A Escala do Backlog Federal
As solicitações federais de FOIA dos EUA atingiram 1,5 milhão no FY2024 — um aumento de 25% em relação ao ano anterior. Os backlog de solicitações pendentes cresceram 33% para 267.056 solicitações. O governo federal gastou aproximadamente $723 milhões processando solicitações de FOIA no FY2024.
Esses números refletem um problema fundamental de capacidade. Existem aproximadamente 5.638 funcionários de FOIA em diversas agências federais. Com 1,5 milhão de solicitações por ano, cada profissional de FOIA é responsável por cerca de 266 solicitações anualmente — pouco mais de uma por dia útil. Isso não deixa margem para solicitações complexas envolvendo milhares de páginas, sem capacidade para o crescimento de 33% nos backlog e sem margem para o uso crescente do FOIA como um mecanismo de transparência em questões politicamente significativas.
Cortes de pessoal nos escritórios de FOIA em várias agências estão exacerbando a tendência do backlog. A lacuna entre o volume de solicitações recebidas e a capacidade de processamento está aumentando, não diminuindo.
A Oportunidade da Automação
O ATF (Escritório de Álcool, Tabaco, Armas de Fogo e Explosivos) credita as ferramentas de redação automatizada com 20–30% de melhorias de produtividade em seu fluxo de trabalho de processamento de FOIA. Esse número representa o estado atual da adoção de automação no processamento de FOIA do governo — significativo, mas ainda não generalizado.
O número de 20–30% provavelmente subestima o potencial de uma automação bem configurada. O indicador do ATF reflete a melhoria de produtividade em relação às ferramentas automatizadas anteriores, não em relação ao processamento totalmente manual. Para agências que ainda dependem da revisão manual de cada documento, a linha de base de comparação é diferente. A revisão manual de um documento Word de 50 páginas para informações pessoalmente identificáveis — nomes, endereços, números de seguro social, datas de nascimento sob a Exceção 6 do FOIA — requer leitura cuidadosa e decisões de redação individuais para cada página. Um sistema automatizado que processa o mesmo documento através da detecção de entidades e aplica regras de redação consistentes pode completar a passagem inicial em segundos, deixando a revisão humana focada em casos extremos e apelações.
O Desafio do Documento Word
Os documentos das agências federais são predominantemente arquivos Word. Memorandos legais, decisões políticas, relatórios de investigação e correspondências são criados, revisados e armazenados em formato Word. As ferramentas de redação que funcionam bem para agências focadas em documentos de imagem (arquivos de papel digitalizados) não atendem aos requisitos específicos do processamento de documentos Word nativos.
A redação de documentos Word enfrenta os mesmos desafios de preservação de formatação que a redação de documentos legais de forma mais ampla: alterações rastreadas, comentários, objetos incorporados, notas de rodapé e estilos personalizados devem ser tratados sem corrupção do documento. Agências que enviam documentos a solicitantes sob liberações de FOIA devem fornecer documentos devidamente formatados — enviar um documento a um solicitante com formatação corrompida é tanto antiético quanto potencialmente motivo para contestar a liberação.
Para processamento em lote em larga escala, os requisitos de volume são diferentes do uso típico de escritórios de advocacia: uma agência que recebe uma solicitação de FOIA para 8.000 documentos relacionados a uma decisão política não pode processar esses documentos um por um. O processamento capaz de lidar com centenas de documentos por execução é a capacidade mínima viável para conformidade em volume de FOIA.
O complemento do Excel e do Word combinado com o processamento em lote do aplicativo de desktop cria o conjunto de capacidades que atende aos requisitos das agências federais: preservação da formatação nativa do Word, processamento em lote de grandes conjuntos de documentos, configuração por entidade para categorias de isenção específicas do FOIA e configurações predefinidas que garantem a aplicação consistente das regras de redação entre diferentes membros da equipe que lidam com a mesma solicitação.
Fontes: