La scala del backlog federale
Le richieste FOIA federali negli Stati Uniti hanno raggiunto 1,5 milioni nell'anno fiscale 2024 — un aumento del 25% rispetto all'anno precedente. I backlog delle richieste in attesa sono cresciuti del 33% a 267.056 richieste. Il governo federale ha speso un totale stimato di 723 milioni di dollari per elaborare le richieste FOIA nell'anno fiscale 2024.
Questi numeri riflettono un problema fondamentale di capacità. Ci sono circa 5.638 membri del personale FOIA nelle agenzie federali. Con 1,5 milioni di richieste all'anno, ogni professionista FOIA è responsabile di circa 266 richieste annuali — poco più di una al giorno lavorativo. Questo non lascia margine per richieste complesse che coinvolgono migliaia di pagine, nessuna capacità per la crescita del 33% nei backlog e nessun margine per l'uso crescente del FOIA come meccanismo di trasparenza in questioni politicamente significative.
I tagli al personale negli uffici FOIA di diverse agenzie stanno aggravando la tendenza al backlog. Il divario tra il volume delle richieste in arrivo e la capacità di elaborazione si sta ampliando, non riducendo.
L'opportunità dell'automazione
L'ATF (Bureau of Alcohol, Tobacco, Firearms and Explosives) ha attribuito alla redazione automatizzata un miglioramento della produttività del 20-30% nel loro flusso di lavoro di elaborazione FOIA. Questa cifra rappresenta lo stato attuale dell'adozione dell'automazione nell'elaborazione FOIA del governo — significativo ma non ancora diffuso.
La cifra del 20-30% probabilmente sottovaluta il potenziale di un'automazione ben configurata. Il parametro dell'ATF riflette il miglioramento della produttività rispetto agli strumenti automatizzati precedenti, non rispetto all'elaborazione completamente manuale. Per le agenzie che si affidano ancora alla revisione manuale di ogni documento, il baseline di confronto è diverso. La revisione manuale di un documento Word di 50 pagine per informazioni identificabili personalmente — nomi, indirizzi, numeri di previdenza sociale, date di nascita ai sensi dell'Esenzione 6 del FOIA — richiede una lettura attenta e decisioni di redazione individuali per ogni pagina. Un sistema automatizzato che elabora lo stesso documento attraverso il rilevamento delle entità e applica regole di redazione coerenti può completare il passaggio iniziale in pochi secondi, lasciando la revisione umana concentrata sui casi limite e sui ricorsi.
La sfida del documento Word
I documenti delle agenzie federali sono prevalentemente file Word. Memorandum legali, decisioni politiche, rapporti di indagine e corrispondenza vengono creati, revisionati e archiviati in formato Word. Gli strumenti di redazione che funzionano bene per le agenzie focalizzate su documenti immagine (archivi cartacei scansionati) non affrontano i requisiti specifici dell'elaborazione dei documenti Word nativi.
La redazione dei documenti Word affronta le stesse sfide di preservazione del formato della redazione dei documenti legali in generale: le modifiche tracciate, i commenti, gli oggetti incorporati, le note a piè di pagina e gli stili personalizzati devono essere gestiti senza corrompere il documento. Le agenzie che inviano documenti ai richiedenti ai sensi delle liberatorie FOIA devono fornire documenti formattati correttamente — inviare a un richiedente un documento con formattazione corrotta è sia poco professionale che potenzialmente motivo per contestare la liberazione.
Per l'elaborazione batch su larga scala, i requisiti di volume sono diversi rispetto all'uso tipico degli studi legali: un'agenzia che riceve una richiesta FOIA per 8.000 documenti relativi a una decisione politica non può elaborare quei documenti uno alla volta. L'elaborazione in batch che gestisce centinaia di documenti per esecuzione è la capacità minima necessaria per la conformità FOIA su larga scala.
L'Add-in di Excel e Word combinato con l'elaborazione batch dell'app desktop crea il set di capacità che corrisponde ai requisiti delle agenzie federali: preservazione del formato Word nativo, elaborazione batch di grandi set di documenti, configurazione per entità per categorie di esenzione specifiche del FOIA e configurazioni preimpostate che garantiscono l'applicazione coerente delle regole di redazione tra diversi membri del personale che gestiscono la stessa richiesta.
Fonti: