联邦积压的规模
美国联邦FOIA请求在2024财年达到150万 — 较前一年增长25%。待处理请求的积压增长33%，达到267,056个请求。联邦政府在2024财年处理FOIA请求的支出估计为7.23亿美元。
这些数字反映了一个根本的能力问题。联邦机构中大约有5,638名FOIA工作人员。以每年150万请求计算，每位FOIA专业人员大约负责266个请求 — 每个工作日略多于一个。这没有为涉及数千页的复杂请求留出余地，也没有能力应对积压请求的33%增长，更没有缓冲空间来应对FOIA在政治重要事务中作为透明机制的日益使用。
多个机构的FOIA办公室裁员加剧了积压趋势。新请求量与处理能力之间的差距正在扩大，而不是缩小。
自动化的机会
ATF（烟酒枪炮和爆炸物局）将自动化编辑工具归功于其FOIA处理工作流程中20-30%的生产力提升。这一数字代表了政府FOIA处理中的自动化采用现状 — 虽然显著，但尚未普及。
20-30%的数字可能低估了良好配置的自动化的潜力。ATF的指标反映的是相较于以前的自动化工具的生产力提升，而不是与完全手动处理的比较。对于仍依赖手动审核每份文件的机构而言，比较基准是不同的。对一份50页的Word文档进行个人身份信息审核 — 名字、地址、社会安全号码、出生日期（根据FOIA第6条豁免） — 需要仔细阅读并对每一页做出单独的编辑决策。一个自动化系统通过实体检测运行同一文档并应用一致的编辑规则，可以在几秒钟内完成初步处理，让人工审核集中在边缘案例和上诉上。
Word文档的挑战
联邦机构的文件主要是Word文件。法律备忘录、政策决策、调查报告和信函都是以Word格式创建、审核和存储的。对于专注于图像文档（扫描纸质档案）的机构而言，效果良好的编辑工具并不能满足原生Word文档处理的特定要求。
Word文档编辑面临与法律文档编辑更广泛的相同格式保留挑战：跟踪更改、评论、嵌入对象、脚注和自定义样式必须在不损坏文档的情况下处理。根据FOIA发布向请求者提交文档的机构必须提供格式正确的文档 — 向请求者发送格式损坏的文档既不专业，也可能成为挑战发布的理由。
对于大规模批处理，数量要求与典型律师事务所的使用不同：一个机构收到关于8,000个与政策决策相关的文档的FOIA请求，无法逐一处理这些文档。能够批量处理每次数百个文档的处理能力是满足FOIA合规的最低可行能力。
Excel和Word插件结合桌面应用程序的批处理创建了符合联邦机构要求的能力集：原生Word格式保留、大文档集的批处理、针对FOIA特定豁免类别的每个实体配置，以及确保不同工作人员在处理同一请求时一致应用编辑规则的预设配置。
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