoteke. Barvna skatla cez besede ne zadostuje.
Brisanje metapodatkov. Lastnosti dokumenta lahko razkrijejo prvotno vsebino. Ime avtorja, casovni zaznamki in zgodovina revizij morajo biti vsi ocisceni.
Splojtevanje plasti. To preprecuje komu, da dvigne crno skatlo s odlomka.
Revizijska sled. Belezi, kaj je bilo odstranjeno in kdaj. Bistvenega pomena za dnevnik privilegijev. Sodisce morebiti zahteva ta zapis.
Postopek ima pet korakov. Preglejte vso vsebino, ki jo je treba odstraniti. Uporabite orodje, ki izbrise podatke. Preverite, da odlomka ni v shranjeni datoteki. Dokumentirajte, kaj je bilo odstranjeno in zakaj. Nato izvozite cisto kopijo. Ne prepiste izvirnika.
Dilema pri razkritju
E-odkritje doda zaplet. Dokumente morate predloziti. Toda sodisca lahko pozneje odredijo originalno, neprikrito predlozitev. Trajna odstranitev ustvari pravo stisko.
Sodnik morebiti odredi, da se predlozi izvirna razlicica. Stranka morebiti potrebuje dostop do izvornega dokumenta. Revizor morebiti zahteva popolne evidence. Priziv morebiti zahteva izvirne dokaze.
Reverzibilno sifriranje resuje to. Namesto brisanja odlomka ga zamenjate z zetonom. Kljuc ostane pri vasi pisarni. Datoteka gre ven cista. Ce sodisce odredi razkritje, desifrirante s kljucem in predlozite izvirnik.
Kako deluje: Reverzibilno sifriranje za pravno odkritje.
Sorodno branje: Stroski redakcije z dodatkom za Word pri odvetniskih pisarnah.
Naslednji koraki za pravne pisarne
Izgovor "tehnicne slabosti" vec ne deluje. Sodisca se bolj zavedajo teh napak kot prej. Sankcije so zdaj pogostejse. Standard za odvetnike je jasen.
Tri takojsnje ukrepe:
- Prenehajte z oznacevanjem za katero koli vloziitev ali predlozitev.
- Dodajte preveritev s kopiranjem in lepljenjem. Prilepite rezultat v navadni urejevalnik besedila. Potrdite, da odlomka ni.
- Odstranite metapodatke pred vsakim predlozitvenem postopkom.
Dodatek za Office podjetja anonym.legal ureja vse tri znotraj Microsoft Worda. Odstranjuje podatke, splojti rezultat in brise metapodatke. Polna revizijska sled podpira dnevnik privilegijev.
Celovit primer uporabe: Pravni primeri uporabe.