Gillingur-til-PDF-gildran
Hvern viku gera lögmenn sömu villuna. Þeir auðkenna texta í svörtu, umbreyta í PDF og kalla það klárað. Efnið er ekki falið. Allir geta valið það, afritað það og lesið það á sekúndum. Þetta gerist reglulega. Villan hefur raunveruleg afleiðingar.
Dómstólar hafa tekið eftir. Sambandsríkisdómarar eru ekki sáttir.
Hvað auðkenning gerir í raun
Auðkenning setur litlaðan lag yfir orð. Það fjarlægir ekki neitt undir. Upprunalegu gögnin eru áfram inni í skránni. Þau eru leitanleg, afritanleg og aðgengileg öllum.
Raunveruleg skjalahreinsun er önnur. Hún fjarlægir undirliggjandi gögn úr skránni algerlega. Sjónræna strikið og gagnafjarlægingin eru tvö aðskilin skref. Flestir lögmenn gera aðeins fyrra skrefið.
Dómstólar grípa villurnar
"Tæknilegi veikleikinn" — viðvörunin
Magistrátsdómari krafðist nýlega að lögmenn skýrðu. Kröfan hafði "tæknilegan veikleika í afmáunarferlinu". Lögmaðurinn hafði notað auðkenningarverkfæri Word. Gagnvirkur aðili valdi þakinn texta og afritaði hann.
Lýsigagnalekinn
Lögmaður framleiddi skrár þar sem nöfn og dagsetningar virtust vera sett í svart. Sömu upplýsingar voru lesanlegar í skjalaeigindirnar. Lýsigögn voru ekki fjarlægð. Ekkert hafði verið fjarlægt úr skránni.
Massatilköllin
Sérfræðingur í réttarfari fann að þaktar ferðir gætu verið afritaðar undan svartri auðkenningu. Stofan hafði þegar sent þúsundir skráa á því sniðmáti. Hvert skjal þurfti að vera kallað til baka og framleitt aftur. Kostnaðurinn og sömundin voru umtalsverð.
Leiðbeiningar sambandsréttar
Sambandsrétturinn er beinlínis:
"Það að draga svart strik í gegnum texta fjarlægir hann ekki á öruggan máta. Undirliggjandi textinn gæti enn verið leitaður, afritaður eða nálgast."
Opinberar leiðbeiningar hafa fjórar kröfur. Notaðu verkfæri sem fjarlægja gögn, ekki verkfæri sem hylja þau. Flettu PDF-skrár eftir vinnslu. Staðfestu úttakið áður en þú mælist. Stripptu lýsigögn úr hverju skjali.
Hvað fullnægjandi hreinsun krefst
Þetta eru tæknilegar kröfurnar.
Gagnaeyðing. Orðin verða að vera fjarlægð úr skránni. Litaður kassi yfir orðin er ekki nóg.
Lýsigagnastrippur. Skjalaeigindir geta afhjúpað upprunalegt efni. Höfundarnafn, tímastimplar og endurskoðunarferill verða allir að vera hreinsaðir.
Lagaflötun. Þetta kemur í veg fyrir að einhver lyfti svarta kassanum af textanum.
Endurskoðunarslóð. Skráir hvað var fjarlægt og hvenær. Nauðsynlegt fyrir forréttindakladda. Dómstólar gætu beðið um þessa skrá.
Ferlið hefur fimm skref. Farðu yfir allt efni sem verður að fjarlægja. Notaðu verkfæri sem eyðir gögnunum. Staðfestu að textinn sé horfinn úr vistaðri skrá. Skráðu hvað var fjarlægt og hvers vegna. Þá flytur þú út hreinu eintakið. Overwriteaðu ekki frumritið.
E-discovery-þversögnin
Rafræn gagnasöfnun bætir við flækju. Þú verður að framleiða skjöl. En dómstólar geta síðar beðið um upprunalegar, óhuldar framleiðslur. Varanleg fjarlæging skapar raunverulega spennuþverögnina.
Dómari gæti beðið um upprunalegu útgáfuna. Viðskiptavinur gæti þurft aðgang að upprunaskjalinu. Endurskoðandi gæti óskað eftir fullkomnum gögnum. Áfrýjun gæti krafist upprunalegu sönnunargagnanna.
Afturkræf dulkóðun leysir þetta. Í stað þess að eyða texta, skiptirðu honum út fyrir tákn. Lykillinn er hjá stofunni þinni. Skráin fer út hreinn. Ef dómstóll beinir til þess, dulmálslyklar þú með lyklinum og framleiðir frumritið.
Hvernig það virkar: Afturkræf dulkóðun fyrir lagalega gagnasöfnun.
Tengd lesning: Kostnaður Word-viðbótar afmáunar hjá lögfræðistofum.
Næstu skref fyrir lögfræðistofur
Áfsakanir um "tæknilegan veikleika" virka ekki lengur. Dómstólar eru meðvitaðari um þessar bilanir en áður. Sektir eru algengari nú. Staðallinn fyrir lögmenn er skýr.
Þrjár tafarlausar aðgerðir:
- Hættu að auðkenna fyrir öll mál eða framleiðslur.
- Bættu við afritunarprófi. Límdu úttakið inn í hreinan textaritil. Staðfestu að textinn sé fjarverandi.
- Stripptu lýsigögn fyrir hverja framleiðslukeyrslu.
Office Add-in anonym.legal sér um öll þrjú í Microsoft Word. Það fjarlægir gögn, flettur úttakið og stripptar lýsigögn. Full endurskoðunarslóð styður forréttindakladda.
Full notkunardæmi: Lagaleg notkunardæmi.