حجم التراكم الفيدرالي
وصلت طلبات FOIA الفيدرالية الأمريكية إلى 1.5 مليون في السنة المالية 2024 — بزيادة 25% عن العام السابق. زادت تراكمات الطلبات المعلقة 33% لتصل إلى 267,056 طلبًا. أنفقت الحكومة الفيدرالية ما يقدر بـ 723 مليون دولار لمعالجة طلبات FOIA في السنة المالية 2024.
تعكس هذه الأرقام مشكلة أساسية في القدرة. هناك حوالي 5,638 موظف FOIA عبر الوكالات الفيدرالية. مع 1.5 مليون طلب سنويًا، يكون كل متخصص في FOIA مسؤولًا عن حوالي 266 طلبًا سنويًا — أي أكثر بقليل من طلب واحد في اليوم العمل. هذا لا يترك أي هامش للطلبات المعقدة التي تتضمن آلاف الصفحات، ولا قدرة على النمو بنسبة 33% في التراكمات، ولا وسادة للاستخدام المتزايد لـ FOIA كآلية للشفافية في الأمور السياسية الهامة.
تؤدي تخفيضات الموظفين في مكاتب FOIA عبر وكالات متعددة إلى تفاقم اتجاه التراكم. الفجوة بين حجم الطلبات الواردة وقدرة المعالجة تتسع، وليس تضيق.
فرصة الأتمتة
أعطت ATF (مكتب الكحول والتبغ والأسلحة النارية والمتفجرات) الفضل لأدوات الإزالة التلقائية بتحقيق تحسينات في الإنتاجية بنسبة 20-30% في سير عمل معالجة FOIA الخاص بهم. تمثل هذه النسبة الحالة الحالية لاعتماد الأتمتة في معالجة FOIA الحكومية — كبيرة ولكنها ليست شائعة بعد.
من المحتمل أن تكون نسبة 20-30% أقل من تقدير الإمكانيات للأتمتة المجهزة بشكل جيد. تعكس مقياس ATF تحسين الإنتاجية مقارنة بالأدوات الآلية السابقة، وليس مقارنة بالمعالجة اليدوية بالكامل. بالنسبة للوكالات التي لا تزال تعتمد على المراجعة اليدوية لكل وثيقة، فإن خط الأساس للمقارنة مختلف. تتطلب المراجعة اليدوية لوثيقة Word مكونة من 50 صفحة للبيانات الشخصية القابلة للتحديد — الأسماء، العناوين، أرقام الضمان الاجتماعي، تواريخ الميلاد بموجب استثناء FOIA 6 — قراءة دقيقة وقرارات إزالة فردية لكل صفحة. يمكن لنظام آلي يقوم بتشغيل نفس الوثيقة من خلال اكتشاف الكيانات وتطبيق قواعد إزالة متسقة إكمال المرور الأول في ثوانٍ، مما يترك المراجعة البشرية مركزة على الحالات الشاذة والاستئنافات.
تحدي وثيقة Word
تكون وثائق الوكالات الفيدرالية في الغالب ملفات Word. يتم إنشاء المذكرات القانونية، والقرارات السياسية، وتقارير التحقيق، والمراسلات، ومراجعتها وتخزينها في تنسيق Word. لا تعالج أدوات الإزالة التي تعمل بشكل جيد للوكالات التي تركز على الوثائق الصورية (الأرشيفات الورقية الممسوحة) المتطلبات المحددة لمعالجة وثائق Word الأصلية.
تواجه إزالة وثائق Word نفس تحديات الحفاظ على التنسيق مثل إزالة الوثائق القانونية بشكل أوسع: يجب التعامل مع التغييرات المتعقبة، والتعليقات، والأشياء المضمنة، والحواشي، والأنماط المخصصة دون فساد الوثيقة. يجب على الوكالات التي تقدم وثائق للطلبة بموجب إفراجات FOIA تقديم وثائق بتنسيق صحيح — إرسال وثيقة للطالب بتنسيق فاسد يعد غير مهني وقد يكون سببًا للطعن في الإفراج.
لإجراء معالجة دفعات على نطاق واسع، تكون متطلبات الحجم مختلفة عن الاستخدام النموذجي لمكاتب المحاماة: لا يمكن لوكالة تتلقى طلب FOIA لـ 8,000 وثيقة تتعلق بقرار سياسي معالجة تلك الوثائق واحدة تلو الأخرى. تعتبر معالجة الدفعات القادرة على التعامل مع مئات الوثائق في كل عملية الحد الأدنى من القدرة القابلة للتطبيق للامتثال لـ FOIA بالحجم.
يجمع إضافة Excel وWord مع معالجة دفعات تطبيق سطح المكتب مجموعة القدرات التي تتناسب مع متطلبات الوكالات الفيدرالية: الحفاظ على تنسيق Word الأصلي، معالجة دفعات من مجموعات الوثائق الكبيرة، تكوين لكل كيان لفئات الاستثناء المحددة لـ FOIA، وتكوينات مسبقة تضمن تطبيق قواعد الإزالة بشكل متسق عبر أعضاء الطاقم المختلفين الذين يتعاملون مع نفس الطلب.
المصادر: