Skala federalnych zaległości
Wnioski federalne FOIA w USA osiągnęły 1,5 miliona w FY2024 — wzrost o 25% w porównaniu do roku poprzedniego. Zaległości w oczekujących wnioskach wzrosły o 33% do 267,056 wniosków. Rząd federalny wydał szacunkowo 723 miliony dolarów na przetwarzanie wniosków FOIA w FY2024.
Te liczby odzwierciedlają fundamentalny problem z pojemnością. W federalnych agencjach pracuje około 5,638 pracowników FOIA. Przy 1,5 miliona wniosków rocznie, każdy profesjonalista FOIA odpowiada za około 266 wniosków rocznie — nieco ponad jeden dziennie. To nie pozostawia marginesu na złożone wnioski dotyczące tysięcy stron, nie ma pojemności na 33% wzrost zaległości i nie ma buforu na rosnące wykorzystanie FOIA jako mechanizmu przejrzystości w sprawach politycznie istotnych.
Cięcia etatów w biurach FOIA w różnych agencjach pogarszają trend zaległości. Luka między wolumenem przychodzących wniosków a zdolnością przetwarzania się powiększa, a nie zmniejsza.
Możliwość automatyzacji
ATF (Biuro Alkoholu, Tytoniu, Broni i Materiałów Wybuchowych) przypisał narzędziom do automatycznej redakcji 20–30% poprawy wydajności w ich przepływie pracy związanym z przetwarzaniem FOIA. Ta liczba odzwierciedla obecny stan adopcji automatyzacji w przetwarzaniu FOIA przez rząd — znaczący, ale jeszcze nie powszechny.
Liczba 20–30% prawdopodobnie nie oddaje potencjału dobrze skonfigurowanej automatyzacji. Metryka ATF odzwierciedla poprawę wydajności w porównaniu do wcześniejszych narzędzi automatycznych, a nie w porównaniu do całkowicie ręcznego przetwarzania. Dla agencji, które nadal polegają na ręcznym przeglądzie każdego dokumentu, bazowy punkt porównania jest inny. Ręczny przegląd 50-stronicowego dokumentu Word w poszukiwaniu informacji umożliwiających identyfikację — imion, adresów, numerów ubezpieczenia społecznego, dat urodzenia w ramach zwolnienia FOIA 6 — wymaga starannego czytania i indywidualnych decyzji o redakcji dla każdej strony. System automatyczny, który przetwarza ten sam dokument przez wykrywanie podmiotów i stosowanie spójnych zasad redakcji, może zakończyć wstępne przetwarzanie w kilka sekund, pozostawiając ludzki przegląd skoncentrowany na przypadkach granicznych i apelacjach.
Wyzwanie dokumentu Word
Dokumenty agencji federalnych są głównie plikami Word. Memoranda prawne, decyzje polityczne, raporty z dochodzeń i korespondencja są tworzone, przeglądane i przechowywane w formacie Word. Narzędzia do redakcji, które dobrze działają w agencjach skoncentrowanych na dokumentach obrazowych (zeskanowane archiwa papierowe), nie spełniają specyficznych wymagań przetwarzania natywnych dokumentów Word.
Redakcja dokumentów Word napotyka te same wyzwania związane z zachowaniem formatowania, co redakcja dokumentów prawnych w szerszym zakresie: śledzone zmiany, komentarze, obiekty osadzone, przypisy i style niestandardowe muszą być obsługiwane bez uszkodzenia dokumentu. Agencje przekazujące dokumenty do wnioskodawców w ramach zwolnień FOIA muszą dostarczać poprawnie sformatowane dokumenty — wysłanie wnioskodawcy dokumentu z uszkodzonym formatowaniem jest zarówno nieprofesjonalne, jak i potencjalnie podstawą do zakwestionowania zwolnienia.
Dla przetwarzania wsadowego na dużą skalę wymagania dotyczące objętości różnią się od typowego użycia w kancelarii prawnej: agencja otrzymująca wniosek FOIA dotyczący 8,000 dokumentów związanych z decyzją polityczną nie może przetwarzać tych dokumentów pojedynczo. Przetwarzanie wsadowe, które obsługuje setki dokumentów na raz, to minimalna zdolność do zgodności z wymaganiami FOIA w zakresie objętości.
Dodatek Excel i Word w połączeniu z przetwarzaniem wsadowym aplikacji desktopowej tworzy zestaw możliwości, który odpowiada wymaganiom agencji federalnych: zachowanie natywnego formatowania Word, przetwarzanie wsadowe dużych zestawów dokumentów, konfiguracja per-entity dla kategorii zwolnień specyficznych dla FOIA oraz wstępnie ustawione konfiguracje, które zapewniają spójną aplikację zasad redakcji wśród różnych członków personelu obsługujących ten sam wniosek.
Źródła: