วิกฤตค้างคำร้อง FOIA ของรัฐบาลกลาง
ในปีงบประมาณ 2024 หน่วยงานรัฐบาลกลางสหรัฐฯ ได้รับ คำร้อง FOIA 1.5 ล้านรายการ — เพิ่มขึ้น 25% จากปีก่อน ยอดค้างสะสมพุ่งขึ้น 33% เป็น 267,056 รายการ หน่วยงานต่างๆ ใช้งบประมาณกว่า 723 ล้านดอลลาร์ ในการดำเนินการ
นี่คือสัญญาณของการขาดแคลนกำลังการผลิตอย่างรุนแรง มีเจ้าหน้าที่ FOIA ประมาณ 5,638 คน กระจายอยู่ทั่วหน่วยงานรัฐบาลกลาง สำหรับคำร้อง 1.5 ล้านรายการต่อปี แต่ละคนต้องรับผิดชอบประมาณ 266 รายการต่อปี — ราวหนึ่งรายการต่อวันทำการ ไม่มีเผื่อสำหรับคำร้องที่ซับซ้อนหรือใหญ่ ไม่มีกันชนรับมือการเพิ่มขึ้น 33% ของคงค้าง การลดพนักงานในหลายหน่วยงานยิ่งทำให้สถานการณ์แย่ลง
เหตุใดแต่ละคำร้องจึงใช้เวลานาน
เอกสารรัฐบาลส่วนใหญ่เป็นไฟล์ Word: บันทึกทางกฎหมาย การตัดสินใจเชิงนโยบาย การโต้ตอบจดหมาย เจ้าหน้าที่ต้องอ่านทุกหน้า ใช้ข้อยกเว้นแต่ละข้อ และตรวจสอบงานของตัวเองก่อนเผยแพร่
ข้อยกเว้น 6 เพียงข้อเดียวครอบคลุมชื่อ ที่อยู่ หมายเลขประกันสังคม และวันเกิด ไฟล์ 50 หน้าอาจมีจุดข้อมูลหลายสิบจุด แต่ละจุดต้องการการตัดสินใจแยกต่างหาก คูณด้วยเอกสารหลายพันชิ้น นี่คือปัญหาเชิงโครงสร้างด้านเวลาดำเนินการ — ไม่ใช่อุปสรรคชั่วคราว
พนักงานน้อยลง ปริมาณงานเท่าเดิม คณิตศาสตร์ของการค้างคำร้องไม่ดีขึ้นเอง
ระบบอัตโนมัติเปลี่ยนแปลงอะไร
ATF — สำนักงานแอลกอฮอล์ ยาสูบ อาวุธปืน และวัตถุระเบิด — บันทึก การเพิ่มผลผลิต 20-30% จากเครื่องมือปิดบังข้อมูลอัตโนมัติ นี่คือผลลัพธ์จริง และน่าจะยังต่ำกว่าความเป็นจริงสำหรับหน่วยงานที่ยังไม่ละทิ้งการตรวจสอบด้วยมือทั้งหมด
การสแกนเอกสารอัตโนมัติทำงานได้รวดเร็ว ระบบค้นหาชื่อ หมายเลขประจำตัว และข้อมูลที่ต้องได้รับการคุ้มครองอื่นๆ แล้วทำเครื่องหมายแต่ละรายการ เจ้าหน้าที่ตรวจสอบรายการที่ถูกทำเครื่องหมายแทนที่จะอ่านทุกบรรทัด การสแกนใช้เวลาเพียงวินาที เวลาของพนักงานไปสู่การตัดสินใจ — ที่ซึ่งมีคุณค่าที่แท้จริง
สำหรับคำร้องแบบกลุ่มที่ครอบคลุมเอกสาร 8,000 ชิ้นเกี่ยวกับการตัดสินใจหนึ่งๆ แนวทางนี้คือความแตกต่างระหว่างสิ่งที่ทำได้และสิ่งที่เป็นไปไม่ได้ในระดับการจัดหาพนักงานปกติ
การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม
งาน FOIA ของรัฐบาลมีข้อกำหนดที่ชัดเจน เอกสารต้องอยู่ในรูปแบบ Word การจัดรูปแบบต้องคงอยู่ตลอดกระบวนการ การติดตามการเปลี่ยนแปลง เชิงอรรถ และออบเจกต์ฝังตัว — ทั้งหมดต้องรอด ไฟล์ที่เสียหายก่อให้เกิดเหตุผลในการอุทธรณ์จากผู้ร้องขอ
คำร้องขนาดใหญ่ต้องการการประมวลผลแบบกลุ่ม หลายร้อยเอกสารต่อการรันหนึ่งครั้ง — นั่นคือขั้นต่ำ ไม่ใช่เพดาน และเจ้าหน้าที่ทั่วหน่วยงานต้องใช้กฎข้อยกเว้นเดียวกันทุกครั้ง — นั่นหมายถึงการกำหนดค่าพรีเซ็ตที่ใช้ร่วมกันและบันทึกไว้
กระบวนการปิดบังข้อมูลที่ใช้พรีเซ็ต ทำสิ่งนี้ พรีเซ็ตหนึ่งครอบคลุมชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขประกันสังคมตามข้อยกเว้น 6 อีกพรีเซ็ตหนึ่งครอบคลุมเนื้อหาที่ไตร่ตรองตามข้อยกเว้น 5 เจ้าหน้าที่เลือกพรีเซ็ตที่ต้องการและตรวจสอบผลลัพธ์ — แทนที่จะตัดสินใจในแต่ละหมวดหมู่ในแต่ละเอกสารตั้งแต่ต้นใหม่ทุกครั้ง ภาพรวมความสอดคล้องที่กว้างขึ้นมีอยู่ใน ภาพรวมความปลอดภัยและความสอดคล้อง
ผลลัพธ์ของ ATF แสดงให้เห็นว่าสิ่งนี้มีลักษณะอย่างไรในทางปฏิบัติ: เนื้อหาที่ประมวลผลมากขึ้น 20-30% ด้วยทีมงานเดิม การเพิ่มขึ้นนั้นมีความสำคัญเมื่อปริมาณคำร้องเพิ่มขึ้น 25% ต่อปีในขณะที่จำนวนพนักงานไม่เพิ่ม
การค้างคำร้องจะไม่หายไปเอง เครื่องมือที่จะชะลอการเติบโตของมันพร้อมใช้งานแล้ว