संघीय बैकलॉग का पैमाना
यूएस संघीय FOIA अनुरोध FY2024 में 1.5 मिलियन पर पहुंच गए - पिछले वर्ष की तुलना में 25% की वृद्धि। लंबित अनुरोध बैकलॉग 33% बढ़कर 267,056 अनुरोध हो गया। संघीय सरकार ने FY2024 में FOIA अनुरोधों को संसाधित करने में अनुमानित $723 मिलियन खर्च किए।
ये आंकड़े एक मौलिक क्षमता समस्या को दर्शाते हैं। संघीय एजेंसियों में लगभग 5,638 FOIA स्टाफ हैं। 1.5 मिलियन अनुरोधों के साथ, प्रत्येक FOIA पेशेवर वार्षिक रूप से लगभग 266 अनुरोधों के लिए जिम्मेदार है - प्रति कार्य दिवस एक से थोड़ा अधिक। इससे जटिल अनुरोधों के लिए कोई मार्जिन नहीं बचता है, जिसमें हजारों पृष्ठ शामिल होते हैं, बैकलॉग में 33% वृद्धि के लिए कोई क्षमता नहीं होती है, और राजनीतिक रूप से महत्वपूर्ण मामलों में पारदर्शिता तंत्र के रूप में FOIA के बढ़ते उपयोग के लिए कोई बफर नहीं होता है।
कई एजेंसियों में FOIA कार्यालयों में स्टाफ कटौती बैकलॉग प्रवृत्ति को बढ़ा रही है। आने वाले अनुरोधों की मात्रा और संसाधन क्षमता के बीच का अंतर बढ़ रहा है, घट नहीं रहा।
स्वचालन का अवसर
ATF (शराब, तंबाकू, आग्नेयास्त्र और विस्फोटक ब्यूरो) ने अपने FOIA संसाधन कार्यप्रवाह में 20-30% उत्पादकता सुधार के लिए स्वचालित रेडैक्शन उपकरणों को श्रेय दिया। यह आंकड़ा सरकार के FOIA संसाधन में स्वचालन अपनाने की वर्तमान स्थिति को दर्शाता है - महत्वपूर्ण लेकिन अभी तक व्यापक नहीं।
20-30% का आंकड़ा अच्छी तरह से कॉन्फ़िगर की गई स्वचालन की संभावनाओं को कम आंकता है। ATF का मीट्रिक पूर्व के स्वचालित उपकरणों की तुलना में उत्पादकता सुधार को दर्शाता है, न कि पूरी तरह से मैनुअल प्रोसेसिंग के मुकाबले। उन एजेंसियों के लिए जो अभी भी हर दस्तावेज़ की मैनुअल समीक्षा पर निर्भर हैं, तुलना का आधार अलग है। FOIA छूट 6 के तहत व्यक्तिगत रूप से पहचान योग्य जानकारी - नाम, पते, सामाजिक सुरक्षा नंबर, जन्म तिथियों के लिए 50-पृष्ठ के वर्ड दस्तावेज़ की मैनुअल समीक्षा के लिए प्रत्येक पृष्ठ के लिए सावधानीपूर्वक पढ़ने और व्यक्तिगत रेडैक्शन निर्णयों की आवश्यकता होती है। एक स्वचालित प्रणाली जो उसी दस्तावेज़ को इकाई पहचान के माध्यम से चलाती है और लगातार रेडैक्शन नियम लागू करती है, प्रारंभिक पास को सेकंडों में पूरा कर सकती है, जिससे मानव समीक्षा किनारे के मामलों और अपीलों पर केंद्रित हो जाती है।
वर्ड दस्तावेज़ चुनौती
संघीय एजेंसी के दस्तावेज़ मुख्य रूप से वर्ड फ़ाइलें होती हैं। कानूनी मेमोरेंडम, नीति निर्णय, जांच रिपोर्ट, और पत्राचार वर्ड प्रारूप में बनाए, समीक्षा और संग्रहीत किए जाते हैं। जो रेडैक्शन उपकरण एजेंसियों के लिए छवि दस्तावेज़ों (स्कैन किए गए कागज़ के अभिलेख) पर अच्छी तरह से काम करते हैं, वे मूल वर्ड दस्तावेज़ प्रोसेसिंग की विशिष्ट आवश्यकताओं को संबोधित नहीं करते हैं।
वर्ड दस्तावेज़ रेडैक्शन कानूनी दस्तावेज़ रेडैक्शन की तुलना में समान प्रारूप संरक्षण चुनौतियों का सामना करता है: ट्रैक किए गए परिवर्तन, टिप्पणियाँ, एम्बेडेड ऑब्जेक्ट्स, फुटनोट्स, और कस्टम शैलियों को दस्तावेज़ के भ्रष्टाचार के बिना संभालना आवश्यक है। FOIA रिलीज के तहत अनुरोधकर्ताओं को दस्तावेज़ प्रस्तुत करने वाली एजेंसियों को सही ढंग से प्रारूपित दस्तावेज़ प्रदान करने चाहिए - अनुरोधकर्ता को एक दस्तावेज़ भेजना जिसमें भ्रष्ट प्रारूपण हो, यह न केवल अप्रशिक्षित है बल्कि रिलीज को चुनौती देने के लिए संभावित आधार भी हो सकता है।
बड़े पैमाने पर बैच प्रोसेसिंग के लिए, मात्रा की आवश्यकताएँ सामान्य कानून फर्म के उपयोग से भिन्न होती हैं: एक एजेंसी जो नीति निर्णय से संबंधित 8,000 दस्तावेज़ों के लिए FOIA अनुरोध प्राप्त करती है, उन दस्तावेज़ों को एक बार में संसाधित नहीं कर सकती। बैच-सक्षम प्रोसेसिंग जो प्रति रन सैकड़ों दस्तावेज़ों को संभालती है, मात्रा FOIA अनुपालन के लिए न्यूनतम व्यवहार्य क्षमता है।
Excel और Word ऐड-इन को डेस्कटॉप ऐप बैच प्रोसेसिंग के साथ मिलाकर वह क्षमता सेट बनाता है जो संघीय एजेंसी की आवश्यकताओं से मेल खाता है: मूल वर्ड प्रारूप संरक्षण, बड़े दस्तावेज़ सेट की बैच प्रोसेसिंग, FOIA-विशिष्ट छूट श्रेणियों के लिए प्रति-इकाई कॉन्फ़िगरेशन, और पूर्व निर्धारित कॉन्फ़िगरेशन जो सुनिश्चित करते हैं कि एक ही अनुरोध को संभालने वाले विभिन्न स्टाफ सदस्यों के बीच रेडैक्शन नियमों का लगातार अनुप्रयोग हो।
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