Omfanget av den føderale backlog
FOIA-forespørslene i USA nådde 1,5 millioner i FY2024 — en økning på 25% fra året før. Ubehandlede forespørseler vokste med 33% til 267,056 forespørseler. Den føderale regjeringen brukte anslagsvis 723 millioner dollar på å behandle FOIA-forespørslene i FY2024.
Disse tallene reflekterer et grunnleggende kapasitetproblem. Det er omtrent 5,638 FOIA-ansatte på tvers av føderale etater. Med 1,5 millioner forespørseler per år, er hver FOIA-profesjonell ansvarlig for omtrent 266 forespørseler årlig — litt over én per arbeidsdag. Dette gir ingen margin for komplekse forespørseler som involverer tusenvis av sider, ingen kapasitet for den 33% veksten i backlogger, og ingen buffer for den økende bruken av FOIA som et transparensmekanisme i politisk betydningsfulle saker.
Beskjæringer i FOIA-kontorer på tvers av flere etater forverrer backlog-trenden. Gapet mellom innkommende forespørselvolum og behandlingskapasitet utvides, ikke smalner.
Automatiseringsmuligheten
ATF (Bureau of Alcohol, Tobacco, Firearms and Explosives) krediterte automatiserte redigeringsverktøy med 20–30% produktivitetsforbedringer i deres FOIA-behandlingsarbeidsflyt. Dette tallet representerer den nåværende tilstanden av automatiseringsadopsjon i regjeringens FOIA-behandling — betydelig, men ikke ennå utbredt.
20–30% tallet undervurderer sannsynligvis potensialet for godt konfigurert automatisering. ATFs måling reflekterer produktivitetsforbedring over tidligere automatiserte verktøy, ikke over fullstendig manuell behandling. For etater som fortsatt er avhengige av manuell gjennomgang av hvert dokument, er sammenligningsgrunnlaget annerledes. Manuell gjennomgang av et 50-siders Word-dokument for personlig identifiserbar informasjon — navn, adresser, personnummer, fødselsdatoer under FOIA Unntak 6 — krever nøye lesing og individuelle redigeringsbeslutninger for hver side. Et automatisert system som kjører det samme dokumentet gjennom enhetsdeteksjon og anvender konsistente redigeringsregler kan fullføre den innledende gjennomgangen på sekunder, og lar menneskelig gjennomgang fokusere på grensekasus og anker.
Utfordringen med Word-dokumenter
Dokumentene fra føderale etater er hovedsakelig Word-filer. Juridiske notater, politiske beslutninger, etterforskningsrapporter og korrespondanse opprettes, gjennomgås og lagres i Word-format. Redigeringsverktøyene som fungerer godt for etater som fokuserer på bildefiler (skannede papirarkiver) adresserer ikke de spesifikke kravene til behandling av native Word-dokumenter.
Redigering av Word-dokumenter står overfor de samme utfordringene med bevaring av formatering som juridisk dokumentredigering mer generelt: sporede endringer, kommentarer, innebygde objekter, fotnoter og tilpassede stiler må håndteres uten dokumentkorruptasjon. Etater som sender dokumenter til forespørselere under FOIA-utgivelser må levere riktig formaterte dokumenter — å sende en forespørsel om et dokument med ødelagt formatering er både uprofesjonelt og potensielt grunnlag for å utfordre utgivelsen.
For storskala batchbehandling er volumkravene forskjellige fra typisk bruk i advokatfirmaer: en etat som mottar en FOIA-forespørsel for 8,000 dokumenter relatert til en politisk beslutning kan ikke behandle disse dokumentene én og én. Batch-kapabel behandling som håndterer hundrevis av dokumenter per kjøring er den minste levedyktige kapasiteten for volum FOIA-overholdelse.
Excel- og Word-tillegget kombinert med Desktop App batchbehandling skaper kapasitetsettet som matcher kravene fra føderale etater: bevaring av native Word-formatering, batchbehandling av store dokumentsett, per-enhet konfigurasjon for FOIA-spesifikke unntakskategorier, og forhåndsinnstilte konfigurasjoner som sikrer konsekvent anvendelse av redigeringsregler på tvers av forskjellige ansatte som håndterer den samme forespørselen.
Kilder: