Пастка «виділення в PDF»
Кожного тижня адвокати роблять одну й ту саму помилку. Вони виділяють текст чорним кольором, конвертують у PDF і вважають справу зробленою. Цей вміст не прихований. Будь-хто може виділити його, скопіювати та прочитати за лічені секунди. Це відбувається регулярно. Помилка має реальні наслідки.
Суди це помітили. Федеральні судді не в захваті.
Що насправді робить виділення
Виділення розміщує кольоровий шар поверх слів. Воно нічого не видаляє з-під нього. Оригінальні дані залишаються всередині файлу. Вони доступні для пошуку, копіювання та є доступними для будь-кого.
Справжнє очищення документа відрізняється. Воно повністю видаляє базові дані з файлу. Візуальна смуга та видалення даних — два окремі кроки. Більшість адвокатів виконують лише перший.
Суди виявляють помилку
Попередження про «технічну слабкість»
Магістратський суддя нещодавно зажадав від захисника пояснень. Поданий документ мав «технічну слабкість у процесі редагування». Адвокат використовував інструмент виділення Word. Протилежна сторона виділила закрите місце та скопіювала його.
Витік метаданих
Адвокат подав файли, де імена та дати виглядали зачорненими. Ті самі деталі були доступні для читання у властивостях документа. Метадані не були видалені. З файлу нічого не було видалено.
Масове відкликання
Помічник юриста виявив, що закриті місця можна скопіювати з-під чорного виділення. Фірма вже надіслала тисячі файлів у такому форматі. Кожен документ довелося відкликати та перевиробляти. Витрати та збентеження були значними.
Вказівки федеральних судів
Федеральна судова система говорить прямо:
«Простого проведення чорних ліній через текст недостатньо для надійного редагування. Базовий текст все ще може бути знайдений, скопійований або доступний.»
Офіційні вказівки мають чотири вимоги. Використовуйте інструменти, що видаляють дані, а не ті, що їх приховують. Вирівняйте PDF-файли після обробки. Перевірте результат перед поданням. Видаліть метадані з кожного документа.
Що вимагає належне очищення
Це технічні вимоги.
Видалення даних. Слова повинні бути видалені з файлу. Кольорового прямокутника поверх слів недостатньо.
Видалення метаданих. Властивості документа можуть розкрити оригінальний вміст. Ім'я автора, мітки часу та історія редагування — все це повинно бути очищено.
Вирівнювання шарів. Це запобігає підняттю чорного прямокутника з місця.
Журнал аудиту. Фіксує що і коли було видалено. Є обов'язковим для журналу привілеїв. Суди можуть запросити цей запис.
Процес складається з п'яти кроків. Перегляньте весь вміст, що повинен бути видалений. Використовуйте інструмент, що видаляє дані. Перевірте, що місце відсутнє в збереженому файлі. Задокументуйте що і чому було видалено. Потім експортуйте чисту копію. Не перезаписуйте оригінал.
Дилема розкриття доказів
Електронне розкриття доказів додає ускладнення. Ви повинні передати документи. Але суди можуть пізніше наказати виробництво оригіналу без приховань. Постійне видалення створює реальну проблему.
Суддя може наказати надати оригінальну версію. Клієнт може потребувати доступу до вихідного документа. Аудитор може запросити повні записи. Апеляція може вимагати оригінальних доказів.
Зворотне шифрування вирішує це. Замість видалення місця ви замінюєте його токеном. Ключ залишається у вашій фірмі. Файл виходить чистим. Якщо суд наказує розкриття, ви розшифровуєте за допомогою ключа та надаєте оригінал.
Як це працює: Зворотне шифрування для правового розкриття.
Пов'язане читання: Витрати на редагування в доповненні Word у юридичних фірмах.
Наступні кроки для юридичних фірм
Виправдання «технічною слабкістю» більше не працює. Суди краще обізнані про ці помилки, ніж раніше. Санкції зараз більш поширені. Стандарт для адвокатів зрозумілий.
Три негайні дії:
- Припиніть виділення для будь-яких подань або виробництв.
- Додайте перевірку копіювання. Вставте результат у текстовий редактор. Переконайтеся, що місце відсутнє.
- Видаляйте метадані перед кожним виробничим запуском.
Доповнення Office anonym.legal обробляє всі три безпосередньо в Microsoft Word. Воно видаляє дані, вирівнює результат та видаляє метадані. Повний журнал аудиту підтримує журнал привілеїв.
Повний сценарій використання: Юридичні сценарії використання.