Liittovaltion viivästymän laajuus
Yhdysvaltojen liittovaltion FOIA-pyynnöt saavuttivat 1,5 miljoonaa vuonna FY2024 — 25 % kasvu edellisestä vuodesta. Odottavien pyyntöjen viivästymät kasvoivat 33 % 267 056 pyyntöön. Liittovaltion hallitus käytti arviolta 723 miljoonaa dollaria FOIA-pyyntöjen käsittelyyn vuonna FY2024.
Nämä luvut heijastavat perustavanlaatuista kapasiteettiongelmaa. Liittovaltion virastoissa on noin 5 638 FOIA-henkilöstöä. 1,5 miljoonan pyynnön vuosivauhdilla jokainen FOIA-ammattilainen on vastuussa noin 266 pyynnöstä vuodessa — vain yli yksi työpäivässä. Tämä ei jätä tilaa monimutkaisille pyynnöille, jotka sisältävät tuhansia sivuja, ei kapasiteettia 33 %:n kasvulle viivästymissä, eikä puskuria FOIA:n lisääntyvälle käytölle läpinäkyvyyden mekanismina poliittisesti merkittävissä asioissa.
Henkilöstöleikkaukset FOIA-toimistoissa useissa virastoissa pahentavat viivästymätrendiä. Saapuvan pyyntömäärän ja käsittelykapasiteetin välinen kuilu laajenee, ei kapene.
Automaatio- mahdollisuus
ATF (Alkoholi-, tupakka-, ase- ja räjähdevirasto) myönsi automatisoidun punakynätyökalun parantaneen 20–30 % tuottavuutta heidän FOIA-käsittelytyönkulussaan. Tämä luku edustaa nykytilaa automaation käyttöönotossa hallituksen FOIA-käsittelyssä — merkittävä mutta ei vielä laajasti levinnyt.
20–30 % luku todennäköisesti aliarvioi hyvin konfiguroidun automaation potentiaalin. ATF:n mittari heijastaa tuottavuuden parantumista aiempiin automatisoituihin työkaluihin verrattuna, ei täysin manuaaliseen käsittelyyn. Virastoille, jotka edelleen luottavat jokaisen asiakirjan manuaaliseen tarkastamiseen, vertailupohja on erilainen. 50-sivuisen Word-asiakirjan manuaalinen tarkastaminen henkilökohtaisesti tunnistettavien tietojen — nimien, osoitteiden, sosiaaliturvatunnusten, syntymäpäivien FOIA:n poikkeus 6 mukaan — vaatii huolellista lukemista ja yksittäisiä punakynäpäätöksiä jokaiselle sivulle. Automaattinen järjestelmä, joka käy läpi saman asiakirjan entiteettitunnistuksen ja soveltaa johdonmukaisia punakynäsääntöjä, voi suorittaa alkuperäisen tarkastuksen sekunneissa, jättäen ihmisten tarkastuksen keskittymään rajatapauksiin ja valituksiin.
Word-asiakirjan haaste
Liittovaltion virastojen asiakirjat ovat pääasiassa Word-tiedostoja. Oikeudelliset muistioita, politiikkapäätöksiä, tutkimusraportteja ja kirjeenvaihtoa luodaan, tarkastetaan ja tallennetaan Word-muodossa. Punakynätyökalut, jotka toimivat hyvin virastoille, jotka keskittyvät kuvadokumentteihin (skannatut paperiarkistot), eivät käsittele alkuperäisten Word-asiakirjojen käsittelyn erityisvaatimuksia.
Word-asiakirjan punakynä kohtaa samat muotoilun säilyttämishaasteet kuin oikeudellisten asiakirjojen punakynä laajemmin: seuratut muutokset, kommentit, upotetut objektit, alatunnisteet ja mukautetut tyylit on käsiteltävä ilman asiakirjan vaurioitumista. Virastojen, jotka lähettävät asiakirjoja pyyntöjen tekijöille FOIA-julkaisuissa, on toimitettava oikein muotoiltuja asiakirjoja — asiakirjan lähettäminen pyyntöjen tekijälle vaurioituneella muotoilulla on sekä epäammattimaista että mahdollisesti peruste valituksen tekemiseen julkaisusta.
Suuremmassa mittakaavassa tapahtuvassa eräkäsittelyssä volyymivaatimukset ovat erilaiset kuin tyypillisessä asianajotoimiston käytössä: virasto, joka saa FOIA-pyynnön 8 000 asiakirjasta, jotka liittyvät politiikkapäätökseen, ei voi käsitellä näitä asiakirjoja yksi kerrallaan. Eräkäyttöön kykenevä käsittely, joka käsittelee satoja asiakirjoja kerrallaan, on vähimmäisvaatimus volyymi-FOIA-yhteensopivuudelle.
Excel- ja Word-lisäosa yhdessä työpöytäsovelluksen eräkäsittelyn kanssa luo kyvykkyyden, joka vastaa liittovaltion virastojen vaatimuksia: alkuperäisen Word-muotoilun säilyttäminen, suurten asiakirjasarjojen eräkäsittely, FOIA:lle erityiset poikkeuskategoriat entiteettikohtaisessa konfiguroinnissa ja esiasetetut konfiguraatiot, jotka varmistavat punakynäsääntöjen johdonmukaisen soveltamisen eri henkilöstön jäsenten kesken, jotka käsittelevät samaa pyyntöä.
Lähteet: