Das Ausmaß des bundesstaatlichen Rückstands
US-amerikanische FOIA-Anfragen erreichten 1,5 Millionen im Geschäftsjahr 2024 – ein Anstieg von 25 % im Vergleich zum Vorjahr. Die Rückstände an ausstehenden Anfragen wuchsen um 33 % auf 267.056 Anfragen. Die Bundesregierung gab schätzungsweise 723 Millionen USD für die Bearbeitung von FOIA-Anfragen im Geschäftsjahr 2024 aus.
Diese Zahlen spiegeln ein grundlegendes Kapazitätsproblem wider. Es gibt ungefähr 5.638 FOIA-Mitarbeiter in den Bundesbehörden. Bei 1,5 Millionen Anfragen pro Jahr ist jeder FOIA-Fachmann für etwa 266 Anfragen jährlich verantwortlich – etwas mehr als eine pro Arbeitstag. Dies lässt keinen Spielraum für komplexe Anfragen, die Tausende von Seiten umfassen, keine Kapazität für das Wachstum der Rückstände um 33 % und keinen Puffer für die zunehmende Nutzung von FOIA als Transparenzmechanismus in politisch bedeutenden Angelegenheiten.
Stellenabbau in FOIA-Büros über mehrere Behörden hinweg verschärft den Trend der Rückstände. Die Kluft zwischen dem Volumen der eingehenden Anfragen und der Bearbeitungskapazität wird größer, nicht kleiner.
Die Automatisierungsmöglichkeit
Das ATF (Bureau of Alcohol, Tobacco, Firearms and Explosives) schrieb der automatisierten Schwärzung 20–30 % Produktivitätsverbesserungen in ihrem FOIA-Bearbeitungsworkflow zu. Diese Zahl repräsentiert den aktuellen Stand der Automatisierungsanwendung in der Bearbeitung von FOIA-Anfragen durch die Regierung – signifikant, aber noch nicht weit verbreitet.
Die 20–30 % Zahl könnte das Potenzial gut konfigurierter Automatisierung unterschätzen. Die Kennzahl des ATF spiegelt die Produktivitätsverbesserung gegenüber früheren automatisierten Werkzeugen wider, nicht gegenüber vollständig manueller Bearbeitung. Für Behörden, die weiterhin auf die manuelle Überprüfung jedes Dokuments angewiesen sind, ist die Vergleichsbasis anders. Die manuelle Überprüfung eines 50-seitigen Word-Dokuments auf personenbezogene Daten – Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern, Geburtsdaten unter FOIA-Ausnahme 6 – erfordert sorgfältiges Lesen und individuelle Schwärzungsentscheidungen für jede Seite. Ein automatisiertes System, das dasselbe Dokument durch Entitätserkennung laufen lässt und konsistente Schwärzungsregeln anwendet, kann den ersten Durchgang in Sekunden abschließen, wodurch die menschliche Überprüfung auf Grenzfälle und Berufungen konzentriert werden kann.
Die Herausforderung mit Word-Dokumenten
Dokumente von Bundesbehörden sind überwiegend Word-Dateien. Rechtsmemoranden, politische Entscheidungen, Ermittlungsberichte und Korrespondenz werden im Word-Format erstellt, überprüft und gespeichert. Die Schwärzungswerkzeuge, die gut für Behörden funktionieren, die sich auf Bilddokumente (gescannte Papierarchive) konzentrieren, erfüllen nicht die spezifischen Anforderungen der Verarbeitung von nativen Word-Dokumenten.
Die Schwärzung von Word-Dokumenten steht vor denselben Herausforderungen der Formatierungserhaltung wie die Schwärzung von Rechtsdokumenten im weiteren Sinne: Nachverfolgte Änderungen, Kommentare, eingebettete Objekte, Fußnoten und benutzerdefinierte Stile müssen ohne Dokumentenbeschädigung behandelt werden. Behörden, die Dokumente an Antragsteller im Rahmen von FOIA-Freigaben übermitteln, müssen ordnungsgemäß formatierte Dokumente bereitstellen – das Versenden eines Dokuments mit beschädigter Formatierung an einen Antragsteller ist sowohl unprofessionell als auch potenziell ein Grund, die Freigabe anzufechten.
Für die Verarbeitung in großem Maßstab sind die Volumenanforderungen anders als bei typischen Anwaltskanzleien: Eine Behörde, die eine FOIA-Anfrage für 8.000 Dokumente im Zusammenhang mit einer politischen Entscheidung erhält, kann diese Dokumente nicht einzeln bearbeiten. Eine batchfähige Verarbeitung, die Hunderte von Dokumenten pro Durchlauf verarbeitet, ist die minimal erforderliche Fähigkeit für die Einhaltung von FOIA in großen Mengen.
Das Excel- und Word-Add-in kombiniert mit der Desktop-App zur Batchverarbeitung schafft die Fähigkeit, die den Anforderungen der Bundesbehörden entspricht: Erhaltung der nativen Word-Formatierung, Batchverarbeitung großer Dokumentensätze, konfiguration pro Entität für FOIA-spezifische Ausnahmekategorien und voreingestellte Konfigurationen, die eine konsistente Anwendung der Schwärzungsregeln über verschiedene Mitarbeiter hinweg gewährleisten, die dieselbe Anfrage bearbeiten.
Quellen: